Jak aktywizować uczestników wydarzenia online?

Event lub konferencja online, aby zakończyła się sukcesem i spotkała z pozytywnym odbiorem, wymaga umiejętnego włączenia w jej przebieg uczestników. Jakie narzędzia warto wykorzystać, aby zaktywizować osoby zaproszone do udziału w wydarzeniu online? Dla platformy Konferencje.pl pisze Ilona Leoniewska, Chief Revenue Officer w software house Escola S.A.

Aktywizacja uczestników na wydarzeniu offline, tj. kiedy widzimy uczestników na żywo, była dotąd wyzwaniem. Jeszcze większym stała się w dobie eventów online, gdzie tylko jeden klik dzieli nas od utracenia uwagi uczestnika.

Przyjrzyjmy się narzędziom, które możesz wykorzystać, aby bardziej zaangażować uwagę uczestników w trakcie spotkania wirtualnego.

Poznaj zdanie uczestników

Zaproszenie do dyskusji i rozmowy to jedna z podstawowych technik angażowania uwagi słuchaczy. Warto tutaj zajrzeć na YouTube, gdzie prowadzący live czy zwykłe, nagrane wcześniej programy zawsze pytają i proszą “Napiszcie w komentarzach, co Wy sądzicie o … “ lub “Zostaw w komentarzu swoją opinię, odniosę się do niej ... “ itd. Przykład - codzienne przeglądy włoskiej prasy sportowej, gdzie prowadzący omawia i wielokrotnie prosi słuchaczy o ich opinię:

Jak można przenieść to doświadczenie do wydarzeń online, gdzie często nie mamy do dyspozycji miejsca na komentarz pod wystąpieniem? Jest wiele różnych narzędzi, które pozwalają zaprosić uczestników do rozmowy. Wystarczy, że wezmą do ręki swój telefon lub skorzystają z komputera.

W mentimeter (już w wersji darmowej) prowadzący zyskuje możliwość utworzenia prezentacji online z kilkoma ciekawymi funkcjami, które z powodzeniem można wykorzystać w trakcie wystąpienia, m.in.:

• chmura słów (word cloud), gdzie za pomocą np. telefonu i po wpisaniu kodu prezentacji uczestnicy mogą dopisywać własne propozycje idei dyskutowanych w trakcie;

Chmura słów (word cloud), źródło: mentimeter.com

• ranking - wiele osób lubi rankingi, dlatego ten element zawsze budzi emocje. Kontynuując tematykę piłkarską - emocje budzą tabele ligowe, a grywalizacja (zasługująca na osobny artykuł) pozwala widzieć nasze miejsce na tle innych uczestników. Tak samo ranking w mentimeter pozwala nam obudzić podobne emocje, zadając ciekawe pytanie. Uzyskamy czytelne wyniki na żywo, które od razu można poddać dyskusji;

Innym rozwiązaniem bazującym na dostępie do prezentacji poprzez kod PIN jest Kahoot! Narzędzie zyskało ogromną popularność w obszarze edukacji, ale z powodzeniem może być wykorzystywane także w eventach online, o czym świadczy niedawno zrealizowana integracja z innym, znanym systemem - zoom.

Bądź otwarty na krytykę

Jest to szczególnie ważne, jeśli organizujesz cykliczne spotkania. Nikt nie jest doskonały, ale to nie znaczy, że nie można być lepszym! Ankiety - krótkie i treściwe - są świetnym narzędziem do tego, aby zapytać uczestników twojego wydarzenia o to, co sądzą na temat:

• tematyki wystąpień
• sposobu prowadzenia prelekcji
• moderacji
• utrzymania uwagi
• i wielu innych elementów.

Do niedawna organizatorzy w wielu przypadkach rozdawali papierowe ankiety uczestnikom do uzupełnienia i odniesienia w odpowiednie miejsce. Nie powinno dziwić, że zwrot z takich ankiet był, delikatnie mówiąc, średni. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie np. ankiety opartej choćby o google forms i wysyłanej e-mailem np. po całym wydarzeniu. Jeszcze lepszym pomysłem są ankiety, które spełniają kilka warunków (najlepiej jednocześnie):

• powinny być dostępne pod palcem (na już, bez odbierania e-maila, klikania w kilka linków itd.);
• powinny być aktywne od razu pod zagadnieniem, którego dotyczą, tj. jeśli jest pytanie o prelegenta, to ankieta powinna być aktywna od razu po jego wystąpieniu, a użytkownik powinien otrzymać powiadomienie, że jest pytany o zdanie na temat danego prelegenta;
• krótka - maksymalnie 2, 3 pytania + opcjonalny box do wpisania odpowiedzi własnej.

Przykładem krótkich ankiet w aplikacji, podłączonych bezpośrednio do konkretnego elementu, który ma być oceniony, mogą być te w aplikacji eventowej Meetinga. Ich uzupełnienie zajmie użytkownikowi dosłownie kilka sekund.

Ankieta - źródło: meetinga.com

I ważne - pytania powinny być krótkie, co nie znaczy, że nudne. Pytania o nieco bardziej żartobliwym charakterze lżej się czyta i chętniej na nie odpowiada. Oczywiście zależy to od charakteru wydarzenia, jednak utrzymanie uwagi uczestnika online jest wyjątkowo trudne. Pozwól mu na chwilę oddechu przy odpowiedzi na zabawnie sformułowane pytanie w ankiecie.

Praca wspólna online

Wiele wydarzeń ma charakter szkoleniowy czy warsztatowy (bądź takie elementy występują ogólnie w trakcie wydarzenia). W takiej sytuacji ważna jest np. praca w grupach, która w warunkach wydarzenia online staje się niemal niemożliwa. Niemal, bo i tutaj z pomocą przychodzi technologia. Przykładem narzędzia, które warto przywołać, jest miro.com. Jest to aplikacja webowa, dzięki której uczestnicy mogą korzystać z wielu dostępnych schematów (procesy, modele rozwoju produktu, canvas itd.), pracując wspólnie w widoczny dla wszystkich sposób.

Miro - źródło: opracowanie własne przy wykorzystaniu narzędzia miro.com

Każdy z uczestników widzi na żywo działania innych uczestników. Jeśli połączyć ich w jeden pokój (video lub czat tekstowy), uzyskujemy namiastkę współpracy, dzięki której uczestnicy mogą poznać się wzajemnie, ale też stworzyć coś wspólnie.

Podsumowanie

Eventy, zarówno te tradycyjne, jak i te online, opierają się na ludziach. Dlatego żadne narzędzie nie zastąpi ciekawego prelegenta czy tematu. Pamiętaj, że możesz wspomóc prelegenta swoją wiedzą na temat narzędzi, jakie może wykorzystać podczas prezentacji, aby utrzymać uwagę uczestników.

Uczestnicy czują się ważni wtedy, kiedy biorą udział w dyskusji, a nie tylko biernie słuchają wykładu trwającego godzinę. Bardzo trudno jest utrzymać uwagę człowieka przez 15 minut, a co dopiero przez godzinę, stąd przerwy w postaci głosowań na żywo mogą działać zbawiennie w tym obszarze. Ankiety, w których organizator pyta o zdanie uczestników, to także narzędzie, które sprawia, że uczestnik staje się ważny, a jego opinie są brane pod uwagę przy kolejnych edycjach wydarzenia. Chętniej się nim dzieli, jeśli otrzyma powiadomienie push na swój telefon, który odeśle go dokładnie do miejsca, w którym może oddać swój głos.

Ostatnim wyzwaniem jest współpraca między uczestnikami np. szkoleń czy warsztatów. Praca grupowa jest jednym z tych elementów, które łączą uczestników wokół jednego zadania. Technologie także tutaj przychodzą z pomocą, jednak muszą być umiejętnie wykorzystywane, aby nie przekroczyć cienkiej linii pomiędzy zniechęceniem a nadmiarem aktywności.

Osobną kategorię w budowaniu aktywności uczestnika stanowią grywalizacja czy networking. Jednak są to tematy, którym poświęcę osobny artykuł.