Najlepsza sala konferencyjna – jak ją wybrać? (cz. 2) Układ i wyposażenie

Sala konferencyjna – jaka jest, każdy widzi. A może jednak nie każdy? Na co zwrócić uwagę przy wyborze przestrzeni na konferencje i szkolenia oraz o co dopytywać? Tego dowiecie się z drugiej części cyklu „Najlepsza sala konferencyjna – jak ją wybrać?”

W pierwszej części poradnika rozważaliśmy: gdzie organizować wydarzenia, jakie atuty ma położenie obiektu biznesowego w centrum miasta, co natomiast przemawia za rezerwacją sali konferencyjnej z dala od aglomeracji miejskich, na łonie natury. Tym razem skupimy się na doborze najlepszej dla naszego spotkania sali konferencyjnej – pod względem jej układu, wyposażenia i możliwości.

Przenalizuj dostępne informacje dotyczące sali konferencyjnej

Pierwszy krok mamy już za sobą. Wyznaczyliśmy położenie obiektu konferencyjnego, ustaliliśmy budżet, który pokryć ma wynajem sali, przerwę kawową, lunch pokonferencyjny i/lub dodatkowe atrakcje. Wiemy też, obiekt o jakim charakterze nas interesuje i jakie oczekiwania ma spełnić. Czas na przenalizowanie danych.

Parametry sali konferencyjnej

W większości przypadków informacje dotyczące powierzchni dostępnego zaplecza biznesowego znajdziesz w Internecie. W zebraniu wszelkich niezbędnych organizatorom danych specjalizują się platformy takie jak Konferencje.pl. Wyposażone są one w wyszukiwarki, które dzięki odpowiednim filtrom pomogą zawęzić wybór do obiektów konferencyjnych o pożądanych parametrach. Wystarczy wpisać liczbę uczestników konferencji, wybrać lokalizację, a także - dodatkowo - rodzaj obiektu, jego standard i otoczenie. 

Dobrze napisane oferty sal konferencyjnych powinny uwzględniać takie dane jak metraż, a nawet długość, szerokość oraz wysokość sali. Informacje o liczbie osób, które zaprosimy na spotkanie, pomoże nam w wyznaczeniu wielkości przestrzeni. Ważne jest, aby wszyscy uczestnicy czuli się komfortowo, a w czasie obostrzeń pandemicznych - bezpiecznie.

Możliwość różnych ustawień

Spotkania organizujemy z reguły w kilku układach.

Układ teatralny, zwany też kinowym, jest najczęściej wybierany podczas konferencji. Postawione obok siebie krzesła skierowane są w stronę mównicy. Zwyczajowo przyjmuje się przelicznik 0,9 x powierzchnia sali konferencyjnej. Przykładowa sala o powierzchni 100 m kw. komfortowo pomieści zatem 90 osób. Powierzchnia jednak to nie wszystko. Musimy wziąć pod uwagę również dodatkowe czynniki, np. kolumny czy skosy. Wówczas w sali o nawet dużym metrażu zorganizujemy konferencję dla mniejszej liczby uczestników.

Układ teatralny (fot. Pixabay, Franlober53)

Układ szkolny, zwany także klasowym, sprawdzi się zwłaszcza podczas szkoleń czy warsztatów, na których uczestnicy skorzystają z dodatkowego sprzętu, np. laptopów. W tym przypadku każdej osobie musimy zapewnić większą przestrzeń niż w przypadku ustawienia teatralnego. Najczęściej stosowanym przelicznikiem jest 0,58 x metraż sali.

Układ klasowy (fot. Janeb13)

Układ w podkowę, zwany też układem w literę "U". Ustawienie, które wymaga zapewnienia większej przestrzeni osobom, które zasiadają za wspólnym stołem. Optymalny dla tego układu jest przelicznik 0,4 x powierzchnia sali konferencyjnej.

Układ w podkowę (fot. Pixabay, PatrickSommer)

Bankiet zasiadany. W tym przypadku przelicznik może się różnić w zależności od tego, jakiej wielkości i kształtu stoły (okrągłe, kwadratowe) planujemy w danej sali konferencyjnej. Najpopularniejszym przelicznikiem będzie 0,3 x powierzchnia pomieszczenia.

Układ bankietowy (fot. Pixabay, Photosforyou)

Przestrzeń dodatkowa

Zwróćmy także uwagę na to, czy przed salami konferencyjnymi znajduje się foyer, w którym można zorganizować przerwę kawową. Jeśli nie przewidziano na nią oddzielnego miejsca, w samej sali będzie trzeba wydzielić przestrzeń na stolik z napojami i przekąskami. Zapytajmy o jego ustawienie przedstawiciela obiektu.

Przerwy w kolejnych blokach konferencji to również okazja do networkingu. Dowiedzmy się zatem, czy w obiekcie znajduje się większa przestrzeń, do której w przerwie możemy zaprosić gości i umożliwić im dokończenie dyskusji rozpoczętych w trakcie paneli oraz nawiązanie nowych kontaktów biznesowych. Dużym atutem będzie możliwość wyjścia z sali konferencyjnej na taras czy do ogrodu i przygotowanie, o ile aura na to pozwala, przerwy kawowej na świeżym powietrzu. 

Wyposażenie sali konferencyjnej

Do rozumianego jako standardowe wyposażenia konferencyjnego należą:

• meble (krzesła, stoły, często: mównica i scena),
• nagłośnienie z mikrofonami bezprzewodowymi,
• oświetlenie (w wyższym standardzie - z możliwością indywidualnego sterowania natężeniem i kolorystyką),
• ekran lub TV LCD,
• projektor (np. o rozdzielczości Full HD1920 x 1080 i o jasności obrazu od 12000 lm lub więcej),
• flipcharty.

Oferowany obecnie przez obiekty konferencyjne sprzęt audiowizualny pozwala na przeprowadzenie profesjonalnej prezentacji. Zarówno nagłośnienie, jak i ekran mogą być przenośne lub wbudowane. Standardem staje się klimatyzacja pomieszczenia oraz dostęp do wi-fi. Zwróćmy uwagę na liczbę floor boxów, aby uczestnicy konferencji mogli wygodnie podłączyć swój sprzęt. 

Do dodatkowo płatnego wyposażenia należą zazwyczaj: laptopy, większa scena czy kabiny do tłumaczenia symultanicznego.

(fot. Pixabay, MagicDesk)

Wybór sali konferencyjnej - o co pytać podczas rezerwacji?

Jeśli obiekt nie dysponuje zdjęciami, na których obejrzymy dokładnie układ sali, zadajmy dodatkowe pytania już na wstępie. Pozwoli nam to uniknąć nieprzewidzianych komplikacji i niespodzianek podczas realizacji wydarzenia. 

Odpowiednie światło. Spytajmy o to, czy wybrana sala konferencyjna posiada dostęp do światła dziennego. Goście spotkania preferują dobrze doświetlone przestrzenie, choć brak okien nie eliminuje danej sali na wydarzenie. Ważne jest też odpowiednie ustawienie oświetlenia, które ułatwi lekturę materiałów czy robienie notatek. Jeśli podczas wydarzenia ma odbyć się prezentacja, sprawdźmy, czy sala konferencyjna ma możliwość zaciemnienia - roletami bądź zasłonami.

Przystosowanie obiektu oraz sali do potrzeb osób niepełnosprawnych. Warto dowiedzieć się, czy do sali prowadzą schody, czy w budynku jest winda, czy drzwi są odpowiednio szerokie, w budynku nie występują progi, a w sali zapewniono wystarczająco dużo miejsca.

Rozlokowanie sal konferencyjnych. Spytajmy, czy zajmują one oddzielne, konferencyjne piętro, czy też na tej samej kondygnacji znajdują się pokoje? Czy zapewniono oddzielenie gości konferencyjnych od hotelowych, tak by nie przeszkadzali sobie nawzajem? Spytajmy, gdzie usytuowane są sanitariaty - na tym samym piętrze, w pobliżu sal? Czy też wymagają przejścia do innej części budynku?

Szatnia, miejsce do palenia. Kwestia istotna szczególnie w jesiennych i zimowych miesiącach, gdy uczestnicy konferencji muszą w jakimś miejscu pozostawić odzież wierzchnią. W profesjonalnych centrach konferencyjnych znajdzie się szatnia przeznaczona tylko dla gości wydarzenia. Sale konferencyjne wyposaża się też w garderoby lub wieszaki. Część obiektów posiada specjalne palarnie.

Catering i pokoje. Wynajmując salę konferencyjną, pomyślmy o przygotowaniu wszystkiego w jednym miejscu. Często tzw. pakiety biznesowe pozwalają na obniżenie kosztów organizacji wydarzenia. Jeśli istnieje taka możliwość, sprawdźmy, czy obiekt dysponuje wystarczającą liczbą pokoi. Spytajmy o różne warianty cateringu oraz lunchu pokonferencyjnego.

Dojazd i parking. Do obiektów położonych w centrum miasta lub w pobliżu stacji czy przystanków duża część gości dojedzie komunikacją publiczną lub pieszo - z dworca. Co jednak w sytuacji, gdy obiekt znajduje się w ustronnym miejscu lub z dala od głównych dróg? Dowiedzmy się, iloma miejscami parkingowymi dysponuje obiekt, czy są one bezpłatne dla uczestników konferencji, czy parking jest strzeżony. Zapytajmy przedstawiciela obiektu, czy możliwe jest zorganizowanie transportu dla większej grupy gości, która ma dotrzeć np. z lotniska. Czy parking posiada stanowiska odpowiednie dla autokaru?

Dodatkowe udogodnienia i atrakcje. Wynajem sali konferencyjnej nie musi być jedyną usługą, którą warto zainteresować się, wybierając obiekt. Wiele z nich oferuje bogate zaplecze sportowe, zajęcia integracyjne typu team building, prywatne plaże lub zwiedzanie miasta. Warto wykorzystać w pełni potencjał obiektu konferencyjnego, a scenariusz spotkania wzbogacić o dodatkowe atrakcje dla uczestników.

Zdjęcie główne: Frantichek (Pixabay)