Najlepsza sala konferencyjna – jak ją wybrać? (cz. 1) Lokalizacja

Na dynamicznie rozwijającym się rynku MICE oferta przestrzeni na spotkania biznesowe jest ogromna. Nowoczesne sale konferencyjne w Warszawie? A może industrialne obiekty w Łodzi lub pałacowe wnętrza w Krakowie? Zanim dokonasz wyboru, upewnij się, czy pomyślałeś o wszystkim. W pierwszej części cyklu „Najlepsza sala konferencyjna – jak ją wybrać?” dowiesz się, jak znaleźć obiekt w optymalnej lokalizacji.

Decyzja podjęta: organizujemy konferencję! Ale od czego zacząć? Wybór miejsca, w którym ma się odbyć wydarzenie, nie jest sprawą prostą. Jeśli planujemy je w lokalizacji, w której nie brakuje hoteli konferencyjnych czy ośrodków szkoleniowych, możemy mieć trudność z wyselekcjonowaniem optymalnych. Z kolei gdy w najbliższej okolicy obiektów biznesowych jest niewiele, musimy zadecydować, czy poprzestajemy na ofercie lokalnej, czy przenosimy wydarzenie dalej, łącząc je np. z wyjazdem integracyjnym.

Na samym początku poszukiwań warto uwzględnić określone kryteria, które pozwolą znaleźć najlepszą salę konferencyjną. Zacznijmy od pierwszej kwestii – gdzie? Atrakcyjna lokalizacja zachęci potencjalnych uczestników, którzy będą chcieli spotkać się w prestiżowym miejscu, zobaczyć nowoczesny obiekt lub wręcz przeciwnie – odpocząć od miasta oraz biurowców.

Stawiamy na spójność. Powiąż miejsce z tematem wydarzenia

Nie bez znaczenia jest tematyka wydarzenia. Szkolenia lub eventy, które podejmują tematy proekologiczne, warto organizować w obiektach lub ośrodkach, które aktywnie działają na rzecz środowiska, wdrażają rozwiązania, które redukują ilość produkowanych odpadów. W hotelach coraz częściej pojawiają się stacje ładowania pojazdów elektrycznych, rezygnuje się z zestawów kosmetycznych na rzecz dozowników z kosmetykami, a butelki plastikowe zostają zastąpione szklanymi. Można też pójść krok dalej, np. Hotel Arłamów jako opał wykorzystuje biomasę z drewna, wprowadza elementy energooszczędne w budynkach i instalacjach, posiada własną pasiekę i szklarnię. 

Patio w Hotelu Arłamów

Na prezentację produktów związanych z nowymi rozwiązań technologicznymi chętnie są z kolei wybierane nowoczesne budynki w większych miastach. Najlepsza sala konferencyjna w tym przypadku to taka, której profesjonalne wyposażenie umożliwi pełne pokazanie funkcji nowego produktu. Otoczenie ma się kojarzyć z nowoczesnością, udogodnieniami i funkcjonalnością. Takich miejsc nie brakuje, nowoczesny styl prezentują chociażby Crowne Plaza Warsaw – The HUB, Novotel Poznań Centrum czy Olivia Star Top w Gdańsku.

Olivia Star Top

Sale konferencyjne w centrum miasta ? Dobra lokalizacja ułatwi logistykę

Rozważając różne lokalizacje, weź pod uwagę, kim będą uczestnicy konferencji. Jeśli są mieszkańcami danego miasta, najprawdopodobniej dotrą do obiektu komunikacją miejską lub samochodem. Dobrym rozwiązaniem będzie zatem wybór sali konferencyjnej w obiekcie położonym w centrum lub w pobliżu przystanków linii miejskich.  

Położenie sali konferencyjnej blisko centrum ma niewątpliwe zalety – dotarcie do restauracji, klubów, ośrodków kultury i lokalnych atrakcji nie zajmie dużo czasu. Do częstych wad tej lokalizacji należy jednak mała liczba miejsc parkingowych i brak zielonego otoczenia, gdzie goście mogliby odpocząć w przerwie.  

Sale konferencyjne w centrum większych miast dostosowane są zarówno do dużych, jak i małych wydarzeń. Zróżnicowaną ofertą pochwalić się mogą np. Novotel Warszawa Centrum, Galaxy Hotel w Krakowie czy Hotel Vienna House Andel's Lodz. 

Novotel Warszawa Centrum

Jeśli konferencja ma mieć zasięg krajowy bądź międzynarodowy i trwać jeden, dwa dni, warto pomyśleć o obiekcie usytuowanym blisko lotniska lub dworca kolejowego. W ten sposób zaproszeni nie stracą czasu na dojazdy do miejsca konferencji, będą też mogli skorzystać z noclegu bezpośrednio w przylotniskowym hotelu. W tej kategorii można wybierać pomiędzy obiektami ekonomicznymi, z dwoma gwiazdkami (np. WAW Hotel Airport Okęcie), po luksusowe pięciogwiazdkowe hotele konferencyjne (Renaissance Warsaw Airport Hotel).

Jeśli nie centrum, to...? Wykorzystaj potencjał miejscowości

Pomyśl także o obiektach, które oferują doskonale wyposażone sale konferencyjne w dalej położonych dzielnicach. Ważne jest, aby były one dobrze skomunikowane z dworcem kolejowym i lotniskiem, a dojazd o nich z innych części miasta nie sprawiał trudności. W ten sposób można zmniejszyć koszty wynajmu sali, pokazać gościom miasto z innej strony, dać wytchnienie od śródmiejskiego zgiełku. Jest to też okazja do zaprezentowania innych atrakcji – zaproszenia grupy do udziały w grze miejskiej, na wycieczkę tematyczną lub odwiedzenia lokalnych restauracji.  

Event w przestrzeniach Centrum Praskiego Koneser (Filtracja, Butelkownia czy Laboratorium 2.0) połączyć można ze zwiedzaniem stołecznej Pragi. Wybór hotelu Golden Tulip Kraków Kazimierz na miejsce konferencji daje natomiast jej uczestnikom możliwość lepszego poznania klimatycznej dzielnicy Krakowa.

Centrum Praskie Koneser

Dużym atutem sal konferencyjnych w obiektach położonych poza centrum miasta jest często lepsza dostępność parkingu. Ma to znaczenie, jeśli planujemy kongres czy event z dużą liczbą uczestników.

Eventy i konferencje w zielonym otoczeniu

Planujesz włączyć do programu konferencji zajęcia typu team building lub aktywności na świeżym powietrzu? Duże tereny zielone i piękne otoczenie oferują obiekty położone poza granicami większych miast.

Choć dojazd do nich może zająć więcej czasu, okazja do poznania nowego miejsca oraz odpoczynku od biurowych wnętrz będzie dużą zachętą dla gości wydarzenia. Obiekty oferujące sale konferencyjne nad jeziorem, w lesie, w górach czy nad morzem są otwarte na wydarzenia przez cały rok. Czynią z tego atut, zachęcając uczestników spotkań do ponownego odwiedzenia obiektu o innej porze roku i ujrzenia go z innej perspektywy.

Wybór sali konferencyjnej, która znajduje się w obiekcie ulokowanym w lesie czy nad jeziorem, jest dobrym pomysłem dla organizatorów, szukających miejsca sprzyjającemu wyciszeniu oraz skupieniu się na meritum szkoleń. Malowniczy pejzaż za oknem relaksuje i uspokaja. Biorą to pod uwagę także projektanci hoteli. Znajdujące się w nich sale konferencyjne często są przeszklone, z pięknym widokiem na las bądź ogród. Takimi przestrzeniami pochwalić się mogą np. Hotel Pałac Mała Wieś, Hotel Warszawianka w Serocku czy Hotel Narvil Conference & Spa.

Hotel Pałac Mała Wieś

Atrakcyjne usytuowanie pozwala również na urozmaicenie scenariusza spotkania. Integracja grupy lepiej przebiegnie, gdy jej członków zachęci się do skorzystania ze stoków narciarskich, wspólnego rozegrania meczu lub rejsu po jeziorze. Dlatego warto sprawdzić, czy dany obiekt poza salami konferencyjnymi oferuje też zaplecze sportowe i teren rekreacyjny. Sobienie Królewskie Golf Country Club dysponuje Akademią Golfa, Hotel 500 Zegrze czy Havet Hotel Resort & Spa – prywatnymi plażami, z kolei Złoty Groń Resort & Spa położony jest obok górnej stacji stoku Złoty Groń.  

Najlepsza sala konferencyjna – zanim ją wybierzesz...

• Zwróć uwagę na otoczenie, dopytaj o sąsiedztwo. Event w plenerze, koncert czy firmowy piknik wiążą się z dużym natężeniem dźwięku. Dowiedz się, czy i w jakich godzinach można zorganizować wydarzenie, aby nie przeszkadzać osobom mieszkającym i pracującym w pobliżu.
• Zanim zarezerwujesz salę konferencyjną, sprawdź możliwości dojazdu do niej uczestników przybywających z różnych części miasta, kraju czy Europy. Jeśli dojazd na miejsce może sprawić trudność, dowiedz się, czy pracownicy obiektu konferencyjnego mogą pomóc w organizacji transportu dla grupy uczestników z lotniska lub dworca.
• Zapytaj o parking – ile stanowisk posiada, czy dla uczestników konferencji lub eventu jest dodatkowo płatny.
• Jeśli planujesz aktywności pokonferencyjne, spotkania integracyjne bądź zajęcia typu team building, dopytaj o możliwości wykorzystania otoczenia obiektu.

Na koniec...

...dobra rada. Nie musisz przebijać się przez gąszcz stron hoteli i obiektów konferencyjnych. Korzystając z naszej wyszukiwarki, szybko wyselekcjonujesz najlepsze sale konferencyjne w poszczególnych lokalizacjach. Wpisz nazwę miasta lub województwa, planowaną liczbę uczestników oraz datę. Zawęź wybór za pomocą dodatkowych filtrów. Wybierz otoczenie – np. góry, morze, centrum miasta. Czy obiekt ma mieć teren otwarty? Jakiego typu? Szukasz hotelu czy ośrodka? Nowoczesnej sali szkoleniowej czy pałacowych wnętrz na bankiet? W ten sposób szybko dotrzesz do najlepszej sali konferencyjnej.

Zdjęcia: pixabay (marinabridger), materiały obiektów.