Przemyślana aranżacja sali konferencyjnej – jak zaprojektować idealne miejsce na spotkania?

Odpowiednia aranżacja sal konferencyjnych ma spory wpływ na efektywność spotkań biznesowych czy też poziom komfortu uczestników różnych wydarzeń. Co więcej, dobrze zaprojektowane wnętrze sprzyja komunikacji i interakcji – oto kilka porad dotyczących projektowania sali konferencyjnej.

Dlaczego aranżacja sali konferencyjnej jest tak ważna?

Sala konferencyjna to kluczowa część każdego dużego biura, jak również innych przestrzeni dla firm. Jest to miejsce, w którym odbywają się ważne spotkania firmowe, prezentacje, szkolenia czy negocjacje. Dlatego zasady aranżacji sali konferencyjnej powinny wspierać wszystkie te działania. Dodatkowo sama przestrzeń musi być funkcjonalna, estetyczna i odpowiednio dostosowana do liczby uczestników. W przeciwnym wypadku można natknąć się na problemy z komunikacją, zaangażowaniem czy ogólną efektywnością spotkań.

Równie ważne jest dopasowanie konfiguracji sali do charakteru wydarzenia: przykładowo do prezentacji sprawdzi się inny układ niż np. na imprezę firmową.

Sala konferencyjna – aranżacja małych i dużych pomieszczeń

Jednym z najważniejszych czynników przy aranżacji sali jest uwzględnienie wielkości pomieszczenia. W małych przestrzeniach kluczowe będzie maksymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni, przy jednoczesnym zachowaniu komfortu. Duże sale konferencyjne zapewniają za to nieco więcej swobody – należy jednak pamiętać przy tym o efektywnym zarządzaniu ruchem i zachowaniu widoczności dla wszystkich uczestników. Aby sala konferencyjna mogła spełnić swoje zadanie, należy zwrócić uwagę zwłaszcza na ustawienie krzeseł.

Pomysły na ustawienie krzeseł

Konfiguracja krzeseł i stołów ma ogromne znaczenie dla zachowania komfortu i widoczności dla każdego uczestnika. Na tym polu można wyróżnić kilka popularnych schematów, przystosowanych do zastosowania w określonych scenariuszach. Jest to kwestia równie ważna, jak odpowiednia przestrzeń do spotkań. Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane konfiguracje pomieszczenia, które sprawdzą się m.in. podczas kursów, konferencji czy spotkań z partnerami biznesowymi.

• Kinowe (teatralne) – rzędy krzeseł są ustawione naprzeciwko sceny lub mówcy, dzięki czemu wszyscy goście mogą cieszyć się dobrą widocznością. Pierwszy rząd siedzeń powinien znajdować się co najmniej 1,8 m od sceny, a przejścia powinny wynosić 1,5–1,8 m. Jest to opcja polecana w przypadku spotkań informacyjnych, występów, pokazów, wręczeń nagród czy wykładów z pasywną rolą uczestników – możliwości interakcji są jednak w tym przypadku mocno ograniczone.
• Klasowe – mowa o ustawieniu stolików z krzesłami z jednej strony, również naprzeciwko mówcy. Każdy z gości powinien mieć do dyspozycji ławkę lub stół, co będzie sprzyjać sporządzaniu notatek i korzystaniu z przestrzeni roboczej. Również tutaj interakcja jest dość niewielka.
• W podkowę – tak urządzona sala konferencyjna znacznie bardziej sprzyja dyskusjom między uczestnikami i prowadzącymi. Stoły są ustawione w kształt litery U, zapewniając dużo miejsca do pracy i widoczność wszystkich gości. Jest to opcja zalecana do warsztatów i szkoleń, ale sprawdza się głównie w przypadku grup do ok. 25 osób.
• Konferencyjne – tzw. boardroom, czyli stół konferencyjny (stół prostokątny lub owalny) z ustawionymi wokół niego krzesłami. Zalety takiego rozwiązania są podobne jak w przypadku konfiguracji w podkowę, ale dochodzi do tego także wygodny dostęp do przestrzeni roboczej. Nowoczesne sale konferencyjne w biurach są często projektowane właśnie w ten sposób.
• Bankietowe, kabaretowe i koktajlowe – taki układ sali konferencyjnej opiera się na wykorzystaniu kilku stołów (przeważnie okrągłych), przy których może znaleźć się do kilku lub kilkunastu osób. Wspomniane aranżacje będą odpowiednie na wydarzenia integracyjne, bankiety i przyjęcia biznesowe.

Jakie ustawienie sali wybrać, by osiągnąć zamierzony efekt?

Nowoczesna sala konferencyjna może być urządzona na wiele różnych sposobów. Najważniejszą kwestią jest dostosowanie układu do charakteru spotkania i potrzeb gości – dzięki temu będzie można w pełni wykorzystać stół konferencyjny, krzesła i całą salę konferencyjną.

Przy wyborze trzeba w szczególności zwrócić uwagę na wymagania dotyczące interakcji. Współpraca między uczestnikami przebiega znacznie sprawniej w przypadku podkowy i boardroomu, za to ustawienie teatralne (dla dużych grup) i klasowe (dla małych grup) to odpowiednia opcja, gdy priorytetem jest interakcja prelegent–uczestnicy.

Jak urządzić salę konferencyjną? Dodatkowe wskazówki

Sam układ krzeseł to jeszcze nie wszystko. Oprócz tego należy pamiętać o kwestiach takich jak: odpowiednie oświetlenie, komfort akustyczny, dostęp światła dziennego, wystrój sali konferencyjnej, wybór mebli i ich jakość. Warto zadbać o stonowane kolory, wygodne krzesła i dobre oświetlenie, co pozwoli zapewnić komfortową pracę. Do tego dochodzą kwestie związane z funkcjonalnością obiektu. Trzymając się naszych wskazówek, można zadbać o wysoką produktywność w każdym biurze i możliwość pracy w koncentracji i skupieniu.

Zdj. pexels