3 poziomy organizacji konferencji

Organizacja konferencji kojarzy nam się przede wszystkim z tym, co dzieje się w centrum konferencyjnym czy hotelu. Trzeba zapewnić wszystkim uczestnikom wygodne miejsce, materiały konferencyjne, catering i ciekawe sesje edukacyjne. To jest widoczne gołym okiem. To, czego nie widać, to długie godziny przygotowań, niekiedy rozciągnięte nawet do dwóch lat przed spotkaniem oraz praca, którą trzeba wykonać po konferencji, by następne spotkanie było równie lub bardziej udane. Organizacja konferencji powinna odbywać się w trzech następujących po sobie etapach. Sukces każdego kolejnego etapu zależy w dużej mierze od pracy jaką włożyliśmy na etapie poprzednim.1. Poziom strategiczny, czyli po co konferencja? Zanim przystąpimy do organizacji konferencji należy zastanowić się, po co w ogóle ją organizujemy. Jeśli nie wiemy, jaki konferencja ma cel, nie będziemy w stanie nawet ocenić, czy się udała, czy nie. Więc pierwszymi pytaniami jakie powinniśmy sobie zadać, są: „Jakie są nasze cele, co chcemy osiągnąć przez organizację konferencji?. Po co ją w ogóle organizujemy?”. Skąd będziemy wiedzieli, że cel został osiągnięty i jak zmierzyć sukces? Efektu każdej konferencji nie da się zmierzyć w liczbach, ale jeśli nie określimy na początku jak wyobrażamy sobie sukces, nie będziemy nie tylko w stanie ustalić priorytetów, przekazać ich podwykonawcom, ale nawet nie będziemy wiedzieli, czy odnieśliśmy sukces, czy nie. Wyobraźmy sobie, jak konferencja ma wyglądać, co uczestnicy mają czuć podczas konferencji, jaka energia będzie na sali, co uczestnicy mają robić podczas konferencji i po niej, jak zmieni się ich wiedza, motywacja i relacje między nimi? Jeśli nie jest to pierwsza edycja konferencji, warto na tym etapie dowiedzieć się, co sprawdzało się wcześniej i dlaczego? Co można zrobić jeszcze lepiej? Warto też zmierzyć, co ludzie myślą o nas, naszej organizacji przed eventem i zastanowić się, jak chcemy wzmocnić lub zmienić ten wizerunek poprzez organizację spotkania. Organizatorzy konferencji wymieniają tysiące powodów, dla których spotkania się odbywają. Są to szkolenia, prezentacje produktów, rozwiązywanie kryzysów, spotkania z klientami, świętowanie sukcesów, poprawianie relacji między pracownikami itd. Tak naprawdę wszystkie cele organizacji konferencji da się zawrzeć w 3 słowach:

Edukacja, Motywacja, Integracja.

Każde spotkanie realizuje jeden lub więcej z tych trzech celów. Należy więc zdecydować, jaki jest główny cel naszego spotkania, a które cele potraktujemy mniej priorytetowo. Na przykład – celem spotkania jest wdrożenie najnowszych metod sprzedaży, a przy okazji zintegrowanie ze sobą działu marketingu i sprzedaży oraz zmotywowanie wszystkich do wytężonych wysiłków w kolejnym okresie. W ten sposób powstanie swoista hierarchia celów, która pomoże nam przygotować odpowiedni program. Warto pamiętać, żeby cele konferencji były zgodne ze strategią przedsiębiorstwa. Nie organizujemy konferencji w hotelu dwugwiazdkowym dla Porsche, ani w luksusowym pięciogwiazdkowcu dla Biedronki. Chyba, że celem eventu jest zmiana wizerunku firmy.2. Poziom taktyczny, czyli „wow” kontra „ROI” Kiedy mamy już ustaloną hierarchię celów konferencji, czas znaleźć odpowiedni format, narzędzia i ludzi, żeby te założenia zrealizować. Na tym etapie zaczynają się pojawiać się w dyskusjach między członkami zespołu tajemnicze trzy literowe słowa. Część zespołu naciska, że ma być "WOW", reszta jest za "ROI". Co one oznaczają? ROI to skrót od angielskiego określenia „return of investment”, czyli zwrot z inwestycji. Natomiast wykrzyknik „wow” towarzyszy uczuciu zachwytu i zadziwienia. Taki efekt chcielibyśmy osiągnąć u uczestników naszych konferencji.

Jeśli nie mielibyśmy przygotowanych celów spotkania, łatwo by się było pogubić w tym, co powinno być ważniejsze – ale przecież mamy. Dlatego, zamiast wydawać pieniądze na światła, dekoracje, drogie gwiazdy, niesamowity catering zastanawiamy się po prostu, jak każdy element spotkania wpisuje się we wcześniej określone cele. Konferencja bez żadnego efektu wow będzie nudna, ale jeśli po efektownym początku zaczną się nieciekawe wykłady przeplatane wyczekiwanymi przerwami kawowymi, podczas których nic się nie dzieje, to konferencja nie będzie raczej udana. Trzeba zadbać o odpowiednią energię i jej utrzymanie przez całe spotkanie. Trzeba precyzyjnie wkomponowywać „małe efekty wow" w każdy ważny element spotkania. Efektem dobrze zaplanowanej taktyki jest przemyślana koncepcja spotkania i dokładny harmonogram zadań do wykonania, z określonym czasem wykonania i przydzieloną osobą dla każdego etapu realizacji: przed, w trakcie i po wydarzeniu (z angielskiego zwany „running sweet”).3. Poziom operacyjny, czyli realizacja krok po kroku Kiedy mamy już zaplanowane cele i szczegółowy plan ich realizacji krok po kroku – przystępujemy do działania. Wykonujemy lub nadzorujemy każde zadanie z harmonogramu mając w pamięci, czemu całe spotkanie ma służyć. Przygotowujemy szczegółowy program, kreacje, sprzęt techniczny, filmy video, prezentacje, rezerwujemy sprzęt i załogę. Plany pięter zaczynają być wypełniane informacjami technicznymi, kontaktujemy się z prelegentami i koordynatorami. Wybieramy scenografię, oprawę graficzną, budujemy scenę. Przygotowujemy pytania do głosowania, zamawiamy wszystko to, co potrzebne do realizacji. Rezerwujemy sale, oprawę techniczną, catering i noclegi. Uruchamiamy stronę internetową, rozpoczynamy promocję i rejestrację uczestników. Drukujemy materiały dla uczestników. Testujemy prezentacje, piszemy teksty, przygotowujemy mówców, szablony Power Point, pomagamy wybrać format sesji. Wszystkie materiały zawozimy na miejsce i po jednym do trzech dni mamy całe wydarzenie za sobą. Pozostaje jeszcze tylko sprzątanie, montaż filmów i przygotowanie albumu zdjęć.Po zakończeniu konferencji Po zakończonej konferencji, kiedy już odeśpimy ostatnie kilka dni przygotowań i realizacji, sprawdzamy co się udało, a co nie. Czytamy i analizujemy ankiety wypełnione przez uczestników konferencji, opisujemy reakcje uczestników, testujemy czego się nauczyli. Jakiś czas później możemy sprawdzić, czy używają nowej wiedzy i znajomości w praktyce, jaki konferencja miała na na nich wpływ. Sprawdzamy finansowy zwrot z inwestycji i oceniamy stopień realizacji poszczególnych celów.Reasumując:

Zaczynamy od strategii, badamy potrzeby uczestników i określamy cele spotkania. Następnie planujemy każdy element spotkania w zgodzie ze zidentyfikowanymi celami Dopiero na końcu zabieramy się do pracy, by doprowadzić do tego, żeby te wszystkie elementy ze sobą zagrały osiągając zamierzony rezultat. Na koniec sprawdzamy efekty i na podstawie wniosków planujemy jeszcze lepszą kolejną edycję konferencji.

Przeczytaj też:

⇒ Jak powinien wyglądać idealny identyfikator konferencyjny?⇒ Ile potrzeba kawy na konferencję?⇒ Crowdsourcing: sposób na idealny program konferencji?

Jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi wiadomościami branżowymi - zapisz się na nasz newsletter. W każdy wtorek znajdziesz w nim najnowsze obiekty, newsy i artykuły.  

Zdj. Flickr Kārlis Dambrāns.