Od zera do event managera – cz. 4 Fuck up – czyli ulubione słowo event managerów; jak unikać błędów?

Kim jest i jakie cechy powinien posiadać  idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem?

W niniejszym cyklu artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfikę pracy agencji i osób w niej pracujących.

Nie jestem wielkim fanem zapożyczeń z języka angielskiego, ale trzeba jednak przyznać, że „fuck up” przyjął się dość dobrze w świecie eventów. Dlaczego? Czy dlatego, że fuck up'y są częste i powtarzalne?

Zacznijmy może od początku. Fuck up'em nazywamy coś, co nie wyszło, problem, który w danej chwili wydaje nam się nie do rozwiązania, czasem wielką tragedię, prawie katastrofę, czasem... nic wielkiego. Według słownika „Urban dictionary” słowo to oznacza jeszcze politykę George'a W. Busha, ale o tym może w kolejnym z artykułów. Wielu event managerów nadużywa tego słowa w stosunku do błahych „problemów” czy błędów. Generalnie uznaje się, że fuck up to coś naprawdę FUCK up, czyli coś, co przy następnym evencie nie powinno się powtórzyć i wydarzyć (czytaj: wyciąganie wniosków). Dla mnie fuck up to powtarzalny błąd, coś zapomnianego, niedopilnowanego po raz kolejny, przy kolejnym projekcie.

Jedynym sposobem na unikanie ich jest odpowiednie planowanie pracy i jej organizacja, podział obowiązków pomiędzy poszczególnymi pracownikami, dokładne zaplanowanie czasu i wyeliminowanie jakichkolwiek możliwych błędów. Tak jak wspomniałam wcześniej, może będę monotonna, ale to właśnie planowanie jest kluczem do sukcesu. Planowanie i logiczne myślenie – co po czym, przed czym i po co. Fuck up to po prostu niedopilnowanie czegoś, zapomnienie, zlekceważenie sprawy. Tylko i wyłącznie kontrola nad pełnym planowaniem eventu jest w stanie wyeliminować błędy i uniknąć nieprzyjemności w pracy z klientem.

Fuck up'y możliwe są na każdym z etapów realizacji imprezy – od pierwszego spotkania z klientem, przez planowanie, budżetowanie, po samą realizację. Można na przykład wysłać do klienta kosztorys wraz z kosztami agencji (tak, to się zdarza!), można coś obiecać, czego w finale się nie zrobi (zapomniałam!), można w końcu nie dopilnować czegoś podczas realizacji (czyli catering też miał być? Nie wiedziałam!). Upewnianie się (czasem nawet do znudzenia, po kilka razy, żeby mieć pewność na 100%), potwierdzenia od klienta, że faktycznie zrozumieliśmy go tak, jak sobie tego życzył.  

Jeśli mówimy o samej realizacji imprezy, nie wystarczy, moim zdaniem, prześledzić scenariusz impreza minuta po minucie, ale należy zagłębiać się w jak największą liczbę detali, aby samemu doszukiwać się „kwiatków”, które mogą nas zaskoczyć. Im więcej czasu na to poświęcimy, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że klient zauważy coś przed nami lub zwróci nam na coś uwagę.

Fuck up'y można również stopniować. Mały fuck up to ten, którego klient nie zauważył, a my mamy świadomość, że nim był. Duży to taki, gdy klient nam coś wytknął, zwrócił nam na coś uwagę i był pierwszy, który to dostrzegł. To źle, bo po pierwsze, my nie powinniśmy do tego dopuścić, a jeśli już, to powinniśmy tak załatwić całą sprawę za „plecami” klienta, żeby tego nie zauważył.

Dodatkowo po każdym evencie należałoby jak najszybciej się spotkać (może następnego dnia? Im szybciej, tym lepiej – pamiętamy więcej szczegółów) i przegadać całość imprezy: co poszło w porządku, nad czym następnym razem należałoby bardziej popracować. Po co? Wzajemne dawanie sobie feedbacku sprawi, że przy każdej kolejnej imprezie będziemy jeszcze lepsi. Fajnie jest podsumować miniony event nie tylko punktując siebie nawzajem, ale pamiętajmy o pozytywach, rzeczach, które poszły świetnie, nad którymi udało się zapanować. „Klepanie się po plecach” za dobrze wykonaną pracę jest najlepszym motywatorem, lepszym niż premia. To właśnie tak działa, uwierzcie :).

Zdarza się też czasem, że pracujemy z klientem, dla którego wiedza o planowaniu jest odległa, wtedy też klient swoje fuck up'y stara się przełożyć na agencję, bo ktoś winien być musi. W następnym artykule między innymi o tym, jak wyjść z dyskusji z klientem z twarzą i czy w ogóle warto taką dyskusję rozpoczynać.