Jak znaleźć idealny obiekt na event? Poznaj 6 sposobów

Organizujesz event i jesteś w kropce. Znasz wymagania zleceniodawcy i wiesz, że sukces imprezy zależy też od wyboru obiektu. Tylko jak znaleźć najlepsze miejsce? Podpowiadamy 6 prostych i sprawdzonych sposobów!

Masz wyobrażenie o tym, jak idealny obiekt na konferencję lub event powinien wyglądać i w co musi być wyposażony. Zleceniodawca określił ramowo swoje preferencje – województwo, miasto lub jego okolice, liczebność grupy i charakter imprezy. Wiesz, co mniej więcej lubią zaproszeni goście. Jak zabrać się do szukania idealnego miejsca? Co zrobić, żeby uczestnicy eventu zamarli z "wow" na ustach? Oto proste wskazówki!

1. Punkt wyjścia - nastaw się na wiedzę

Pierwszy krok do doskonałości, nie tylko w przypadku poszukiwań idealnego miejsca na event, zawsze powinien wiązać się z autorefleksją. "Czy na pewno wiem wszystko?". Radzimy z góry założyć, że nie. Pokora sprzyja otwartości na nowe możliwości, a ucho będzie wyłapywać odpowiednie wiadomości. W tej materii działa samospełniająca się przepowiednia - kiedy jesteśmy przekonani, że niczego nowego już się dowiemy, czy nie nauczymy, tak właśnie jest!

Czy to możliwe, że znasz absolutnie wszystkie obiekty w mieście? W województwie? W Polsce? Czy ktoś w ogóle jest w stanie powiedzieć, że ma taką wiedzę? Jeśli tak, to raczej mu nie ufaj :) Gdy nie wiesz, szukasz dalej, a gdy uważasz, że wiesz – stoisz w miejscu, a inni zostawiają Cię w tyle!

Dobry scenariusz eventu? Sprawdź, jak go przygotować: http://www.konferencje.pl/art/jak-przygotowac-dobry-scenariusz-eventu,876.html

2. Niech poradzą Ci najlepiej zorientowani – zdaj się na venue finding

Uderzasz się w pierś i stwierdzasz – nie wiem wszystkiego, są lepiej zorientowani ode mnie. A co jeśli chcą oni za darmo podzielić się z Tobą swoją wiedzą? Głupotą będzie nie skorzystać! Taka usługa w branży MICE nazywa się venue finding i oznacza nic innego jak pośrednictwo w wyszukiwaniu miejsc na konferencje. Ty zgłaszasz się do specjalistów od wyszukiwania obiektów idealnych, dokładnie określasz profil imprezy, potrzeby i oczekiwania, a oni przedstawiają Ci trzy lub cztery obiekty, które w najwyższym stopniu spełniają Twoje wymagania. Mogą też negocjować ceny z właścicielami obiektów, dzięki czemu uzyskujesz jeszcze korzystniejsze warunki finansowe. Kiedy zdecydujesz się na jeden z obiektów, popisujecie umówię i już! W Polsce usługę venue finding świadczą wyłącznie serwisy konferencje.pl i eventy.pl, całkowicie za darmo.

Zobacz 15 przykazań event managera: http://www.konferencje.pl/art/jak-byc-skutecznym-i-dobrym-event-managerem-czyli-15-przykazan-fachowca,740.html

3. Skorzystaj z rozbudowanej wyszukiwarki obiektów

Jeśli jednak postanowisz samemu zmierzyć się z tematem, czujesz, że masz wiedzę i wystarczające ku temu narzędzia, polecamy jeszcze jedno: wyszukiwarki na portalach posiadających bazę obiektów konferencyjnych, takie jak www.konferencje.pl. Dzięki rozbudowanym możliwościom segregacji obiektów i prostej obsłudze, może się okazać, że idealne miejsce na Twój event wpadnie Ci w oko bez najmniejszego wysiłku. Możesz sortować obiekty według bardzo różnych kryteriów: od lokalizacji (nie tylko w konkretnych regionach, ale i "nad morzem" czy "za miastem") przez rodzaj obiektu (hotel, ośrodek szkoleniowy, obiekt kultury itd.) aż po pojemność sal. Jeśli zależy Ci na konkretnej odległości od centrum miasta wystarczy zaznaczyć ją na suwaku w opcji "odległość od centrum", a przeglądarka wyselekcjonuje obiekty pasujące do Twoich życzeń.

Event opowiada historię - nie zmarnuj marketingowego potencjału imprezy: http://www.konferencje.pl/art/marketingowy-potencjal-eventu-nie-zmarnuj-go,859.html

4. Zaczerpnij z mądrości tych, którzy byli tam przed Tobą

Uczestniczysz w życiu branży? Jeździsz na konferencje i spotkania przygotowywane specjalnie dla eventowców i organizatorów konferencji? Należysz do organizazcji branżowych? Jeśli nie, to musisz to nadrobić. Meetings Week Poland, Event Biznes czy Forum Branży Eventowej Evential (zdj.) to tylko niektóre z nich. Swoje cykliczne spotkania organizują Meeting Professionals International – Poland Chapter, SITE – SOIT, Stowarzyszenie Branży Eventowej SBE czy Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce. Tam spotkasz doświadczonych kolegów, którzy w niejednym miejscu byli, niejedną realizację mają za sobą i znają mnóstwo świetnych lokacji! Networking na żywo ma swoje plusy, ale jest okazjonalny – natomiast na co dzień możesz subskrybować newslettery serwisów dedykowanych profesjonalistom (takich jak nasz) i tych poświęconych obiektom hotelowym (np. Hotelarz). Możesz zaglądać do grup na Facebooku i korzystać z sieci kontaktów na LinkedIn.

Idealny identyfikator konferencyjny wygląda... tak: http://www.konferencje.pl/art/idealny-identyfikator-konferencyjny-jak-powinien-wygladac,772.html

5. Zapytaj na zapleczu

Znajomości przydają się zawsze, a zwłaszcza w biznesie. Jednak, jeśli nie masz znajomości stricte wśród organizatorów konferencji, pomyśl czy nie mógłbyć nieoficjalnie dotrzeć do kogoś, kto pracuje np. przy obsłudze eventów. Może ekipa techniczna? Może firma cateringowa? Z pewnością doświadczenia pracowników takich firm wiele powiedzą o tym, jak funkcjonuje dany obiekt "od kuchni". A to może być cenniejszą podpowiedzią niż niejedna oficjalna rekomendacja.

Zasięg medialny eventu - jak go zbudować? http://www.konferencje.pl/art/sciagnij-tlumy-na-swoj-event-czyli-jak-budowac-zasieg-medialny,873.html

6. Podpytaj w regionalnym Convention Bureau

Jeśli szukasz obiektu w konkretnym mieście lub regionie, sprawdź czy działa w nim lokalne biuro Convention Bureaux. Poland Convention Bureau POT wspiera i współpracuje z 12 miejskimi i regionalnymi biurami, które z kolei wspierają lokalny rynek MICE. I tym samym dobrze wiedzą, które z oferowanych przez region obiektów konferencyjnych spełni Twoje oczekiwania.

13 powodów by uczestniczyć w konferencjach: http://www.konferencje.pl/art/nie-badz-w-tyle-13-powodow-by-uczestniczyc-w-konferencjach,880.html

Znalazłeś obiekt idealny i nawiązałeś z nim kontakt? Świetnie! Na koniec polecamy jeszcze jedno – koniecznie sprawdź czy teoria zgadza się z praktyką. Nic nie jest tak cenną metodą badawczą jak osobista wizyta w wybranym miejscu. I pamiętaj: wszystko, o co zadbasz, przyniesie profity. Zwłaszcza w relacjach z partnerem biznesowym, czyli zleceniodawcą eventu.

Jeśli szukasz wiedzy przydatnej w organizacji konferencji i eventów, zobacz także:

⇒ Prawdziwa motywacja w 7 krokach⇒ Dlaczego warto stawiać na rynek konferencyjny? Poznaj 6 powodów

⇒ Rozmowy bez tajemnic - jak skutecznie negocjować? (cz. I)

⇒ Rozmowy bez tajemnic - jak skutecznie negocjować? (cz. II)

⇒ 6 prostych zasad, jak dotrzeć do organizatorów konferencji

⇒ Event - prawdziwa motywacja, czy sfabrykowane morale?⇒ Dlaczego warto zadbać o muzykę podczas eventów?⇒ Idealny identyfikator konferencyjny - jak powinien wyglądać?⇒ Przerwa kawowa - smaczna, energetyczna i zdrowa

⇒ Przygotuj najlepszy program konferencji dzięki... crowdsourcingowi!

⇒ Trzy poziomy organizacji konferencji.

Zdj. Pixabay, Evential