Konferencja online – jak zorganizować krok po kroku

Konferencja online czy wideokonferencja jest typem spotkania, które w ostatnich miesiącach szczególnie zyskało na popularności. Wydarzenia przeniosły się do świata wirtualnego, a dobre ich zorganizowanie nadal wymaga dużego nakładu pracy. Jak dobrze zorganizować konferencje online i na co zwrócić uwagę przy wyborze platformy do spotkań? 

Wraz z ograniczeniami, które wynikają z zagrożenia koronawirusem COVID-19 w kraju i na świecie, spotkania zaczęły przenosić się do świata wirtualnego. Konferencja online, webinar, programy do wideokonferencji, atrakcje na eventy online – stały się jednymi z najpopularniejszych haseł wyszukiwanych w sieci. Zmianom towarzyszyła niepewność – jakie treści zaproponować przyszłym uczestnikom? Jak wybrać platformę do konferencji online? O czym pamiętać, czego nie pominąć podczas organizacji wirtualnego eventu?

Event lub konferencja online – o czym, kiedy i dla kogo?

Wiele zasad, według których organizuje się konferencje online, jest identycznych ze sposobem przygotowania spotkania stacjonarnego. Sam wybór i rezerwacja platformy online nie wystarczą, jeśli nie mamy sprecyzowanego celu wydarzenia i sposobu działania.

Warto zatem zacząć od podziału zadań. Wyznaczyć osobę, która będzie koordynatorem spotkania, zespół odpowiedzialny za jego stronę techniczną oraz za promocję w mediach.  

Na samym początku trzeba odpowiedzieć na podstawowe pytanie: czego dotyczy nasze wydarzenie. Sformułowany ogólnie temat pozwoli zaprosić do udziału w konferencji dużą grupę potencjalnych zainteresowanych. Szeroko potraktowane zagadnienie niesie jednak ze sobą ryzyko zbytniego rozproszenia. Parafrazując, jeśli coś jest dla wszystkich, to nie jest dla nikogo. Dlatego warto jest wcześniej zastanowić się, dla kogo przygotowujemy konferencję online. Jaka grupa może być zainteresowana tematem spotkania? Z jakiego obszaru geograficznego pochodzi? Poprzez które media można do nich dotrzeć z informacją o wirtualnym spotkaniu? Takie zawężenie jest bardzo istotne również ze względu na dobór sponsorów i partnerów, którym zaproponujemy współpracę. Nie obawiajmy się czerpać wiedzę z doświadczeń innych. Warto porównać np. programy i organizację już zrealizowanych eventów online.

Jeśli organizujemy kongres lub konferencję online o zasięgu międzynarodowym, przy przygotowaniu programu musimy wziąć pod uwagę różnice stref czasowych, tak by umożliwić udział na żywo jak największej liczbie uczestników.

Promocję wydarzenia rozpocznij z odpowiednim wyprzedzeniem, aby dotrzeć i zachęcić do udziału osoby z grupy docelowej. Przy mniejszych spotkaniach czasem wystarczy opublikowanie zaproszenia na profilu organizatora, by znajomi i obserwatorzy strony udostępnili informację dalej. Najczęściej jednak rozpowszechnienie zaproszenia „pocztą pantoflową” nie wystarczy. Na opracowanie efektywnej kampanii promocyjnej również należy przeznaczyć czas. Przeanalizuj więc, jakie czynniki mogłyby skłonić daną grupę czy społeczność do wzięcia udziału w wirtualnym wydarzeniu.

Narzędzie potrzebne od zaraz. Jak wybrać platformę do konferencji online?

Wybór profesjonalnej platformy na event czy konferencję online przypomina wybór obiektu. Podjęcie dobrej decyzji z pewnością ułatwi sprawną realizację przedsięwzięcia. Często stawiane jest pytanie, czy obsługa platformy online może być tak prosta, jak obsługa popularnych platform do wideokonferencji jak Zoom, Cisco Webex czy Google Hangouts? Wszystko zależy od tego, czego potrzebujemy. Programy i platformy do konferencji online dynamicznie się rozwijają i stwarzają coraz więcej możliwości dostarczania odbiorcom treści.

Zanim zdecydujesz się na wybór określonej, zwróć więc uwagę na poniższe czynniki:

• czy dana platforma do konferencji online jest w pełni przystosowana do uczestnictwa kilkudziesięciu, kilkuset, a nawet kilku tysięcy uczestników?
• Czy oferowane funkcje (np. witryna, panel klienta, pokój webinarowy) obsługiwane są tylko po polsku, czy też w innych językach? To ważne, gdy organizujesz event online o zasięgu międzynarodowym.
• Czy z platformy można skorzystać przez przeglądarkę internetową, czy wymaga ona instalacji programu?
• W jaki sposób realizowane są na niej podstawowe funkcje, jak: pokazywanie prezentacji, wideo, przeprowadzanie ankiet, dyskusje na czacie, współdzielenie ekranu, rysowanie na slajdach, wspólne edytowanie materiałów przez uczestników bądź eksportowanie nagrania spotkania na Google Drive lub Youtube?
• Jaką jakość internetowych konferencji może zaproponować dostawca platformy? Oczywiście, najbardziej pożądaną jest HD, ale w przypadku niestabilnego łącza ważne jest, czy prelegent może obniżyć jakość transmisji, aby zachować płynność przekazu.

Gdy zdecydujesz się na zorganizowanie profesjonalnej konferencji online, zapoznaj się z ofertami firm, które specjalizują się w takich realizacjach. Zazwyczaj dysponują one własnymi studiami, w których zostanie przygotowane spotkanie. Zadbają również o dobór najbardziej przydatnych dodatków – pasków informacyjnych na ekranie czy nakładek. Do nich będzie należeć też dbałość o niczym niezakłócony przebieg wydarzenia. Takie rozwiązanie oczywiście kosztuje, również – mniej nerwów, gdy nie mamy dużego doświadczenia w realizacji eventów i konferencji online.

Podczas rozmów z wykonawcami istotne jest, aby jasno nakreślić swoje wyobrażenie o wydarzeniu i jak najdokładniej opowiedzieć o oczekiwaniach. Przygotuj plan formatu i pomysły na to, jak dostarczać swoje treści.   

Budżet konferencji online – co uwzględnić?

Koszt wynajęcia platformy do konferencji online różni się w zależności od kilku czynników, które należy mieć na uwadze:

• ile osób ma uczestniczyć w spotkaniu?
• Czy zależy nam na dostępie do dodatkowych narzędzi w opcji premium, czy poprzestajemy na podstawowych opcjach?
• Mamy w planach jednodniową naradę, kongres czy cykliczne wydarzenia? Czy interesuje nas krótkoterminowy, czy może całoroczny dostęp do platformy?

Dopiero po udzieleniu odpowiedzi na powyższe pytania, możemy ocenić koszt wynajęcia platformy. W budżecie należy oczywiście uwzględnić ewentualne wynagrodzenia dla prelegentów, koszty promocji, przygotowania materiałów (np. prezentacji, wideo, nagrań) udostępnianych przed samym wydarzeniem oraz po. Dla komfortu pracy osób odpowiedzialnych za organizację warto pomyśleć także o wynajmie sali konferencyjnej.

Przed wydarzeniem – przygotuj do niego uczestników... i siebie

Choć tradycyjna konferencja oraz konferencja online mają cechy wspólne, pod wieloma względami pozostają odmiennymi projektami, o czym warto pamiętać przy planowaniu szczegółów.

Pamiętaj, że wirtualne wydarzenia wymagają innego podejścia do czasu. W świecie online zmienia się jego percepcja i trzeba przygotować się do tego, że poszczególne działania trwają dłużej. Spędzanie długiego czasu przed ekranem będzie męczące zarówno dla mówców i prezenterów, jak i dla uczestników spotkania. Z tego powodu warto przemyśleć wcześniej, jak długo będą trwały kolejne moduły spotkania oraz zaplanować aktywne przerwy, czyli takie, które przewidują ruch fizyczny, np. sesja jogi.

Wymiar czasowy planowanego spotkania także ma znaczenie. Program krótkiej, jednodniowej konferencji online ma swoje ograniczenia. W ciągu jednego dnia może się odbyć tylko kilka sesji, a networking będzie musiał być bardzo ograniczony czasowo. Wirtualne pokoje spotkań można utworzyć do krótkich dyskusji, a dodanie do platformy dodatkowych opcji może okazać się kosztowne. Z większej liczby narzędzi, atrakcji towarzyszących i networkingu – w większym wymiarze – warto skorzystać podczas wydarzenia zaplanowanego na kilka dni.

Sponsorzy i partnerzy – nieodzowni przy projektowaniu wydarzenia. Nawiąż współpracę i zaangażuj ich w działania już na wczesnym etapie planowania konferencji online. Przygotuj swoje portfolio, w którym pokażesz im swoje dotychczasowe realizacje: webinary, kongresy, eventy i konferencje online.  Pamiętaj, że wraz ze zmianą formuły na internetową, zmieniają się potrzeby partnerów i możliwości ich zrealizowania. Dlatego poinformuj sponsorów, w jaki sposób od strony technicznej zostaną zaprezentowani na platformie, spytaj o oczekiwania i omów kwestię zwrotu inwestycji. Na ekranie logowania oraz na własnej stronie możesz zamieścić logotypy, a na samej platformie – reklamy graficzne i sponsorowane filmy wideo firm partnerskich. Podczas konferencji warto udostępnić cyfrową teczkę,w  której się znajdą materiały informacyjne i zasoby sponsorów.

Prelegenci – wirtualne eventy i konferencje wymagają od nich większych nakładów pracy. Upewnij się, czy dobrze znają możliwości platformy i czy są przygotowani technicznie do występu. Jeśli jest to możliwe, zaangażuj się w ich przygotowania, sprawdź, czy odbyli próby przed „godziną zero”. Przygotuj mówców do występu na sytuację, w której nie ma się przed sobą publiczności. Dobrym pomysłem jest przygotowanie zarówno dla nich, jak i pozostałych uczestników spotkania filmików instruktażowych.  

Uczestnicy konferencji online – zanim opracujesz scenariusz wydarzenia, postaw się w roli jego przyszłego uczestnika. Dopilnuj, aby wszystko było dla niego jasne i proste w obsłudze, a dostęp do treści niczym niezakłócony.  

Promocja. Nawiąż współpracę z partnerami medialnymi, działającymi w twojej branży. Wraz ze sponsorami utwórzcie spójny plan działań, które pomogą w dotarciu do optymalnej grupy docelowej. Jeśli na liście gości specjalnych znajdują się znane nazwiska – specjaliści, praktycy czy ludzie powiązani z branżą rozrywkową, ich udziałem warto się pochwalić. Przekieruj zainteresowanie nimi na swoje wydarzenie oraz platformę. Dobrze zaplanuj kampanie w mediach społecznościowych, zachęć partnerów do szerszego udostępniania informacji. Promocja nie kończy się z chwilą rozpoczęcia spotkania. Relacje z niego, opatrzone unikalnymi hasztagami mogą w mediach zamieszczać również uczestnicy. W ten sposób zbudujesz markę i łatwiej przyciągniesz odbiorców przy okazji organizacji kolejnych wydarzeń.  

W programie zaznacz wyraźnie, gdzie odbywają się poszczególne dyskusje, które z nich odbywają się na żywo. Działaj sprawnie – ważne jest, aby treści takie jak prezentacje lub nagrane wystąpienia zostały przygotowane na czas już na wczesnym etapie i sprawnie udostępniane podczas spotkania. Debaty oraz sesje Q & A powinny odbywać się w czasie rzeczywistym – rola interakcji z uczestnikami są nie do przecenienia. Komunikację pomiędzy nimi, a także sponsorami i wystawcami zbuduj w mediach społecznościowych i na platformie.

W trakcie i po konferencji online

Konferencja online nie zaczyna się z momentem zalogowania na platformie, a kończy z ostatnim słowem debaty. Przygotowania do niej trwają dużo dłużej, a możliwość dostępu powinna być zapewniona również po zakończeniu sesji. Wirtualne spotkanie może być dostępne jeszcze przez kilka miesięcy, umożliwiając kontynuację komunikacji między uczestnikami oraz korzystania z zasobów. Upewnij się, czy odbiorcy wiedzą o tym, że mogą do niej wracać, podobnie jak brać udział w  najciekawszych dyskusje, prowadzonych także po zakończeniu konferencji.

Bardzo istotne będzie przygotowanie zawczasu przejrzystego harmonogramu uwieczniania i szybkiej dystrybucji materiałów pokonferencyjnych. Dzięki temu całe spotkanie może zostać nagrane i przesłane na stronę organizatora do wykorzystania w przyszłości oraz – udostępnione osobom, które zarejestrowały się później.  

Ważne słowo – ewaluacja. Zapewnij uczestnikom możliwość oceny wydarzenia, a wnioski przekaż sponsorom i wystawcom, z poszanowaniem zasad prywatności. Oceń, które rozwiązania warto zastosować przy kolejnych realizacjach, co należy udoskonalić, jakie były mocne i słabe strony konferencji online. Na tej podstawie rozważ, czy kolejne spotkanie tego typu warto przeprowadzić z formule online, czy może zdecydować się na wariant hybrydowy.

Na naszych oczach tworzy się nowa wartość – dla organizatorów eventów, ich uczestników, sponsorów i wystawców. Umiejętnie zaprojektowane wirtualne spotkanie zapewni efektywne warunki do szkoleń, zaangażuje i dostarczy niezapomnianych wrażeń jego uczestnikom. Otworzy nowe ścieżki edukacyjne, zintegruje zespół nie gorzej od eventu przygotowywanego stacjonarnie. 

Zdj. pixabay.com