Branża MICE się digitalizuje – Peder Andersen

Peder Andersen - posiada wieloletnie doświadczenie w branży spotkań, specjalista w zakresie organizacji konferencji i kongresów. Od 2003 r. jest dyrektorem zarządzającym duńskiej firmy DIS Congress Service Copenhagen A/S.

Organizuje Pan konferencje i kongresy od wielu lat… Jakie zmiany w branży MICE najbardziej rzucają się Panu w oczy?

Przemysł spotkań w ciągu kilku ostatnich lat uległ znacznej digitalizacji. W dzisiejszych czasach, już niemal wszyscy, a na pewno zdecydowana większość, uczestników eventów, konferencji czy kongresów posiada tablety i smartfony. To urządzenia, które w bardzo krótkim czasie zdobyły szeroką akceptację społeczną i cały czas zyskują na popularności. Branża MICE musi się do tego dostosować. Prawda jest taka, że bardziej od długopisów, uczestnicy różnego rodzaju wydarzeń potrzebują teraz rysików – do dotykowych tabletów i smartfonów właśnie. 

W takiej sytuacji chyba najbardziej szczęśliwi powinni być twórcy eventowych aplikacji mobilnych…

To prawda. Jestem pewien, że rozmaite aplikacje aktywizujące uczestników konferencji i kongresów w dalszym ciągu będą się rozwijać. To dzięki nim zapraszani na tego typu wydarzenia goście mogą brać w nich czynny udział, czasami nawet stając się ich współtwórcami. A przecież zaangażowanie gości, jest tym na czym najbardziej zależy organizatorom. Prowadzone przez nas badania pokazują także, że sami uczestnicy oczekują tego typu aplikacji i chcą z nich korzystać. Mimo tego, dzisiaj aplikacje mobilne, dedykowane konkretnym wydarzeniom, są wykorzystywane dopiero na ok. 1/3 wszystkich organizowanych na świecie imprez. Potencjał rozwoju jest więc jeszcze bardzo duży. Oczywiście tworzenie spersonalizowanych i dobrze działających aplikacji nie jest tanie, ale na pewno jest to inwestycja, która się zwróci. Poza tym poniesione nakłady finansowe mogą być, przynajmniej w części, pokryte przez sponsorów. Ich znalezienie nie powinno być trudne. Wiele firm, chce być przecież postrzeganych jako rozwojowe, inwestujące w coś nowoczesnego, modnego.  

Budżety są ważne… Czy oszczędności nie są jednym z „hamulców” jeszcze bardziej dynamicznego rozwoju nowych technologii? 

“Budżet jest królem” – tak brzmi niepisana, ale na pewno w dalszym ciągu nadrzędna zasada, jaka rządzi przemysłem spotkań. Koszty są bardzo ważne, dla zleceniodawców na całym świecie bez względu na to, jaki rynek reprezentują. Nowe technologie kosztują, to prawda, ale proszę mieć na uwadze, że często potrafią przyczynić się też do znacznych oszczędności. Najlepszym przykładem są materiały konferencyjne – niegdyś drukowane, dzisiaj przekazywane w formie elektronicznej – za pomocą pendrive’ów lub wysyłane bezpośrednio na maila bądź zamieszczane na stronie internetowej do ściągnięcia. Po pierwsze tak jest wygodniej – nie trzeba dźwigać ciężkich i nieporęcznych teczek (które razem z nietrafionymi prezentami i tak najczęściej zostawały w pokoju hotelowym), po drugie – dużo taniej. Organizatorzy nie muszą ponosić kosztów związanych z drukiem i dystrybucją wszystkich tych folderów, książeczek, ulotek, planów.  

Skoro rozmawiamy o druku… Czy organizatorzy, podążając za nowymi technologiami, zaczynają wykorzystywać np. ekrany digital signage, zamiast tradycyjnych plakatów informujących o konferencji i prezentujących jej program? 

Z naszych doświadczeń wynika, że klienci reprezentujący rozmaite stowarzyszenia, zlecający duże konferencje i kongresy w dalszym ciągu preferują jednak tradycyjne plakaty informujące i reklamujące takie imprezy niż tzw. e-plakaty, o których Pan wspomniał. Akurat w tej materii rewolucja jeszcze nie nadeszła. Nie znaczy to oczywiście, że plakaty elektroniczne nie są w ogóle wykorzystywane. Pojawiają się na eventach i powoli zyskują na popularności. Myślę, że jeżeli ten trend się utrzyma to za kilka lat rzeczywiście, coraz bardziej widocznie będą zastępować tradycyjne plakaty. Póki co jednak jeszcze to nie nastąpiło. 

Dziękuję za rozmowę.

Redakcja

Peder Andersen

Posiada wieloletnie doświadczenie w branży spotkań,  specjalista w zakresie organizacji konferencji i kongresów. Od 2003 r. jest dyrektorem zarządzającym duńskiej firmy DIS Congress Service Copenhagen A/S. Przygotowuje realizacje, w których bierze udział nawet 15 tys. osób. Wiosną 2008 r. Andersen został członkiem Rady stowarzyszenia IAPCO (The International Association of Professional Congress Organizers), obecnie piastuje także stanowisko skarbnika tej organizacji. Zasiada również w zarządzie biura Meeting Place Wonderful Copenhagen.