Co decyduje o wyborze obiektu przez organizatorów i co ich odstrasza?

Oto odwieczny dylemat meeting plannera: jaki obiekt będzie najlepszy jako miejsce organizowanego przeze mnie wydarzenia? Jakimi kryteriami warto kierować się w trakcie wyboru? Co jest ważniejsze – lokalizacja, standard usług, a może po prostu – cena?

Jak pokazało doroczne badanie Global Planner Sourcing Report 2017, czynnikami najbardziej zniechęcającymi meeting plannerów do wyboru danego obiektu na miejsce organizacji spotkania są: słaba komunikacja z potencjalnym i obecnym klientem oraz brak dokładnego i jasnego określenia ceny za usługi. Respondenci podkreślali także, że ustalenie jasnych terminów odpowiedzi na zapytania o warunki i cenę, a nawet samo konsekwentne odpowiadanie na każde zapytanie ofertowe podniosłoby znacząco szanse obiektów konferencyjnych na pozyskanie wydarzenia.

Powróćmy jednak do pierwszego pytania. Jakie cechy potencjalnego obiektu ankietowani event managerowie wskazywali jako najważniejsze? Czym mieliby ich przekonać właściciele danego miejsca, aby wybrać właśnie je? Zgodnie z oczekiwaniami, jako najistotniejsze elementy uznali oni dogodną lokalizację, atrakcyjne ceny oraz dostępność w oczekiwanym terminie. Dodatkowo, jako istotne elementy procedury wyboru wskazali wyszukiwanie informacji o obiektach, porównywanie cen i negocjacje z przedstawicielami obiektu.

Jako optymalne miejsce do zorganizowania spotkania respondenci wymienili na pierwszym miejscu typowe sieciowe hotele – 30 proc. odpowiedzi, podczas gdy 29 proc. z nich wybrałoby najchętniej obiekty kultury, np. muzea. 21 proc. ankietowanych preferuje hotele oferujące ponadstandardowe, wyjątkowe przestrzenie do organizacji spotkań, a 16 proc. – hotele niezrzeszone w sieciach lub obiekty butikowe. W poszukiwaniach większość organizatorów kieruje się opinią o obiekcie, zasłyszaną od kolegów po fachu (28 proc), podczas gdy 20 proc. opiera się na stronach internetowych hoteli, a 19 proc. na wyszukiwarce Google.

Badanie przynosi kilka faktów i ciekawostek na temat rynku spotkań i aktualnie panujących na nim trendów. Najbardziej popularnym typem organizowanego wydarzenia pozostają konferencje. Prawie połowa meeting plannerów podczas poszukiwania miejsca na event ma na myśli sprecyzowany, określony typ obiektu. I na koniec uwaga, która, choć oczywista, powinna dać wiele do myślenia właścicielom wielu hoteli i centrów konferencyjnych. Większość ankietowanych zadeklarowała, że utrudniony proces rezerwacji zniechęca ich do ponownego wybrania danego obiektu.

Badanie zostało przeprowadzone w tym roku przez specjalizującą się w technologiach dla biznesu spotkań firmę Cvent, na grupie 1200 specjalistów (w tym 300 z Wielkiej Brytanii), praktyków z branży eventowej.

Zdj. kaboompics.com