Od zera do event managera – cz. 3 Planowanie równa się event, czyli nie ma eventu bez planowania

Kim jest i jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem?

W niniejszym cyklu artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfkę pracy agencji i osób w niej pracujących.

W jednym z komentarzy do poprzednich artykułów Magdalena Mańkowska napisała: „(...) jeśli event manager nie potrafi zaplanować swoich zadań i nagle sobie przypomniał "och, hostessy!", zaczynają się zgrzyty i większe zgrzyty, i rotacja personelu...”. Tak najprościej można podsumować temat dzisiejszego tekstu. Planowanie bowiem zapobiega pojawianiu się takich kwiatków, wypadków, wpadek, prowadzących w finale do problemów. Co zrobić, aby tego uniknąć i czy w ogóle się da?  

Odpowiadając krótko: da się i można. Wymaga to właśnie wcześniejszego planowania i analizowania własnej pracy, umiejętności stawiania priorytetów konkretnym zadaniom. Każdy event jest projektem, pewnego rodzaju konstrukcją, do której należy podejść indywidualnie.

Event - jak go rozplanować?

Pierwszym etapem planowania jest stworzenie harmonogramu pracy. Powinno znaleźć się w nim wszystko, co składa się na event, między innymi: wysłanie zapytań do podwykonawców, późniejszy ich wybór, negocjacje i podpisanie umów, projekty grafczne (o ile potrzebne), wysyłka/dystrybucja materiałów reklamowych/zaproszeń etc., wizje lokalne, kontakt z klientem (po co i kiedy, jego akceptacje np. projektów grafcznych, menu). W jednym miejscu powinno znaleźć się wszystko (!), co składa się na event. Gdy robisz to po raz pierwszy, wypisz wszystko, co wpada Ci do głowy, bez zastanawiania się na razie, w jakiej kolejności powinno to się odbywać. Zrób burzę mózgów i przemyśl, co musisz zrobić, nad czym się zastanowić, co zamówić czy zabookować wcześniej. Moja sugesta jest taka, aby wchodzić w szczegóły i zamiast pisać ogólnikowo „wybór artysty”, wpisz: wybór konferansjera, zespołu muzycznego, gwiazdy muzycznej, zespołu tanecznego, kataryniarzy, linoskoczków lub człowieka-gumy. :). Tylko dzięki temu nie zapomnisz o niczym. Zapewne lista będzie długa i właśnie taka powinna być! Do każdego eventu niezależnie od tego, czy to kolacja dla 10 osób, czy bankiet dla 400, powinno podejść się tak samo i jest kilka składowych, które po prostu się nie zmieniają (zobaczysz to, tworząc kolejny harmonogram eventu).

Po sporządzeniu listy należy się zastanowić: co, kiedy, jak i kim należy zrobić, czyli prościej mówiąc: kolejność. Tu wchodzi nic innego jak logika. Przykład: nie jesteś w stanie zamówić strojów dla hostess, nie znając ich rozmiarów, prawda? (OK, można... ale nie lepiej się upewnić i nie mieć później problemów, że część strojów jest za duża/za mała?). Teraz zabawa w układanie klocków – co przed czym, co po czym. Zapewne nawet podczas tego etapu przyjdzie Ci do głowy parę rzeczy, których nie wypisałeś wcześniej. Dobrze sporządzony harmonogram to taki, w którym jasno widać kolejne etapy przygotowania eventu. Wiem, że dla niektórych event managerów ten etap nie jest może najciekawszy (chociaż ja uważam, że jest), ale uwierz, że jest najważniejszy. Bez przygotowania takiego harmonogramu cała dalsza praca jest możliwa, jak najbardziej, ale zapewne będzie trudna i żmudna, nie wspominając już o tym, że na każdym kroku będziesz narażony na wpadki i fuck-up'y (o których będzie mowa w kolejnym artykule). Planowanie to podstawa!

Przygotowanie eventu - narzędzia

Jak to zrobić? Ilu event managerów, tyle pomysłów! :) Zazwyczaj managerowie pracują na Microsof Excel, czasem agencje posiadają własne systemy pracy zadaniowej. Znam eventowców pracujących na tablicach korkowych, fipchartach, post-it'ach :). Zrób to tak, aby było Ci wygodnie korzystać z tego przez cały proces przygotowywania eventu, dlatego też uważam, że program komputerowy jest najlepszą z opcji (nie widzę sensu wypisywania wszystkiego na fipcharcie, skoro później i tak należy przenieść to do osobnego pliku na komputerze – szkoda czasu). Dodatkową zaletą pliku komputerowego jest to, że po odpowiednim przefiltrowaniu treści w harmonogramie, można raportować klientowi co robimy, nad czym obecnie pracujemy. Jeden plik – dwa zastosowania. Celowo napisałam „przefiltrowaniu treści” – klient nie musi wiedzieć, że na projekt scenografi będziemy czekać 4 dni – wystarczy konkretna data, kiedy mu go przedstawimy.

W głównym harmonogramie przygotowywania eventu powinien pojawić się również taki punkt: harmonogram samego eventu, czyli nic innego jak szczegółowe przygotowanie scenariusza/harmonogramu eventu,wymienione minuta po minucie, czasem sekunda po sekundzie, co będzie się działo. Nie należy pracować nad tym w ostatnim momencie, bo z doświadczenia wiem, że może on się zmienić 40 razy. Tu sugesta: lepiej korzystać z programu Excel niż Word!

Jest obecnie kilka programów ułatwiających pracę nad harmonogramem. Tak jak wspomniałam wcześniej, Excel i Word świetnie się sprawdzają, z naciskiem na pierwszy z nich. Do najważniejszych i najbardziej profesjonalnych należy jednak zaliczyć Microsoft Project, który umożliwia pracę nad jakimkolwiek projektem. W programie istnieje możliwość ustawienia ważności poszczególnych zadań, przeanalizowania czasu ich trwania, co zdecydowania ułatwia pracę. Zaawansowane funkcje programu nie należą do najprostszych, ale to chyba problem każdego z dobrych i niezbędnych, jak się później okaże, programów do pracy project managera.

Warto również zwrócić uwagę na etouches – program zaprojektowany specjalnie do prowadzenia eventów. Program umożliwia nie tylko pracę nad zadaniami (eScheduler), ale również posiada takie funkcje jak eBudget (budżetowanie eventu), eSeatng (możliwość usadzenia gości).

Kolejny program to 5pm – narzędzie do zarządzania czasem nad poszczególnymi projektami. Zarówno ten program, jak i etouches, są programami płatnymi, jednak ze stron producentów możliwa jest do pobrania 14-dniowa wersja próbna obu programów. 5Pm to dość nowe narzędzie, ma przyjemny dla oka design, który sprawia, że korzystanie z tego programu jest przyjemne i łatwe.  

Dalszymi programami, na które warto zwrócić uwagę, to między innymi huddle, daptv, które oprócz wsparcia przy planowaniu dają możliwość wymiany plików i informacji, dodatkowo stanowią możliwość do stworzenia społeczności wśród pracowników.