Współczesne trendy w przemyśle spotkań - Rob Davidson

Współcześni meeting plannerzy nie mają powodów do narzekań. Na rynku eventowych i konferencyjnych venue konkurencja się zaostrzyła. Wybór jest bardzo szeroki, dużo lepszy niż jeszcze kilka lat temu.

Zabiegając o nowych klientów, przedstawiciele obiektów oferują dość atrakcyjne ceny za wynajem, a niejednokrotnie także specjalne bonusy dla organizatorów imprez. Jakie trendy są jeszcze dominujące?

Specjalizacja. W promocji, zarówno poszczególnych obiektów, jak i destynacji (miast i regionów), bardzo często wykorzystywana jest siła miejscowej gospodarki. Dobrym przykładem są Niemcy, w których poszczególne gałęzie przemysłu zostały „przypisane” konkretnym regionom. Dzięki temu niektóre części kraju kojarzą się z energią, inne z przemysłem chemicznym, jeszcze inne z nowoczesnymi technologiami. Taki zabieg ma na celu zainteresowanie korporacyjnych i stowarzyszeniowych meeting plannerów miejscami, w których za względu na charakter i specyfikę prowadzonej przez nich działalności przygotowanie imprez może okazać się dla nich szczególnie korzystne. 

Na własny rachunek. Miasta coraz częściej biorą sprawy w swoje ręce. Nie czekają na nowe konferencje i kongresy, które być może jakaś firma zechce u nich zorganizować, ale przygotowują własne imprezy lub wspierają już istniejące, niewielkie wydarzenia i tworzą z nich eventy o randze międzynarodowej. Dzięki temu, wpływając przy okazji rozwój lokalnej ekonomii i potencjału ludzkiego, reklamują się jako destynacje ważnych wydarzeń. Jeżeli uda się stworzyć silną markę takich imprez, są one potem jednymi z najlepszych narzędzi promocji miejsc, w których się odbywają. Dobrym przykładem miasta prowadzącego taką politykę, z bardzo dobrym skutkiem, jest koreański Seul.

Nowoczesny design. W ostatnich latach dużym zmianom uległa także konstrukcja eventowych venue. Nie są to już budynki wyposażone w „zwykłe” sale konferencyjne ze stolikiem i krzesłami. Współcześnie liczy się oryginalna architektura, coś co zachwyci zaproszonych gości. Stąd też coraz większym zainteresowaniem cieszy się organizowanie spotkań (nawet merytorycznych) w miejscach nietypowych – np. w muzeum, centrum rozrywki, a nawet w prywatnych mieszkaniach! Istotna jest też lokalizacja – najlepiej w centrach miast, w niedalekiej (pieszej) odległości od najważniejszych atrakcji turystycznych. Goście chcą poznać miejsce, do którego przyjechali na konferencję (tzw. „sense of place”).

Siła marki. Eventowe venue muszą mieć swoją markę. Klienci oczekują, że będą kojarzone z odpowiednim standardem oraz że będą korespondować z określonym stylem życia. Zleceniodawcy bardzo często dobierają obiekty dla swoich imprez właśnie w ten sposób. Przykładowo, duży bank, bardzo chętnie zorganizuje event w zamku lub pałacu, które kojarzą się z prestiżem, tradycją i co najważniejsze – stabilnością. Z kolei firma start-upowa działająca w obszarze nowych technologii wybierze raczej miejsce modne, nowoczesne i lajfstajlowe.  

Różnorodne wyposażenie. Stoły i krzesła nie powinny być jednorodne. Dobrze, aby w sali w której odbywa się impreza pojawiły się zarówno krzesła i stoły konferencyjne, ale także stoliki koktajlowe, kanapy i sofy. Uczestnicy mają wtedy możliwość wyboru miejsca, w zależności od indywidualnych preferencji. Oczywiście standardem powinien być dostęp do szybkiego Internetu i sprawnie działające Wi-Fi. 

Zaangażować zmysły. Spotkania projektowane są w taki sposób, aby dostarczały osobom biorącym w nich udział jak najwięcej bodźców. Chodzi o ożywienie ich zmysłów oraz sprawienie, aby brali czynny udział w wydarzeniu. Mogą to być np. warsztaty, degustacje, testy produktów. Takie zabiegi sprawiają, że odbiór imprezy jest znacznie lepszy. Aktywuje się poza tym większa część mózgu, dzięki czemu przyswaja on znacznie więcej informacji – także tych marketingowych, ważnych dla klienta. 

Redakcja

Więcej informacji: Tony Rogers Rob Davidson, Marketing Destinations and Venue for Conferences, Conventions and Business Events

Rob Davidson

Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizacją konferencji, kongresów oraz podróży służbowych. Jest autorem wielu książek na ten temat, regularnie przygotowuje także artykuły eksperckie do magazynów i wydawnictw traktujących o przemyśle spotkań (m.in. Conference News). W roli prelegenta bierze udział w wydarzeniach branżowych na całym świecie. Przez wiele lat wykładał turystykę biznesową na University of Westminster. Obecnie prowadzi własną firmę – MICE Knowledge.