Tajemnice hoteli konferencyjnych – poznaj i zyskaj, nie tylko pieniądze!

Udana konferencja to także udany biznes. Jak zrobić dobrą konferencję, zyskać na współpracy z hotelem konferencyjnym, ale i zyskać... partnera w biznesie? Doradza Wojciech Liszka z firmy konsultingowej Z-Factor, ekspert programu TVN "Piekielny Hotel".

Dobre relacje, czyli dobre pieniądze

Nazwijmy rzeczy po imieniu. Dobre relacje biznesowe to takie, dzięki którym zarabiamy pieniądze. Kiedy pytamy „jak poprawić nasze relacje biznesowe” pytamy tak naprawdę o to, jak poprowadzić te relacje tak, by przynosiły nam jeszcze więcej zysku. Problem w budowaniu relacji często wynika z nieodpowiedniej komunikacji. Proces komunikacyjny zaburzyć może naprawdę sporo elementów, ale znakomita większość naszych problemów wynika z tego, że patrzymy na sytuację wyłącznie z własnej perspektywy - a to duży błąd.  

Przede wszystkim dlatego, że każdy obiekt jest inny, każdy ma swoją specyfikę i strategię postępowania wobec klientów. Jeśli tworząc ofertę, postawimy się na miejscu obiektu, o który się staramy, nagle może się okazać, że perspektywa wszystko zmienia – odkryjemy potrzeby obiektu, których wcześniej nie zauważyliśmy, poznamy specyficzne oczekiwania, które dotąd nie przyszły nam do głowy…. Po co? By ofertą trafić w punkt i zostawić w tyle naszych konkurentów. Bo o to przecież chodzi, prawda? Zatem zastanówmy się…

Na czym zależy hotelom konferencyjnym?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta i złożona zarazem. Z jednej strony to oczywiste – obiektom zależy na jak największych zyskach. Z drugiej jednak strony każdy hotel ma szereg cech, które warunkują jego specyfikę i strategię działania, dlatego wobec tej samej oferty każdy hotel może zachować się inaczej. Nie każdemu hotelowi zależy na wielkiej, jednodniowej konferencji w środku tygodnia, bez rezerwacji pokoi. Ale są takie obiekty, dla których taka sytuacja to złoty biznes! Jeśli jako organizatorzy konferencji spojrzymy na tą sytuację wyłącznie z własnej perspektywy, dostrzeżemy konflikt – obiekt chce jak najwięcej zyskać, a ja chcę jak najmniej zapłacić… Jednak, jeśli szukając odpowiedniego miejsca na nasz event, weźmiemy pod uwagę detale, decydujące o specyfice hotelu, na pewno znajdziemy taki, w którym nasze wydarzenie nie tylko będzie udane, ale i tanie.

Tajemnicą poliszynela jest, że marzeniem każdego hotelu jest bezustanna rezerwacja na wszystkie pokoje po regularnych cenach, widniejących na stronie internetowej obiektu. Z wyjątkiem hoteli butikowych, którym faktycznie udaje się zapełniać hotel klientami indywidualnymi - takie sytuacje są rzadkością. Dlatego hotele manipulują cenami pokoi w zależności od wielu czynników – dnia tygodnia, daty, prognoz na obłożenie hotelu, a nawet profilu klienta, składającego zapytanie czy rodzaju imprezy. Taka metoda zarządzania zyskiem nazywana jest yield managementem. Zależności, które wpływają na cenę hotelu, jest multum. Dlatego jeśli mamy możliwość zmiany terminu naszego eventu, np. o jeden lub dwa dni, warto o tym informować, bo może okazać się, że to samo wydarzenie w innym dniu tygodnia zorganizujemy w wybranym obiekcie po o wiele niższej cenie.

Pamiętając, że hotelom zależy na stuprocentowym wykorzystaniu swojej przestrzeni zawsze, może nie warto proponować organizacji eventu w dużym hotelu zbyt wcześnie? Taka wczesna rezerwacja możne nas słono kosztować. Podobnie jak jednodniowy event bez noclegu w hotelu, który przestrzeń konferencyjną traktuje jak narzędzie do zapełniania pokoi. Może lepiej poczekać aż puste terminy w eventowym kalendarzu zaczną straszyć i… stanieją? Może warto przyjrzeć się z jakiego rodzaju biznesu żyje dany hotel i wybrać taki, któremu opłacają się jednodniowe wydarzenia…?

Mądry hotelarz inwestuje w długofalowe relacje

Są hotele, które każdy biznes pojawiający się na horyzoncie traktują jak okazję do wyciśnięcia jak największego jednorazowego zysku. No właśnie – jednorazowego. Zyskują dużo, ale przez wyzyskujące i nieelastyczne podejście do klienta, tracą go. Jeśli zatem na swojej drodze spotkacie obiekt, który jest skłonny do ustępstw i indywidualnie podejdzie do Waszej oferty, to jest szansa, że to hotel, z którym warto nawiązać długofalową współpracę. Wy będziecie mieli dobre miejsce w dobrej cenie, a hotel dobrego, stałego klienta. Taka sytuacja prowadzi do dywersyfikowania ryzyka, że hotel będzie stał pusty, a tego typu zabezpieczenie w zarządzaniu finansami hotelu jest bardzo cenne.

Każdy hotelarz układa puzzle, których efektem ma być układanka, dająca jak najwięcej pieniędzy. Pojedyncze puzzle to oferty od organizatorów konferencji i eventów. Jeśli dopasujemy naszą ofertę do konkretnej układanki, nasze szanse na sukces rosną, bo łatwiej będzie nam wybrać odpowiedni dla naszych potrzeb obiekt oraz negocjować warunki. Inną ważną prawdą na temat metod działania hoteli, która również skłania do wzięcia pod lupę specyfiki obiektu, jest to, że dużo łatwiej jest wynegocjować zmianę warunków współpracy niż niższą cenę, a przecież cena nie jest tak ważna, jak dopasowanie do potrzeb klienta. I zdecydowanie nie tak ważna jak nasza współpraca!

Jak zadbać o dobry wizerunek i osiągać sukces?

Jako organizatorzy konferencji, tak jak obiekty, możecie cieszyć się renomą lub niesławą. Ta druga może skutecznie przesunąć Was na ścieżkę niepowodzeń. Przede wszystkim nie wysyłajcie swoich zapytań masowo, bez przemyślenia, w identycznej formie do wielu obiektów jednocześnie. Źle widziane będzie również wysyłanie tego samego zapytania z drobnymi zmianami do różnych obiektów. Opłaca się za to od początku precyzyjnie informować o warunkach. Ryzyko może kosztować Waszą wiarygodność. Warto też, jeśli działamy z ramienia agencji, pokazać klientowi na żywo, jak w naszym wykonaniu będzie wyglądał jego event. Miejsce, w którym planujemy wydarzenie, rekwizyty, „znaki szczególne” imprezy… Wszystko to w realu dużo bardziej działa na wyobraźnię, niż jeśli opiszemy to w mejlu.

I na koniec – nie zapominajcie o swojej tajnej, niezniszczalnej broni. Jeśli ją macie, sukces jest Wasz. To entuzjazm i wiara w to, co sprzedajecie. Podchodząc do klienta ze szczerym uśmiechem i przekonaniem, sprzedacie wszystko, nawet bez znajomości technik sprzedażowych. Macie asa w kieszeni!

Wojciech Liszka – założyciel firmy konsultingowej Z—Factor, przez 11 lat związany z prestiżową marką hoteli Radisson Blu (w Warszawie, Krakowie i Szczecinie). Ekspert programu TVN „Piekielny Hotel”. Hotele w których pracował, dzięki jego wiedzy i inicjatywie, zyskiwały uznanie w kręgach biznesowych - Radisson Blu Hotel Kraków został wyróżniony m. in. przez Business Traveller (jako najlepszy hotel biznesowy w Polsce) i magazyn Forbes. Wykładowca w Szkole Głównej Turystyki i Rekreacji w Warszawie. Przewodniczy Radzie Biznesu Grupy Uczelni Vistula w Warszawie. Współzałożyciel, aktywny działacz i dwukrotny przewodniczący Meeting Professionals International Poland – MPI Poland Chapter. Współinicjator i współorganizator charytatywnego biegu biznesowego Poland Business Run. Prywatnie – zapalony biegacz, pasjonat koszykówki i międzynarodowy sędzia tej dyscypliny.

► Kontakt LinkedIn

Z—Factor – firma oferująca specjalistyczne usługi doradcze i konsultingowe dla branży turystycznej. Profesjonalny i doświadczony zespół dysponuje solidną wiedzą o rynku hotelarskim, turystycznym i eventowym, a także narzędziami niezbędnymi do maksymalizacji przychodów, optymalizacji kosztów i poprawy jakości usług. Z—Factor doradza również w kwestiach promocyjnych i poprawy wizerunku.http://zfactor.pl/

Artykuł powstał na podstawie warsztatów prowadzonych przez Autora podczas Targów Events Solutions 2016.