Jak wykorzystać marketingowo event firmowy w hotelu?

Ponawialność określonych działań wokół organizacji konferencji czy eventu potrafi skutecznie uśpić inwencję pracowników obiektu. Jak komunikację na linii Hotel–Klient lub Klient–Hotel wzbogacić o nowe przekazy marketingowe i w pełni wykorzystać potencjał obiektu, pisze Ania Amsolik, właścicielka agencji marketingowej dla branży HoReCa – Hotelike oraz autorka bloga Hotelike.pl.

Jesień oraz wiosna to idealny czas dla firm na organizację wszelkiego rodzaju imprez, konferencji czy szkoleń. W hotelu pełną parą pracują wtedy działy sprzedaży oraz obsługi eventów. W organizację imprezy firmowej jest bowiem zazwyczaj zaangażowanych najwięcej hotelowych działów. Każdy z nich musi dorzucić swoją cegiełkę do tego, aby tak zaplanować i zrealizować wszystkie etapy eventu, by na koniec okazał się on sukcesem zarówno dla Klienta, jak i dla hotelu.

Etapy organizacji eventu

Spotkanie firmowe zaczyna się już na etapie sprzedaży. Trzeba odpowiednio zaofertować imprezę, tak aby Klient otrzymał wszystko, na czym mu zależy i to w najlepszej możliwej cenie. Dopięcie wszystkich formalności jest ważne po to, by zabezpieczyć obydwie strony na wypadek pojawienia się różnych sytuacji mniej lub bardziej przewidywalnych. Należy dograć każdy najmniejszy szczegół, aby uniknąć nerwów i niespodzianek podczas eventu. Następnie wszelkie ustalenia trzeba przekazać w zrozumiałej formie wszystkim zainteresowanym działom w obiekcie, aby te mogły go z sukcesem zrealizować.

Jeśli instrukcja dotycząca spotkania jest przygotowana dobrze, realizacja eventu nie powinna stanowić żadnego problemu.

Event staje się procesem produkcyjnym

Dla pracowników hotelu, który realizuje w roku kilkadziesiąt eventów, przebieg każdego etapu spotkania powszednieje. Mimo różnorodności eventów, procesy „produkcji spotkania” można zamknąć w jakiś regularny ciąg czynności, które należy wykonać w odpowiednim czasie przez odpowiednie osoby, aby wszystko poszło, jak należy.

Dział marketingu, wystąp!

Jest to więc dobry moment, aby zastanowić się, jak można by było wykorzystać tę regularność procesów do wzbogacenia ich o działania marketingowe mające na celu:

- podniesienie sprzedaży grupowej

- podniesienie sprzedaży korporacyjnej

- podniesienie sprzedaży indywidualnej

- ocieplenie wizerunku hotelu

- zbudowanie lojalności gości/klienta.

Jednym słowem, jakie nowe procedury czy działania wprowadzić na stałe w łańcuszek czynności związanych z organizacją konferencji lub eventu w hotelu, aby nie tylko zarobić tu teraz, ale też aby otworzyć sobie możliwość zarabiania w przyszłości.

Wykorzystaj okazję

Jak już wspomniałam, w proces organizacji eventu zaangażowany jest praktycznie każdy dział hotelu. Wiele z nich ma bezpośredni kontakt z Klientem (Organizatorem) lub zaproszonymi na spotkanie gośćmi. To wiele okazji do tego, by komunikację Hotel–Klient lub Hotel–Gość wzbogacić o przekazy marketingowe.

Jak to zrobić?

Od teorii przejdźmy do przykładów. Sprzedaliśmy spotkanie. Umowa podpisana, zaliczka wpłacona, instrukcja przygotowana. Czekamy na dzień eventu. No właśnie… czekamy. A powinniśmy działać!

W czasie spotkań firmowych zazwyczaj hotelowe spa odnotowuje spore spadki. Co możemy zrobić? Zachęcić gości konferencji/spotkania do skorzystania z oferty spa. Dlaczego ci goście z reguły nie korzystają ze spa? Mają za mało czasu, nikt im nie powiedział, że jest w ogóle taka możliwość, wolą integrować się w barze z kolegami/koleżankami, zabiegi są za drogie.
Należy więc przygotować ofertę, która obali większość tych problemów. Zabieg nie dłuższy niż 30 min, tani. Komunikujemy o specjalnej ofercie już na etapie sprzedaży – Organizatorowi. Wysyłamy mu kupony na zabieg: „Idealne odprężenie dla pracownika biurowego” za jedyne 50 zł, ważny tylko w dniach konferencji. Przecież wiemy, że większość z nich bolą karki czy nadgarstki, są zestresowani. Zabieg, który obiecuje uśmierzyć te bóle, będzie strzałem w dziesiątkę. Te same kupony można też wręczyć gościom na etapie check-inu w recepcji.

Świetnym zabiegiem marketingowym jest indywidualne podejście do każdej grupy. Jeśli np. jest to spotkanie firmowe z branży medycznej/farmaceutycznej, można zmienić nieco nazwy sal, drinków, dań. Konferencja odbywa się w „Sali operacyjnej nr 2”. Drinkiem przewodnim imprezy jest „Tępy skalpel” – każdy będzie się chciał go napić – stanie się „trendy” wśród uczestników spotkania. W pokoju na wejściu goście znajdują „receptę”, która kieruje ich na zabieg… do spa :) Dla hotelu to nie jest jakiś wielki wysiłek, a dla gości niezapomniane wrażenia.

Goście lubią się oznaczać w mediach społecznościowych, gdy podróżują. Co możemy zrobić? Postawić w lobby modną ściankę, na tle której każdy będzie chciał się sfotografować. Koniecznie z dedykowanym dla hotelu hashtagiem, aby goście nie zapomnieli nas oznaczyć.

Jeśli mamy odważniejszego i bardziej przebojowego marketingowca, można przeprowadzić video relację w postaci wywiadów z gośćmi i organizatorami eventu. „Jak Pani się tu podoba?”, „Co Panu najbardziej smakowało?” itp. Relację udostępniamy w mediach społecznościowych – z pewnością udostępnią ją u siebie również nasi rozmówcy.

Zawsze należy pochwalić się w mediach społecznościowych tym, że gościmy daną firmę w swoich progach. To społeczny dowód słuszności, że robimy świetne eventy, ufają nam znakomite marki.

Przy check-oucie każdemu gościowi konferencji wręczamy kupon rabatowy na pobyt prywatny.

Pomysły można mnożyć

Trzeba tylko mieć świadomość, że event nie musi kończyć się na standardowo wypracowanych procedurach. Że dziś wygrywają Ci, którzy potrafią zrobić niby to samo, co wszędzie, ale jednak inaczej. Wyjątkowo. Tak aby dać się zapamiętać, a jednocześnie nie dać się skopiować.