Jak uchronić się przed wpadkami podczas konferencji lub eventu?

Na co musi zwrócić uwagę organizator spotkań, żeby uniknąć epickiej wpadki podczas konferencji lub eventu? Swoją wiedzą i doświadczeniem dzieli się z Wami Sławomir Wróblewski, ekspert w dziedzinie organizacji spotkań i sekretarz generalny SKKP.

Z jednej strony organizacja eventu nie jest skomplikowana jak operacja mózgu, lecz z drugiej każdy organizator powinien mieć przy sobie „zestaw Mery Poppins”. Po co? By w razie katastrofy ratować swój event jak się da. A jak się okazuje, katastrofa czyha na nas na każdym kroku…

Hardcorowa wersja prawa Murphy’ego mówi, że jeśli jest coś co może się nie udać, to z pewnością się nie uda. I to w najmniej spodziewanym momencie. Starą prawdą jest, że wypadki chodzą po ludziach. A w przypadku organizacji eventu detali, które mogą zepsuć całe wydarzenie jest tyle, że organizację eventu można śmiało nazwać kuszeniem losu…

Epickie wpadki eventowe

Najwyższym stadium wpadki jest tzw. epic fail. To powiedzenie internautów i miłośników gier, które oznacza totalną porażkę. Przykładem „epickiej wpadki” jest sytuacja spowodowana przez jedną z użytkowniczek facebooka. Przypadkowo jednym kliknięciem zaprosiła ona na swoje urodziny tysiące osób, które… postanowiły zjawić się na imprezie! W wyniku tak dużego tłumu i zamieszania jedna z zaproszonych osób straciła życie spadając ze skarpy. Sąd uznał „organizatorkę” za winną.

Po pierwsze: miej świadomość ryzyka

Niestety - sukces ma wielu ojców, ale klęska będzie zawsze sierotą. Eventy łatwo stają się przedmiotem sytuacji kryzysowej, a skala zagrożeń rośnie wraz z wielkością imprezy. Dlatego każdy organizator powinien umieć zidentyfikować potencjalne problemy prawne, określić środki zaradcze dla ograniczenia zagrożeń i ewentualnych roszczeń poszkodowanych oraz zarządzać ryzykiem związanym z imprezą. A ryzyko jest duże, na każdej płaszczyźnie. Uszkodzenie lub utrata mienia i rzeczy wartościowych, niewłaściwa ochrona, zatrucia pokarmowe, zagubienia dzieci, złamanie ciszy nocnej, konflikty z tytułu przekroczenia norm hałasu, większy tłum niż spodziewany, upał, ekstremalne zjawiska pogodowe, sztuczne ognie – to sytuacje, w których najczęściej dochodzi do wpadek. Jednak nawet przed najbardziej nieoczekiwanym przebiegiem wypadków możemy się zabezpieczyć. I należy to zrobić już w fazie planowania. Jak? Trzeba ocenić ryzyko, zidentyfikować je. Najlepiej w jak największym zespole. Co jeszcze? Potencjalne ryzyka powinny być szczegółowo przeanalizowane, ocenione pod względem prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu na imprezę. Dzięki temu organizator może nie tylko zapobiec wystąpienia wpadki, ale i zredukować jej skutki.

Po drugie: dmuchaj na zimne

Pomocne w ocenie ryzyka jest odpowiedź na każde z poniższych pytań. Warto potraktować tę listę jak checklistę przy organizacji każdej imprezy. - Jaki jest cel Twojej imprezy? - Gdzie impreza będzie miała miejsce? - Kiedy będzie się odbywać? - Kto ma uczestniczyć, jak zamierzasz do nich dotrzeć? - Jakich zezwoleń potrzebujesz, aby zrealizować imprezę? - Jakich zasobów potrzebujesz, aby dobrze przeprowadzić imprezę? - Jaki będzie koszt imprezy? - Jakie są podstawowe ryzyka związane z imprezą?

Ponadto, warto wypełnić tabelę oceny ryzyka. Jej podstawowe kryteria to: - Kto może być narażony? - Czy dane ryzyko może być kontrolowane? - Wszelkie działania dla opanowania danego ryzyka.

Ważne jest, by pamiętać, że nawet jeśli nie możemy danego ryzyka kontrolować – dotyczy to wszystkich zjawisk pogodowych – to i tak możemy je przewidzieć i się przed nimi zabezpieczyć.

Po trzecie: przewiduj, planuj, sprawdzaj

Jest też kilka rzeczy, które koniecznie musimy sprawdzić zanim nasz event się odbędzie. Największym problemem dla bezpieczeństwa imprez w budynkach okazują się być wyjścia ewakuacyjne. Często zaplombowane, żeby ludzie nie rozchodzili się w miejsca niepożądane i ciężkie do ochronienia. Szczególnej uwagi wymagają też scena i barierki oraz zarządzanie tłumem wokół sceny. Te pierwszy wymagają fachowej wiedzy i dokumentacji, a zarządzanie tłumem dobrej komunikacji. Najlepiej osoby ze sceny. Jak się okazuje, to wcale nie jest proste. Podczas koncertu U2 w Polsce, kiedy 50-tysięczny tłum zaczął dzwonić do znajomych, pochwalić się gdzie jest, padła cała łączność. To, co uratowało organizatora to stara technologia walkie-talkie.

Problemem często okazuje się też niewystarczająca ilość urządzeń sanitarnych i punktów opieki medycznej. A i sprzedaż alkoholu na imprezach nigdy nie jest prostą sprawą. Ale sporo w kwestiach bezpieczeństwa załatwia już samo spełnienie kryteriów, by dostać licencję. Większy problem jest z ochroną…. Wybór firmy ochroniarskiej to trudny wybór i duże ryzyko, bo jak się okazuje, pracownicy ochrony to najsłabiej opłacana kategoria pracowników. Często są to emeryci albo osoby bez motywacji, nie dają żadnych gwarancji wsparcia organizatora w chwilach krytycznych.

Detale, które niszczą

Jednak nie tylko huragan, brak prądu czy niebyt trzeźwi artyści na scenie mogą zniszczyć Twój event. Czasem przyczyniamy się do tego sami i to w banalny sposób. Do szlagierów kompromitujących wpadek należy brak zasięgu w sali, w której odbywa się konferencja nt. nowych technologii. Podobną reakcję może wywołać niedziałająca strony internetowa dużego warszawskiego obiektu z tekstem, że dobrą wiadomością jest, iż strona niedługo zadziała, czy licznik dni do Euro, które odbyło się niemal rok wcześniej.

Jedna z amerykańskich uczelni udostępniła nagranie ze spotkania z noblistami Paulem Krugmanem oraz Joe Stiglitzem. Niby wszystko okej, ale kiedy jeden z gości zaczął podczas rozmowy grzebać w bucie, a na horyzoncie pojawiły się niedbale porozstawiane butelki z wodą mineralną czar prysł. Jeśli publikujemy relację z wydarzenia, a tekst ilustrujemy zdjęciem warto zwrócić uwagę na korespondencję między treścią a fotografią. Jeśli jedno przeczy drugiemu możemy śmiało mówić o wpadce.

Co zrobić, by event się udał – podsumowanie

Przede wszystkim planować z dużym wyprzedzeniem, maksymalnie szczegółowo. Pomoże też zaangażowanie wszystkich możliwych służb. Następnie uwzględnienie regulacji obowiązkowych i dobrowolnych oraz wprowadzenie scentralizowanego zarządzania. Koniecznie należy mieć podczas eventu przy sobie całą dokumentację. No i zestaw uniwersalny „Mery Poppins”, czyli torbę ze wszystkim, co może się przydać. Bo musimy pamiętać, że „człowiek potyka się nie o szczyt góry, a o kretowisko.” 

Sławomir J. Wróblewski 

Sekretarz Generalny Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce”. Od 2014 prowadzi Meeting Industry Institute www.meetinginstitute.pl Dziennikarz-politolog, wykładowca akademicki, autor kilkuset artykułów dotyczących branży konferencyjno-kongresowej, edytor i wydawca katalogów i raportów. Prowadzi szkolenia i doradztwo w zakresie rozwoju firm i regionów z wykorzystaniem konferencji, kongresów, eventów biznesowych oraz inwestycji w turystyce biznesowej. W latach 90-tych Menedżer Marki Turystyki Biznesowej w programie Unii Europejskiej. Współtwórca polskiego programu „Ambasadorowie Kongresów Polskich”. Inicjator znanych projektów branżowych: Katalogu Obiektów i Usług Konferencyjnych, Targów Turystyki Biznesowej, Europejskiej Akademii Organizatorów i Planistów Konferencji. Wcześniej attaché kulturalny w Konsulacie RP w Chicago i dyrektor Ośrodka Informacji Turystycznej w Chicago. 

► Kontakt LinkedIn

Artykuł powstał na podstawie wystąpienia podczas Forum Branży Eventowej Evential 2016.

Pełna prezentacja dostępna jest pod tym linkiem: http://www.meetinginstitute.pl/publikacje.html.

Zobacz też:

⇒ Event - prawdziwa motywacja, czy sfabrykowane morale?⇒ Idealny identyfikator konferencyjny - jak powinien wyglądać?⇒ Przerwa kawowa - smaczna, energetyczna i zdrowa

⇒ Jaka jest definicja eventu?

⇒ Przygotuj najlepszy program konferencji dzięki... crowdsourcingowi!

⇒ Trzy poziomy organizacji konferencji.