W grupie siła, czyli jak dobierać zespół do realizacji eventu?

Sukces eventu lub konferencji w dużej mierze zależy od odpowiedniego doboru osób zaangażowanych w jego realizację. Jak stworzyć dream team? Doradza Magdalena Kozicka z Mea Group.

Jako Dyrektor Produkcji w Agencji Mea Group często staję przed wyzwaniem, jak efektywnie dobierać zespół przy realizacji eventu. Jak odpowiednio wybrać osoby do projektu, aby stworzyć skuteczny zespół, jak najlepiej dopasowany do realizacji, świetnie czujący się w swoim towarzystwie oraz spójny z różnorodnymi potrzebami Klienta.

Duet, trio, tercet…

Zanim jednak przejdziemy do realizacji, musimy zacząć od etapu ofertowania. To właśnie w tym momencie takie zespoły się tworzą. W zależności od wielkości agencji oraz jej struktury wewnętrznej zazwyczaj na początku pracy nad projektem powstaje duet: Producent – Kreatywny. Oni analizują brief, kontaktują się z Klientem, aby doprecyzować zapytanie i wspólnie pracują nad konceptem danego wydarzenia. Zdarzają się sytuacje, w których w tym procesie bierze udział również przedstawiciel działu New Business, który kontaktował się z Klientem i poznał go w procesie pozyskiwania briefu.

W trakcie pracy nad ofertą kreatywną na jej kolejnych etapach do zespołu zazwyczaj dołącza (w zależności od potrzeb) też Graphic Designer – będzie tworzył wizualizacje oraz zajmował się BTL-ami. W agencjach są także takie osoby jak Project Manager, specjalizujący się w rozwiązaniach multimedialno-scenograficznych. Uczestniczą oni w burzach mózgów, analizując możliwości zastosowania w praktyce proponowanych rozwiązań, pilnując przy tym budżetu.

W całym procesie nie powinno zabraknąć również Project Directora i Creative Directora. Osoby te powinny czuwać nad całością oferty oraz kontrolować na dalszym etapie status projektu oraz jego realizacji. Odpowiadają oni także za wyłapywanie ewentualnych braków w zasobach zespołu oraz zarządzają sytuacjami, kiedy pojawiają się trudności, a może nawet twórcze konflikty. Do ich zadań należy m.in. rozwiązywanie takich trudnych momentów razem z zespołem projektowym.

W zależności od rozmiaru i specyfiki projektu w danym procesie może brać udział odpowiednio większa liczba osób już nawet na etapie ofertowania, np. dwóch, trzech Project Managerów, dwóch Kreatywnych czy trzech Grafików. Takich rozwiązań wymagają eventy na dużą skalę, ze skomplikowaną logistyką oraz długoterminowe/wieloetapowe.

Duet dwóch Producentów również bardzo dobrze sprawdza się przy mniejszych realizacjach, np. z krótkim terminem realizacji lub wymagających od nas pełnej dostępności dla Klienta. W przypadku zdarzeń losowych, czy choćby urlopu zawsze jest dostępny dla Klienta wdrożony w dany temat Producent.

Zespół projektowy Mea Group (Flesz Fashion Night 2018)

Osobowość Klienta

Bardzo ważne na etapie doboru członków zespołu są ich kompetencje, doświadczenie, dopasowanie do osobowości Klienta oraz wyczucie danej branży. Znajomość branży Klienta może wynikać np. z zainteresowań danego członka zespołu, jego hobby lub pasji. Tym samym motoryzacyjny freak ucieszy się z briefu na premierę nowego modelu samochodu, a doświadczony tancerz i choreograf idealnie odnajdzie się w przygotowaniu pokazu mody. Tak bywa w idealnym świecie, a czasami po prostu decyduje o tym:

- dostępność osób zgodnie z zestawieniem projektów Agencji, - długofalowa współpraca z danym klientem przez danego Producenta/team.

Po wygraniu przetargu team ofertowy naturalnie staje się teamem produkcyjnym wydarzenia. Te osoby współpracują z Klientem na kolejnych etapach produkcji i realizacji wydarzenia. Zawsze wyłaniany jest jeden Team Lider, który spina cały projekt, jest odpowiedzialny za finalne ustalenia z Klientem i za komunikację wewnątrz zespołu. Tym Liderem jest Producent, który musi być m.in:

- multizadaniowy, - pokorny, - odporny na stres i presję czasu, - elastyczny, - kreatywny, - komunikatywny, - konkretny, - z dużym doświadczeniem.

Zaufanie to podstawa

Na ostatnim etapie produkcji eventu, czyli realizacji, do zespołu projektowego dołączają kolejne osoby, które będą na montażu oraz samej realizacji. Bardzo ważne, aby te osoby się znały, miały okazję często ze sobą współpracować. Do tego potrafiły wspierać się, ale też  samodzielnie zrealizować powierzone im zadanie. Jest to kluczowe, dlatego że ci ludzie będą przez kilka dni spędzały ze sobą niemal całą dobę w warunkach podwyższonego stresu oraz pod presją czasu. Zaufanie w naszej branży to podstawa. Świadomość, że możesz polegać na drugiej osobie daje Producentowi duży komfort psychiczny. Dodatkowo bardzo istotne jest, żeby osoby, którym zostało przydzielone konkretne zadania, miały doświadczenie z podobnymi tematami, wiedzę oraz kompetencje.

Efektywny i odpowiednio dobrany zespół to również wysoce zintegrowany team. Jego członkowie nieraz pracują ze sobą w ramach mniejszych zespołów, a więc mający za sobą wiele wspólnych realizacji. Jeśli się lubią, mają podobny styl pracy, znajduje to odzwierciedlenie w pracy przy projekcie. Kiedy dla członków agencji praca równa się pasja, Klienci to widzą i  bardzo cenią.  

Magdalena Kozicka

współpraca: Małgorzata Kaczmarska