Jak będą wyglądać sale konferencyjne przyszłości?

Międzynarodowa organizacja branżowa IACC zafundowała sobie podróż w czasie. Jej celem było dowiedzieć się, jak za kilka lat będą wyglądać sale konferencyjne i w kierunku jakich trendów skierują swoje kroki organizatorzy spotkań. Oto relacja z podróży!

Światowy przemysł spotkań to branża niezwykle dynamiczna. Nie ma w niej miejsca dla spóźnialskich – trzeba nadążać za nowymi rozwiązaniami, narzędziami i trendami. Bez tego giniemy w tyle. Ta ewolucja, w swym tempie przypominająca bardziej rewolucję, prowokuje do snucia wizji: jak będzie wyglądała konferencja za kilka lat, jakie będą wymagania klientów, na co wpadną organizatorzy konferencji, co się zmieni w wyposażeniu sal... Choć na wiele z tych pytań nie ma odpowiedzi, to aby wyprzedzić konkurencję, powinniśmy nie tylko być na bieżąco, ale i wybiegać w przyszłość.

Zrobiła to międzynarodowa organizacja International Association of Conference Centres – IACC, która zrzesza fachowców z branży spotkań i promuje najlepsze obiekty konferencyjne z 133 krajów świata. Niestety, w bazach organizacji nie ma jeszcze żadnego obiektu z Polski. IACC opublikowała raport, w którym zawarte są wstępne wyniki badań, jak przedstawiciele branży eventowej oceniają istotę poszczególnych elementów składających się na organizację wydarzeń i co uważają za najistotniejsze dla branży w ciągu najbliższych lat. Projekt ten to inicjatywa długofalowa, której celem jest przewidywanie i stworzenie jasnej wizji konferencji z przyszłości. Wizję opartej na potrzebach klientów, kierunku rozwoju technologii i trendów w branży.  

Chcesz wiedzieć, jak powinien wyglądać idealny identyfikator konferencyjny? Zobacz: www.konferencje.pl/art/idealny-identyfikator-konferencyjny-jak-powinien-wygladac,772.html

Nie ma konferencji bez technologii

Ale żeby budować obraz przyszłości trzeba dokładnie obejrzeć to, co dzieje się teraz. Jak się okazuje 75% badanych organizatorów spotkań twierdzi, że ich obecna rola bardziej polega na kreowaniu doświadczenia niż na organizacji wydarzenia w porównaniu z tym, jak wyglądała ich praca do dwóch do pięciu lat temu. Co więcej, 77% respondentów zauważyło, że interaktywne technologie w znacznie większym stopniu były potrzebne, aby zachęcić uczestników konferencji do aktywności. Prawie połowa badanych podkreśliła również wagę możliwości aranżacji sal – dziś jest to o wiele ważniejsze niż kiedyś.

Jak stworzyć event, który zapamiętają uczestnicy? Sprawdź, co doradza Dorota Krasnodębska-Wnorowska http://www.konferencje.pl/art/marketingowy-potencjal-eventu-nie-zmarnuj-go,859.html

I te trendy będą się utrzymywać. Prawie 90% badanych zgodziło się ze stwierdzeniem, że jednym z najważniejszych elementów każdej przestrzeni konferencyjnej jest dostęp do interaktywnych technologii. Około połowa badanych podkreśliła znaczenie możliwości łączenia i dzielenia powierzchni konferencyjnej, a prawie 40% przewiduje, że niezbędne będzie pomieszczenie przeznaczone na networking sąsiadujące z salą, w której odbywa się konferencja. Jedna trzecia badanych uważa, że organizując konferencję za pięć lat będzie trzeba zwrócić uwagę na formę poczęstunku.

Najmniej głosów zebrały opinie o znaczeniu dostępu do lokalnych atrakcji oraz możliwości teambuildingowych.

Jak to się ma do naszych realiów? Czy zdarzają się Wam konferencje albo obiekty, w których bywały problemy z Internetem? Nasze doświadczenia pokazują, że bywa z tym różnie. Dlatego ważna uwaga dla hotelarzy i osób zarządzających obiektami – zadbajcie o szybki i niezawodny Internet! Nie oszczędzajcie na sprzęcie multimedialnym. Nie tylko eventowcy, ale i uczestnicy spotkań to docenią, a dobre wrażenie przełoży się na pewno na dłuższą współpracę.

Poznaj tajemnice hoteli konferencyjnych i organizuj najlepsze konferencje - doradza Wojciech Liszka: http://www.konferencje.pl/art/tajemnice-hoteli-konferencyjnych-poznaj-i-zyskaj-nie-tylko-pieniadze,867.html

Oryginalność sal konferencyjnych i jak najwięcej atrakcji!

Raport pokazuje, że pewne elementy w budowie, możliwościach i wyposażeniu sal konferencyjnych, bezdyskusyjnie grają kluczową rolę podczas organizacji spotkań. Wysoka jakość bezprzewodowego, szybkiego Internetu, doskonała akustyka oraz dobre oświetlenie były i są ważne od zawsze. I to się z biegiem lat z pewnością nie zmieni. Ale są też inne wysoko oceniane czynniki wpływające na jakość konferencji.

Bardzo ważna dla uczestników badania okazała się możliwość szybkiej zmiany ustawień w salach konferencyjncych w trakcie trwania spotkania. Ósemkę w dziesięciostopniowej skali otrzymał dostęp do wspólnej przestrzeni poza salami, która służy uczestnikom szkoleń do rozmów kuluarowych i networkingu. Szóstki przyznano elementom wystroju oraz architektury, które czynią przestrzeń konferencyjną inną niż wszystkie oraz atrakcjom "pod chmurką".

O salach konferencyjnych „pop-up” i innych trendach w branży spotkań więcej znajdziesz tu: http://www.konferencje.pl/art/7-trendow-w-branzy-spotkan-wedlug-benchmark-resorts-hotels,879.html

Z raportu dowiadujemy się również, że coraz większa część budżetu na organizację konferencji przeznaczana jest na technologie. Nowe aplikacje, wideokonferencje, technologie nawigacyjne do śledzenia aktywności uczestników wydarzenia – wszystko to pochłania coraz więcej pieniędzy i uwagi organizatorów spotkań. A to oznacza, że już dziś każdy event jest uzależniony od technologii i nie należy z tym uzależnieniem walczyć. 

Pełna wersja raportu jest dostępna tu: http://www.iacconline.org/docs/IACC_Meeting_Room_Of_The_Future_Report_2016%20.pdf

Zdj.: IACC - sala konferencyjna w domku na drzewie, Kapellerput, Holandia; Yandex, AirBnB

Jeśli szukasz wiedzy przydatnej w organizacji konferencji i eventów, zobacz także:

⇒ Dobry scenariusz eventu - 7 prostych zasad

⇒ Prawdziwa motywacja w 7 krokach⇒ Dlaczego warto stawiać na rynek konferencyjny? Poznaj 6 powodów

⇒ Rozmowy bez tajemnic - jak skutecznie negocjować? (cz. I)

⇒ Rozmowy bez tajemnic - jak skutecznie negocjować? (cz. II)

⇒ 6 prostych zasad, jak dotrzeć do organizatorów konferencji

⇒ Event - prawdziwa motywacja, czy sfabrykowane morale?⇒ Dlaczego warto zadbać o muzykę podczas eventów?⇒ Przerwa kawowa - smaczna, energetyczna i zdrowa

⇒ Przygotuj najlepszy program konferencji dzięki... crowdsourcingowi!

⇒ Trzy poziomy organizacji konferencji.