15 rzeczy, których najbardziej nie lubią uczestnicy konferencji

Eventy bardzo się od siebie różnią, a każda konferencja rządzi się swoimi prawami. Jednak jest coś, co je łączy - uczestnicy. Jeśli szukasz sposobu, jak przy organizacji eventu nie dać plamy, wejdź w buty swojego gościa i daj mu to, czego potrzebuje.

Jako organizator konferencji zaangażowany w swój fach zapewne masz już dość ogólnikowych porad jak zorganizować dobry i skuteczny event. Jedno jest pewne – porad i poszerzania horyzontów nigdy za wiele, ale jeśli postawisz na dobry scenariusz, a zaserwujesz zimny obiad – to po Tobie. Jeśli skupisz się na detalach technicznych, a w obiekcie będą brudne toalety – nie licz na to, że dostaniesz ponowne zlecenie na organizację tej imprezy. Aby dogodzić swoim gościom proponujemy postawić się na ich miejscu i uruchomić empatię. Nie, to nie jest kolejna ogólnikowa porada. Mamy dobrą wiadomość – zempatyzowaliśmy się z Twoimi gośćmi za Ciebie. Oto czego najbardziej nie znoszą uczestnicy konferencji.

1. Brak parkingu i źle zorganizowany transport

Wyobraź sobie, że po bardzo wczesnej pobudce przemierzyłeś wiele kilometrów, by dojechać na służbową konferencję. Jesteś prawie spóźniony, trochę zmęczony, nie możesz się doczekać aż z kubkiem kawy zasiądziesz na pierwszym wykładzie. Dojeżdżasz na miejsce, a tam... parking na 10 samochodów! Akurat dla obsługi eventu... Ta sytuacja nie wymaga dodatkowego komentarza, prawda? OK, aby uniknąć problemów z parkingiem postanowiłeś szarpnąć się na organizację dojazdu. Świetny pomysł, tylko zrób to dobrze! Od zapchanego parkingu (lub jego braku) gorsze są tylko kolejki na mrozie, w deszczu lub w upale do autokarów, których jest za mało.  

2. Kolejki po wszystko

Uff, udało się dojechać. Teraz przydałoby się ogarnąć co i jak na miejscu. Znaleźć swoją salę, zostawić rzeczy w szatni, skorzystać z toalety. Wchodzisz i od razu udziela Ci się klimat letnich festiwali. Nie, nie chodzi o alternatywnego rocka dochodzącego z głośników (a szkoda). Chodzi o ludzi stojących w pozakręcanych wężykach do: a) rejestracji, b) ekspresu z kawą, c) toalety. Nikt nie lubi marnować czasu w kolejce, zwłaszcza jeśli w tym czasie omija go coś ważnego. Rada? Sprawdzaj możliwości obiektu i zapewnij zawczasu odpowiednią obsługę oraz sprzęt/catering.

3. Niezorientowana obsługa

Niedoinformowani, błąkający się bez celu pracownicy obiektu lub gapiący się pustym zdziwionym wzrokiem rejestratorzy to najgorsze, co może spotkać spóźnionego uczestnika eventu. Nie dość, że nie pomoże, to jeszcze czas zabierze, a może i nawet wprowadzi w błąd. Zamiast liczyć, że będzie dobrze po prostu sprawdź czy obsługa wie gdzie jest szatnia, zna program konferencji i wie gdzie szukać organizatora, czyli Ciebie. Jeśli organizujesz duże wydarzenie pamiętaj, że obsługa może być mobilna lub rozsiana po całym obiekcie w formie punktów informacyjnych. Możesz wykorzystać wolontariuszy, których odpowiednio przeszkolisz!

4. Nieczytelne identyfikatory

Skoro już jesteśmy przy obsłudze – aby impreza się udała nie wystarczy, że Twoi ludzie będą dobrze poinformowani, muszą też być dobrze oznaczeni. Uczestnik konferencji nie ma prawa mieć wątpliwości, kto jest kim. Dlatego dobry identyfikator to podstawa. Dobry, czyli duży, charakterystyczny, czytelny i prosty – nigdy zawalony logotypami Twoich sponsorów.

5. Niewygodne krzesła

Wracamy na konferencję. Znaleźliśmy miejsce na auto, odstaliśmy swoje w kolejce do szatni, obsługa wskazała nam dokąd się udać na interesujący nas wykład. Siadamy i... już po 15 minutach boli nas kręgosłup. Perspektywa niewesoła, bo przed nami jeszcze ponad godzina w tej pozycji. Miejsca na robienie notatek – brak. Możliwości założenia nogi na nogę – brak. Możliwości swobodnego wyjścia – brak. Uczestnik po prostu nie wróci. Pół biedy. Gorzej, jeśli na którymś z tych krzeseł rozsiądzie się Twój zleceniodawca...

6. Brak dostępu do Internetu

Załóżmy, że krzesła są w porządku. Wykład jest ciekawy. Chcemy pochwalić się w social media, że jesteśmy na fajnym wydarzeniu! Włączamy wi-fi. Nic. Próbujemy uruchomić Internet – nie ma zasięgu. Dramat. Czy o tym, że uczestnicy konferencji powinni mieć dostęp Internetu również ze względu na konieczność bycia online służbowo musimy wspominać?

7. Nuda

Nudna konferencja to naprawdę strata czasu. Nudzącemu się człowiekowi przychodzą do głowy głupie pomysły... Lepiej nie ryzykować :) Dostęp do sieci na nudnym wykładzie to tylko plaster na ranę. Zadbaj o profilaktykę i ułóż program tak, by poważne wystąpienia wymagające skupienia przeplatane były nie tylko przerwami na kawę, ale i sesjami networkingowymi czy warsztatami.

Więcej o tym, jak ułożyć dobry scenariusz eventu: http://www.konferencje.pl/art/jak-przygotowac-dobry-scenariusz-eventu,876.html

8. Przerwa kawowa tylko... z kawą

Nie samą kawą i herbatą uczestnik konferencji żyje. Zwłaszcza, jeśli podczas całego dnia jego umysł ma pracować i zapamiętywać to, co słyszy w czasie wykładów. Polak głodny to Polak zły, a gość konferencyjny żywiony tylko kruchymi ciastkami będzie nieustannie senny! Oprócz gorącej kawy, zadbaj o soki, wodę i tanie, zdrowe przekąski (np. warzywa, nabiał). Może coś z lokalnej kuchni? Może coś sezonowego? Rusz głową!

9. Za krótka przerwa na lunch

Ani zdrowiu Twoich gości, ani Tobie nie służy również jedzenie w pośpiechu, drogi organizatorze. Jeśli udało Ci się zapobiec powstawaniu kolejek do bufetu – świetnie. Teraz daj uczestnikom czas się najeść i pogadać. W końcu lunch to doskonała okazja na zawieranie biznesowych znajomości!

10. Zimne dania ciepłe

Dla kogoś kto czeka na ciepły obiad nie ma nic gorszego niż wystygnięte, nieapetyczne, zbrylone potrawy. Dlatego sprawdź jak funkcjonuje zaplecze kuchenne w miejscu, w którym organizujesz konferencję. Podawane posiłki powinny być ciepłe przez cały czas trwania przerwy na lunch.

11. Braki w menu dla spóźnialskich i wegetarian

Wynajęcie firmy cateringowej wcale nie zdejmuje z Ciebie ryzyka, że gościom nie będzie burczało w brzuchu! Po pierwsze: jedzenia musi wystarczyć dla wszystkich. To naprawdę wkurzające, kiedy płacisz za uczestnictwo w evencie, na którym po pierwszych 10 minutach przerwy lunchowej stół świeci pustkami. Po drugie: w menu musisz uwzględnić tych, którzy nie jedzą mięsa i produktów pochodzenia zwierzęcego. Jedna lub dwie propozycje dań dla wegan i wegetarian już ratują sytuację. Ustalając menu warto też wziąć pod uwagę alergików.

12. Brak czasu i miejsca na networking

Skoro jesteśmy przy przerwach, dodajmy, że uczestnicy konferencji lubią mieć na wszystko, nie tylko na jedzenie, wystarczająco dużo czasu. Wówczas czują się swobodnie i bezpiecznie. Konferencje to dla wielu pretekst do rozmów, poznawania nowych ludzi i spotykania znajomych – daj im na to przestrzeń w obiekcie i miejsce w programie. Z pewnością to docenią!

13. Brak miejsca na podładowanie telefonu i podpięcia laptopa

Przejdźmy do sytuacji awaryjnych. Fakt nr 1: każdy uczestnik konferencji korzysta z telefonu/laptopa/tabletu. Fakt nr 2: narzędzia te działają na baterie. Fakt nr 3: baterie się rozładowywują. Wniosek? Koniecznie zadbaj o dostęp do bezpiecznego podładowania wyżej wymienionego sprzętu. To nie fanaberie i żaden luksus, te narzędzia większości Twoich gości są potrzebne po prostu do pracy i... promocji Twojego eventu w social media!

14. Zmiany w programie, o których nikt nie informuje

Komunikacja podczas eventu to jedna z najtrudniejszych do zorganizowania kwestii. Ale poziom trudności to nie wymówka, by coś mogło nawalić. Wręcz przeciwnie – to konieczność dopilnowania, by w razie zmian w programie, awarii czy jakichkolwiek nieprzewidzianych sytuacji, wszystko poszło sprawnie. Jeśli któryś z wykładowców nie wystąpi, ludzie muszą o tym wiedzieć. Dopilnuj, by każdy miał dostęp do informacji o stanie sytuacji na bieżąco. Polecamy korzystanie z dedykowanych aplikacji mobilnych, czy kanałów social media – np. jeśli Twój event ma Twittera – możesz wrzucać posty z ustalonym wcześniej hasztagiem.

15. Hałas i złe nagłośnienie

I na koniec coś, co zniszczy wszystkie Twoje starania, jeśli tego nie przewidzisz. Hałas na sali podczas wykładu. Możesz dopiąć event na ostatni guzik: zainwestować w eko-catering, ustawić w toalecie wazony ze świeżymi kwiatami, dowieźć swoich gości limuzyną, możesz dać im najciekawszy program jaki w życiu widzieli... i wszystko w łeb, jeśli nie usłyszą tego, co mówi wykładowca. Jeśli w czasie trwania Twojego eventu obok odbywają się targi, bankiet lub koncert – sprawdź warunki akustyczne i pozwól swoim gościom w pełni korzystać z tego, gdzie są - zapewnij im słuchawki albo, w miarę możliwości, przenieś prelekcję w inne miejsce w obiekcie.

Najlepsze, najciekawsze i najlepiej wyposażone obiekty na konferencje i eventy znajdziesz dzięki naszej wyszukiwarce. A jeśli brakuje Ci czasu - skorzystaj z usługi venue finding - zupełnie za darmo!

Więcej wiedzy przydatnej w organizacji konferencji i eventów:⇒ 6 sposobów na znalezienie idealnego miejsca na event

⇒ Prawdziwa motywacja w 7 krokach⇒ Dlaczego warto stawiać na rynek konferencyjny? Poznaj 6 powodów

⇒ Rozmowy bez tajemnic - jak skutecznie negocjować? (cz. I)

⇒ Rozmowy bez tajemnic - jak skutecznie negocjować? (cz. II)

⇒ 6 prostych zasad, jak dotrzeć do organizatorów konferencji

⇒ Event - prawdziwa motywacja, czy sfabrykowane morale?⇒ Dlaczego warto zadbać o muzykę podczas eventów?

⇒ Przygotuj najlepszy program konferencji dzięki... crowdsourcingowi!

⇒ Trzy poziomy organizacji konferencji.