Jak zmniejszyć koszty cateringu podczas konferencji i spotkań biznesowych?

Nawet najciekawsza konferencja nie zakończy się sukcesem, jeśli jej organizator zaniedba kwestię cateringu. Często staje się ona także pozycją, która utrudnia dopięcie budżetu wydarzenia. Jak zmniejszyć koszty cateringu?

Oszczędzanie, a przede wszystkim mądre oszczędzanie, to niełatwe zadanie. Zwłaszcza gdy organizatorowi konferencji czy szkoleń zależy na tym, by przez racjonalizację wydatków nie obniżyć rangi wydarzenia, ani też nie korzystać z rozwiązań niższej jakości. W budżecie organizowanej konferencji catering stanowi ważny punkt i warto dłużej pochylić się nad jego planowaniem. Przygotowaliśmy listę porad, które pozwolą na optymalne wykorzystanie dostępnych możliwości. Zaoszczędzone w ten sposób środki możesz przeznaczyć na inny cel, np. promocję wydarzenia.

1. Wykorzystaj doświadczenie poprzedników

Jeśli otrzymałeś zadanie zorganizowania imprezy o charakterze cyklicznym czy o wyrobionej już marce, nie polegaj wyłącznie na własnych pomysłach i nie przeprowadzaj rewolucji. Zbierz jak najwięcej informacji o historii planowanego wydarzenia:

• Ile osób uczestniczyło w nim w poprzednich latach?
• Jak przedstawiał się budżet zakładany oraz ostateczny?
• Jak kształtowały się preferencje i oczekiwania uczestników?
• Które pomysły cieszyły się dużym powodzeniem, a z których można było swobodnie zrezygnować?
• Ile czasu można przeznaczyć na jedzenie?

Zebrane dane będziesz mógł zestawić z informacjami o układzie przestrzennym obiektu, pojemności sal, możliwościach zaplecza. W ten sposób zyskasz solidną podstawę do właściwego rozpisania budżetu.

2. Ustal priorytety: czemu służyć ma catering podczas konferencji lub eventu?

Odpowiedz sobie na pytanie, czy podczas Twojego wydarzenia najlepiej sprawdzą się same przerwy kawowe, służące regeneracji pomiędzy kolejnymi blokami programu, czy może warto zadbać o część rozrywkową, która pozwoli uczestnikom lepiej się poznać, nawiązać nowe kontakty w swobodniejszej atmosferze? Podczas uroczystej kolacji organizatorzy mogą zaprezentować się jako doskonali gospodarze imprezy, ale taka dodatkowa atrakcja znacząco obciąży budżet. Jeśli masz do czynienia z krótkim szkoleniem firmowym, może warto postawić na ciekawsze menu podczas przerw kawowych, ale zrezygnować z dodatkowych większych posiłków?

3. Oszacuj liczbę uczestników

Trafna ocena, ile z zaproszonych osób faktycznie pojawi się na wydarzeniu, pozwoli zaoszczędzić pieniądze, które wydałbyś na catering, z którego nikt nie skorzysta. Weź pod uwagę fakt, że nie wszyscy z zapowiedzianych gości dotrą na Twoją konferencję, jak i to, że w ostatniej chwili liczba osób obecnych powiększy się o uczestników „spontanicznych”, nieoczekiwanych. Według statystyk, na darmowych eventach zazwyczaj nie pojawia się 25% osób zapowiedzianych, podczas gdy na tych biletowanych – 10%. W obu przypadkach, według szacunków, pojawia się około 2% gości niespodziewanych. Uzbrojony w tę wiedzę, możesz łatwiej oszacować, ilu gości będzie trzeba nakarmić. Niewykorzystane porcje to niepotrzebna pozycja na liście wydatków, z drugiej zaś strony – nie możemy sobie pozwolić, by goście wyszli z naszej imprezy głodni. Liczmy precyzyjnie, oszczędzajmy racjonalnie.

4. Weź pod uwagę lokalne firmy. Uważnie porównuj oferty!

Znasz już w przybliżeniu liczbę gości oraz warunki lokalowe. Możesz więc przesłać zapytanie ofertowe do sprawdzonych firm cateringowych lub poszukać niestandardowego rozwiązania. Niestandardowego, co nie oznacza, droższego. Zapoznaj się z ofertą miejscowych food trucków, pobliskich kawiarni czy restauracji. Ich właściciele mogą zaproponować przygotowanie nietuzinkowej przerwy kawowej, a jeśli współpracują stale z lokalnymi rolnikami lub cukiernikami, ich oferta cenowa może być konkurencyjna. Jeśli np. spotkanie ma mniej oficjalną formę, możesz nawiązać współpracę z lokalnymi lokalami, które w przerwie przygotują we foyer swoje stoiska, na których zaprezentują regionalne dania. Z kolei podpisanie umowy z miejscową firmą gastronomiczną na przygotowanie cateringu podczas imprezy, pozwoli Ci też wynegocjować niższe stawki, jeśli będzie mogła ona wypromować przy okazji swoją markę.

Nie wybieraj od razu pierwszej ciekawszej propozycji, porównaj oferty i zadawaj pytania o koszty dodatkowe. Często taniej jest np. samemu zorganizować zastawę, obrusy czy meble, niż zamawiać wszystko od firmy cateringowej.

5. Nie bój się zadawać wiele pytań firmie cateringowej

Kto pyta, nie błądzi. Albo parafrazując, kto pyta, płaci taniej. Najlepiej oczywiście korzystać z usług już sprawdzonej w boju firmy, ale jeśli szukasz nowego usługodawcy, sporządź wcześniej możliwie dokładną listę pytań – w ten sposób niczego nie pominiesz. Określ dodatkowe koszty przed podpisaniem umowy i zrezygnuj z dodatkowych opcji, które są zbędne, a nadwyrężą budżet, np. tort, który zazwyczaj nie bywa wliczony w cenę. Spytaj np. o:

• tzw. „tortowe”, „korkowe”. Doprecyzuj, czy korkowe jest naliczane według liczby dostarczonych przez Ciebie butelek alkoholu, od każdej otwartej butelki, czy też płacisz ryczałtem?
• koszt serwisu;
• czy dekoracje stołów są już zapewnione, czy też musimy za nie dopłacić?
• Czy wchodzi w grę zorganizowanie kwiatów i innych dekoracji we własnym zakresie? (zainteresuj się wówczas ofertą giełd kwiatowych, które miewają dużo atrakcyjniejsze ceny od tych oferowanych przez obiekty);
• jak rozliczyć ponadprogramowych gości?

6. Do wyboru, do koloru. A może jednak… nie?

Oczywiste jest, że każdy lubi mieć wybór i chętnie skosztowałby różnych potraw. Jedne z nich będą się jednak cieszyć większym powodzeniem, a drugie mniejszym, w związku z czym jedzenie się zmarnuje. Zamiast podawać wiele różnych pozycji w menu, zaufaj radom innych pracowników zaangażowanych w projekt (patrz pkt. 1) i ogranicz wybór do „pewniaków”. W jadłospisie najlepiej, by znalazło się danie wegetariańskie, coś z kuchni tradycyjnej oraz bardziej oryginalny smakołyk. Zestaw składający się wyłącznie z egzotycznych na naszym gruncie potraw wiąże się z ryzykiem. Czy zaproszonym będą one smakowały? Czy też będą zainteresowani wyłącznie potrawami już znanymi, w związku z czym nadwyrężymy budżet na niepotrzebne kulinarne eksperymenty? Rozsądnie też oceń, ile typów przekąsek jest Ci niezbędnych.

Łatwiej będzie ocenić budżet, jeśli wyporcjowane przekąski będą podawane na talerzach, a nie w formie bufetu. Sam bufet ma jednak duży atut: pozwoli znacznie ograniczyć liczbę zatrudnionego personelu (zwyczajowo przy posiłkach serwowanych liczy się minimum jednego kelnera na 10 gości). Podsumuj plusy i minusy każdej z opcji. 3-godzinny bufet będzie kosztował mniej niż 5-godzinne przyjęcie zasiadane.

Pamiętaj też o tym, że posiłki gorące są droższe od zimnych, które mają ten dodatkowy plus, że można je dowieźć na miejsce wydarzenia wcześniej. Planując catering, łatwo przekroczyć zaplanowany budżet, zwłaszcza gdy proponowanych opcji jest bez liku.

7. Pomyśl o rozrywkach z procentem… i bez

Podczas konstruowania budżetu wydarzenia rozważ, czy tańszym rozwiązaniem nie okaże się samodzielny zakup w hurtowni alkoholu, nawet przy doliczeniu korkowego, niż zamówienie go w hotelu bądź restauracji. Przelicz, czy ekonomiczniej nie wypadnie zakup piwa lub wina z beczki i wynajem nalewaków. A może podać gościom lokalne piwo do degustacji? Można też określić godzinę, do której w barze serwowane są drinki na koszt firmy lub wręczyć gościom kupony na określoną liczbę tychże. 

Warto wziąć też pod uwagę zaserwowanie drinków bezalkoholowych. Są smaczne, tańsze, a dobry barman będzie potrafił zaserwować je w atrakcyjny sposób. Jest to też niezły pomysł, który skomponuje się z fit-menu podczas wydarzenia.

8. Zostań mistrzem drinków, czyli o spotkaniu nieformalnym słów kilka

Jeśli chcemy zintegrować pracowników danej firmy lub uczestników szkolenia, a dostaliśmy zielone światło na przygotowanie spotkania o mniej oficjalnym charakterze, warto zrezygnować z barmanów i dużej liczby personelu. Na bufecie przy stolikach można postawić przekąski oraz np. soki, lemoniadę, kostki lodu i butelki alkoholu do samodzielnego komponowania drinków. Stworzy to atmosferę bardziej sprzyjającą nawiązywaniu znajomości niż przeglądanie menu przy stolikach i oczekiwanie na kelnera. Zaoszczędzisz w ten sposób na serwisie.

9. Wybierz dogodną porę wydarzenia

Jeśli konferencja lub szkolenie trwa cały dzień, musisz zapewnić uczestnikom kilka przerw kawowych oraz przynajmniej jeden większy posiłek. W sytuacji, w której planujesz kilkugodzinne spotkanie biznesowe, możesz ograniczyć koszty, o ile pora obrad zostanie ustalona poza godziną głównych posiłków. 

Babcie i prababcie zawsze powtarzały, że trzeba mieć pieniądze na czarną godzinę. Warto sobie o tym przypomnieć przy planowaniu budżetu. Nawet jeśli wydaje Ci się, że nic niespodziewanego nie może się wydarzyć, masz plan A, B, a nawet C, bądź jednak zapobiegliwy i 10% zakładanych środków przygotuj na „Niezdarzalne” Sytuacje. W ten sposób będziesz mieć komfort psychiczny w razie nagłych dodatkowych wydatków, a w najlepszym razie – oszczędności na kolejne wydarzenie.
Powodzenia!

Zdj. pexels.com