Idealny identyfikator konferencyjny – jak powinien wyglądać?

Jak powinien wyglądać identyfikator konferencyjny, żeby dobrze spełniał swoje funkcje? Do czego jest potrzebny i czego nie trzeba na nim drukować? Zebraliśmy dla Was całą przydatną wiedzę na ten temat.

Funkcje identyfikatorów

Czym jest identyfikator konferencyjny (ang. badge, name tag)? To plakietka lub naklejka identyfikująca uczestnika konferencji. Identyfikatory konferencyjne pełnią trzy funkcje. Po pierwsze, identyfikują daną osobę jako uczestnika konkretnego wydarzenia – pozwalają na pierwszy rzut oka odróżnić osobę związaną z konferencją oraz uprawnioną do przebywania na jej terenie i korzystania z usług – od osób trzecich. Po drugie, informują o funkcji, jaką w konkretnym spotkaniu pełni dana osoba: czy jest uczestnikiem, prelegentem, czy członkiem obsługi. Po trzecie i najważniejsze, identyfikatory służą nawiązywaniu kontaktów. Pozwalają rozpoznać osoby, które inni uczestnicy chcą spotkać podczas konferencji i ułatwiają przypominanie sobie imion osób wcześniej poznanych (podczas konferencji poznaje się wiele osób naraz i trudno zapamiętać, jak kto ma na imię). Dobry projekt identyfikatora powinien realizować wszystkie te założenia i to zgodnie z przyjętymi priorytetami. Jak powinien wyglądać idealny identyfikator konferencyjny, żeby spełniał wszystkie funkcje?

Format identyfikatora konferencyjnego

• Na wzór znaków drogowych – identyfikator powinien zawierać tylko niezbędne informacje, być czytelny z dużych odległości, a najważniejsze informacje powinny być największe i wytłuszczone. • Im większy identyfikator, tym lepiej. Zalecany format to A6 – 105 x 148 mm.

Najważniejszą informacją na identyfikatorze jest imię i nazwisko uczestnika. Szkoda marnować miejsce na nazwę i datę konferencji – każdy uczestnik wie, gdzie się znajduje.

• Mocowanie identyfikatora powinno uniemożliwiać odwracanie się na drugą stronę. Można to osiągnąć w prosty sposób, umieszczając dwa mocowania smyczy w dwóch górnych rogach identyfikatora, zamiast jednego zapięcia na środku. • Opcjonalnie można zadrukować identyfikator tą samą grafiką z obu stron. • Smycz, na której zawieszony jest identyfikator, nie może być za długa. Nie może zmuszać rozmówców do schylania się, kiedy chcą przeczytać informacje na nim zawarte. • Sprawdzonym pomysłem jest umieszczenie z tyłu identyfikatora kieszonki na program konferencji wraz z mapą centrum konferencyjnego i/lub miasta. Program może być też wydrukowany na odwrocie identyfikatora.

Networking

• Imię i nazwisko powinno być największym i wytłuszczonym elementem graficznym identyfikatora. • Imię należy umieścić w oddzielnej linijce niż nazwisko, żeby zmaksymalizować wielkość czcionki. • Imię powinno być czytelne przynajmniej z odległości 5 metrów. • Pod imieniem i nazwiskiem umieszcza się nazwę firmy, uczelni czy organizacji, którą reprezentuje dany uczestnik (ang. affiliation; oddzielone linią, w miarę możliwości innego koloru niż imię i nazwisko).

Identyfikator konferencyjny służy nawiązywaniu kontaktów. Zadbaj o odpowiednią długość smyczy, nie powinna zmuszać do schylania się, aby przeczytać imię osoby, z którą rozmawiasz.

• W przypadku konferencji naukowych, imię powinien poprzedzać tytuł naukowy. • Czcionka, którą zapisane jest imię i nazwisko, powinna być wyraźna i prosta (tzw. jednoelementowa/bezszeryfowa, np. Arial, Helvetica, Verdana, Calibri). • Można wydrukować kod QR (odsyłający do profilu uczestnika na Facebooku) lub zamieścić nazwę użytkownika z Twittera

Identyfikacja konferencji

• Projekt graficzny identyfikatora musi być zgodny z pozostałymi elementami wizualnymi konferencji i rozpoznawalny na pierwszy rzut oka (paleta kolorów, czcionki, logotypy, elementy graficzne). • Dla największych wydarzeń przygotowuje się profesjonalną księgę identyfikacji wizualnej, której zapisom podporządkowane są wszystkie projekty, włącznie z identyfikatorami. • Logo konferencji nie może być większe niż imię i nazwisko uczestnika. To bardzo powszechny błąd, stawiający pod znakiem zapytania, kto na konferencji jest ważniejszy: organizator (logo) czy uczestnik (imię)? • Logo konferencji na identyfikatorze nie jest nawet konieczne. Wystarczyć może sama nazwa wydarzenia. • Data i miejsce konferencji na identyfikatorze są całkowicie zbędne. Osoby będące na konferencji wiedzą gdzie są i jaki jest dzień tygodnia :) Lepiej to miejsce sprzedać sponsorowi albo wykorzystać na uwypuklenie ważniejszych informacji. • Opcjonalnie, dla zwiększenia bezpieczeństwa, można zastosować hologramy uniemożliwiające podrabianie identyfikatorów. • Paski magnetyczne lub chipy RFID na identyfikatorach (w połączeniu ze specjalnymi bramkami) skutecznie uniemożliwiają wstęp na konferencję osobom postronnym. 

Kategorie uczestników

• Kategorie uczestników określa się za pomocą kolorowego paska na dole identyfikatora. Każdy kolor przypisany jest innej kategorii uczestnictwa (VIP, prelegent, uczestnik, obsługa itp.) lub wykupionym dostępom do usług (catering, wycieczki) i sal (zapisy na poszczególne sesje). • Pasek kategorii nie musi zajmować całej szerokości identyfikatora. Nie musi być duży. Jest to ważna informacja, ale nie ważniejsza od imienia uczestnika. • Nazwa kategorii powinna być zapisana kapitalikami.

Identyfikator konferencyjny – ekologicznie

Warto zadbać o to, żeby identyfikator był zrobiony z materiałów biodegradowalnych oraz poprosić uczestników o zwrot identyfikatorów do specjalnie przygotowanego kosza na koniec konferencji. Dobrej jakości koszulki (do których wsuwane są tabliczki identyfikatorów) mogą zostać użyte ponownie, redukując negatywny wpływ konferencji na środowisko. Oto wzór identyfikatora konferencji, zgodnego z wszystkimi powyższymi zleceniami, zaprojektowany przez głównego projektanta Twittera, Mike'a Davidsona: Bezpłatna wersja do pobrania (format AI)

Zdjęcia: Flickr Lisa Padilla, Flickr NuclearNederland.