Proste, przejrzyste i oszczędzające czas – Trello. Zorganizuj z nim event

Jakich narzędzi do organizowania eventów używasz? Jesteś z nich w pełni zadowolony? A jeśli powiemy, że można połączyć korkową tablicę, kalendarz i skrzynkę mailową w jednym i z takiego miejsca zawiadować eventem? Poznaj Trello i ułatw sobie pracę!

Dziś nie da się zorganizować żadnego eventu bez komputera. Kiedyś radziliśmy sobie analogowo, teczki, kalendarze, sterty papierów, karteczki post-it. Po erze karteczek i kalendarzy był Excel, dokumenty w chmurze, potem smartfony i tablety, a na nich przeróżne aplikacje. Nie wszystkie z tych narzędzi ułatwiają pracę, czasem bywa dokładnie odwrotnie... Tablica z karteczkami miała jedną zasadniczą zaletę – była prosta w obsłudze i można było jednym spojrzeniem objąć wszystkie elementy naszego zadania. Ale miała też wadę – żeby wszyscy uczestnicy projektu mogli go ogarnąć razem z Tobą, musieli znaleźć się razem w jednym pomieszczeniu... z tą tablicą!

Wprawdzie Excel jest całkiem przydatny i ma wiele dobrych funkcji, to już połączenie go z pocztą, tak jak to ma miejsce z powiadomieniami w Google Docs jest doprawdy upierdliwe. Jak zatem powinna wyglądać wygodna i skuteczna aplikacja do organizowania tak złożonych przedsięwzięć, jakim są bankiety, konferencje czy szkolenia?

Naszym zdaniem - tak jak Trello.

Czym jest Trello?

Trello to bezpłatna aplikacja dedykowana tym, którzy w swojej pracy muszą zapanować nad wieloma rzeczami jednocześnie. Powstała w wyniku inspiracji japońską tablicą kanban – narzędziem do zarządzania procesami i projektami, w którym przesuwasz się w swoich działaniach tylko do przodu. Dzięki temu, używając Trello nigdy się nie cofasz i nigdy nic nie ginie. Idealnie sprawdza się przy złożonych projektach, w których organizacji bierze udział wiele osób.

Posługujemy się tu tablicami, listami i kartami. Tablice dobrze interpretować jako poszczególne projekty, czyli w Twoim przypadku eventy. Jeśli organizujesz kilka wydarzeń na raz, każdemu z nich stwórz osobną tablicę.

Jak rozsadzić gości na bankiecie? Może House Lannister z Tyrellami, House Stark... o nie, oni siedzą oddzielnie. ;)

Na tablicach umieszczasz listy. I znów – każdą z nich dedykujesz innemu elementowi, który wraz z pozostałymi stworzy całość Twojego eventu. Mogą to być: lokacja, obiekt, podwykonawcy, catering, meble, oświetlenie i inne. Z kolei w listach umieszczasz karty – każda karta może być zadedykowana innej sprawie związanej z daną listą. Są to dokładnie te same notatki, które 20 lat temu robiliśmy na kolorowych karteczkach.

Dzięki tej trzystopniowej konstrukcji Trello jednym spojrzeniem jesteśmy w stanie skontrolować sytuację.

Trello jako kalendarz

Ok, podstawy mamy za sobą. Znasz terminologię i nadal nie wiesz, czym Trello różni się od innych aplikacji organizacyjnych. Otóż – oprócz formuły, która pozwala na ogarnięcie sytuacji jednym spojrzeniem, Trello łączy w sobie funkcje kalendarza i e-maila. Jak to działa? To proste. Dostęp do tablic może mieć tyle osób ile zechcesz. Wystarczy, że wyślesz im zaproszenie podając ich adres e-mail, a oni je przyjmą i założą konto na Trello. Jest to całkowicie darmowe. Wówczas będziecie mogli porozumiewać się w konkretnych kwestiach w kartach za pomocą komentarzy.

Projekt można też podzielić na etapy, a każdy z nich - na zadania.

Co więcej, w kartach można ustawiać daty wykonania zadań. Dzięki temu nic Cię nie ominie – daty podświetlają się na szaro – jeśli termin jest odległy, na żółto – jeśli termin jest blisko i na czerwono – jeśli termin minął. W ten sposób patrząc na tablicę widzisz, ile zadań się zbliża, a ile przegapiłeś. Karty nie wpadają do archiwum ani nie przepadają w czeluściach oprogramowania, więc nie ma szans, byś zgubił cokolwiek, co zanotowałeś w Trello.

Trello jako komunikator i poczta w jednym

Żeby notować w Trello nie musisz logować się do aplikacji. Na skrzynkę mailową, której adres podałeś przy rejestracji będą przychodzić do Ciebie powiadomienia. Jeśli, przykładowo, dostaniesz informację, że ktoś skomentował Twoją kartę, możesz odpowiedzieć mu bezpośrednio na maila z powiadomieniem o tym komentarzu. Aby komentarz trafił pod Twój adres wystarczy, że nadawca oznaczy adresata za pomocą znaku @ oraz nadanego przez Trello skrótu imienia. W ten sposób Trello sprawdza się jako błyskawiczny komunikator bez logowania. W zależności od tego, jak bardzo intensywne są prace przy danym evencie, możesz też ustawiać częstotliwość powiadomień jako natychmiastowe lub wybrać opcję okienka pop-up, które będzie wyskakiwać w dole ekranu, za każdym razem, gdy ktoś wrzuci swój komentarz do karty.

Ciekawą i bardzo praktyczną funkcją w Trello jest możliwość oznaczania w kartach osób, które chcesz włączyć do zadania. Wystarczy, że w karcie klikniesz na członków po prawej stronie i wybierzesz tą osobę, którą chcesz zaangażować. Konkretne komentarze kierujesz do odpowiednich osób, ale wszyscy dołączeni do danej karty - mają na bieżąco przegląd tego, co się dzieje, a nie są zasypywani komentarzami i mailami nie przeznaczonymi na tym etapie do nich.

Więcej funkcjonalności - załączaj pliki, koloruj etykiety, dziel i rządź

Patrzysz na swoją trello-tablicę i wciąż Ci czegoś brakuje. Masz porządek, wiesz kiedy spodziewać się deadline'ów i kto współuczestniczy w konkretnych zadaniach. Jednak czytanie wszystkich komentarzy, by dowiedzieć się ze szczegółami na jakim etapie jest dane zadanie, męczy. Twórcy Trello mają na to dwa rozwiązania: etykiety i checklisty. Te pierwsze służą do oznaczania kart kolorami – sam przypisujesz znaczenia konkretnym kolorom etykiet.

Te drugie to nic innego jak krótkie listy zadań, które możesz umieścić w karcie. Po wykonaniu punktu z listy, odhaczasz go i widzisz jaki jest postęp realizacji zadania.

To, co wyjątkowo przydaje się w Trello to możliwość załączania do kart konkretnych plików. W darmowej wersji podstawowej ich łączna objętość jest dość ograniczona. Jednak już w wersji Trello Gold (którą można zdobyć zapraszając innych do zarejestrowania się) plików może być znacznie więcej.

Kolorowe etykiety można dodatkowo podpisywać. Po rzuceniu okiem na całą tablicę zobaczysz, które karty oznaczone są jakimi kolorami.

Czego więcej trzeba, kiedy potraktujemy kartę jak jedną z propozycji sal konferencyjnych? Wrzucamy grafikę z planem do każdej z kart i na tablicy mamy pełne zestawienie kandydatów na salę idealną na twój event. Podobną funkcję może spełniać możliwość wklejania w karty aktywnych linków. Sprawdza się, zwłaszcza gdy nie macie czasu, a koniecznie chcecie zapamiętać treść tego, co wyszperaliście w sieci - notatki z komentarzami będą pod ręką przez cały czas trwania projektu.

A na koniec wisienka na torcie funkcjonalności totalnej - od niedawna Trello dostępne jest także w polskiej wersji!  

Jak wygląda Trello w praktyce? Tu znajdziesz inspiracje dla event managera:https://trello.com/b/ZBlOEih9/conference-planning