Stój tu i się uśmiechaj – czyli hostessy na event

Obecność hostessy na prawie każdym evencie jest dzisiaj konieczna. Głównie ze względu na zadania, jakie przed nimi stoją, wyznaczone wcześniej przez klienta czy agencję.

Blondynki, brunetki, wysokie, niskie, w garniturach, w zwiewnych sukienkach – „odmian” jest wiele. Niezależnie jednak od wydarzenia, przy którym pracują, są na pierwszej linii frontu, z czego często nie zdają sobie sprawy.

Bez względu na miejsce pracy hostess (supermarket i promocja serków smakowych, gala w warszawskim teatrze), ich zadania i role są niemal identyczne. Główną rolą jest podtrzymanie wizerunku klienta (w wolnym tłumaczeniu: dobrze wyglądać) oraz informowanie (w tym rejestracja uczestników, o ile wydarzenie tego wymaga, przekazywanie informacji o programie wydarzenia, produkcie, usługach etc.). Asertywność, życzliwość oraz inteligencję hostess warto postawić przed miłą aparycją, która również jest ważna, aczkolwiek nie zawsze skuteczna. Idealna hostessa to taka, która wie, o czym ma informować, wie, w jaki sposób ma to zrobić, a w razie problemów umie szybko i skutecznie zareagować. Miła aparycja, oczywiście – ważna – ale nie jest najważniejsza!

Wizerunek hostess (wygląd) stanowi jeden z „problemów”, z jakimi może spotkać się agencja. Często dziewczyny zamieszczają lub przesyłają swoje zdjęcia z sesji fotograficznych, na których są wystylizowane, umalowane i odpowiednio ubrane. Może zdarzyć się sytuacja, że klient zażyczy sobie na evencie tylko brunetki, a zatrudniając hostessę „ze zdjęcia”, możemy nie mieć informacji, że właśnie przefarbowała włosy na blond. I mamy problem. Aby tego uniknąć, warto spotkać się z nimi wcześniej i upewnić, jak wyglądają aktualnie. Kolejnym elementem jest strój, w jaki hostessy będą ubrane podczas eventu. W większości przypadków stroje, zgodne ze stylistyką wydarzenia, zapewnia agencja, jednak zdarzają się sytuacje, że hostessy w ramach swojego wynagrodzenia mają zapewnić sobie strój (np. biała koszula, czarne koktajlowe spodnie). Pamiętajmy jednak, że koszula koszuli nierówna i ich fason, krój mogą się od siebie diametralnie różnić. I znów kolejny problem. W przypadku, gdy agencja dysponuje budżetem na stylizację hostess, warto się zastanowić nad zatrudnieniem stylisty fryzur oraz make-upistki.

Z ramienia agencji powinna zostać wyznaczona minimum jedna osoba – koordynator/ supervisor, odpowiedzialny za kontakt z hostessami. Wyznaczenie takiej osoby ułatwi pracę hostessom – będą one komunikowały się z jedną osobą, która z kolei będzie miała pod kontrolą cały zespół. Pierwszym zadaniem koordynatora jest wypisanie wszystkich zadań, jakie stoją przed hostessami. Taki spis powinien pojawić się, zanim zaczniemy szukać hostess na event. Jasno sprecyzowane zadania pozwolą hostessom na wcześniejsze zapoznanie się z nimi, wpisanie ich do umowy (o ile agencja zamierza taką podpisać z hostessą, bo agencje nie zawsze się na to decydują). Tworząc spis zadań, warto wypisać rzeczy, które dla nas są „oczywiste”. Załóżmy, że ktoś może nie wiedzieć, że nie powinien opuszczać swojego stanowiska pracy bez poinformowania o tym koordynatora... Omówienie wszystkich zadań powinno stanowić pierwszy punkt spotkania przed eventem, a więc: ODPRAWA.

Nieomówienie obowiązków i zadań, jakie stoją przed hostessami, może prowadzić do katastrofy. Warto tak ułożyć plan przed eventem, aby znaleźć dla nich chwilę czasu i omówić wszystko od początku do końca, włączając w to detale. Są event managerowie, odbywający spotkanie briefujące kilka dni przed eventem. Rozwiązanie – słuszne i jak najbardziej przydatne (możemy upewnić się wcześniej, jak wyglądają dziewczyny, które będą dla nas pracować). Co to za wydarzenie, dla kogo, kim jest klient (jaka branża), kim są zaproszeni goście – to tylko kilka pytań, na które hostessy muszą znać odpowiedź. Jeśli obiekt, w którym organizowany jest event, jest miejscem, którego hostessy nie znają, warto pokazać im lokalizację (Ba! Nawet jeśli znają, warto, aby poznały miejsce na nowo!). Podczas odprawy ważne jest również omówienie zasad współpracy, m.in. opuszczanie miejsca pracy po wcześniejszym poinformowaniu koordynatora oraz zostawienie zastępstwa. Podsumowując, celami odprawy są zatem:

Hostessy stoją na pierwszej linii frontu – witają gości, w tym często klienta, odpowiedzialne są za udzielanie informacji. Najważniejsze, aby sposób, w jaki to robią, był wcześniej uzgodniony z supervisorem oraz klientem. Co mają mówić i jak, o czym informować – przekazanie tych informacji leży w gestii supervisora. Każdemu zdarza się czegoś nie wiedzieć, również hostessom. Ważne, aby uczulić je na niemówienie słowa „nie wiem”, które działa na klienta/gości jak czerwona płachta na byka. Zamiast „Nie mam pojęcia o tym, że miał Pan spać w innym pokoju”, warto powiedzieć: „Gdybym mogła prosić Pana o chwilę cierpliwości, zaraz sprawdzę tę informację i Pana poinformuję”. Klient i goście muszą mieć wrażenie, że hostessy wiedzą wszystko!

Zatrudniając hostessy na event, należy pamiętać o kilku kwestiach, które muszą zostać sprawdzone wcześniej, aby być pewnym, że wybrane hostessy spełnią się podczas wydarzenia i będą pomocą, a nie problemem:

Siła hostess tkwi w supervisorze, który je odpowiednio przygotuje do pracy. Przekazanie im niezbędnych informacji sprawi, że zespół pracujący ze strony agencji podczas eventu powiększy się o nowych współpracowników, a nie podwykonawców.  

Autor: Marta Jesionowska