Profesjonalny Organizator Konferencji - czy warto go zatrudnić ?

Wiele osób, które organizują konferencje, na co dzień zajmuje się czymś zupełnie innym. Są urzędnikami, sekretarkami, HR-owcami, PR-owcami, a nie profesjonalistami w tej wąskiej specjalności. Dla takich osób organizacja spotkań okazuje się często dużym wyzwaniem. Niedoświadczony organizator, nieznane miejsce i niesprawdzeni podwykonawcy – to w najlepszym wypadku duże ryzyko i stres, a w najgorszym – klapa i utrata reputacji. Z drugiej strony wynajęcie profesjonalisty też wiąże się wyzwaniami. Trzeba poświęcić czas na zaproszenie najlepszych firm, a później zorganizować przetarg lub konkurs ofert. Przeglądając czasem dokumenty przetargowe na konferencje mam wrażenie, że łatwiej jest je organizować, niż przygotować zgodne z prawem SIWZ. Istnieje też ryzyko, że wybierzemy nieodpowiednią firmę i poniesiemy koszty czegoś, co być może moglibyśmy zrobić sami, szybciej, taniej i lepiej.

Kiedy więc powinniśmy zatrudnić profesjonalnego organizatora konferencji (PCO) lub agencję eventową?

1. Kiedy konferencja jest nietypowa lub duża, ważna i prestiżowa

Organizacja konferencji często sprowadza się tylko do rezerwacji hotelu, sali konferencyjnej i przygotowania przerw kawowych. Zdając się na sieciowy hotel konferencyjny wysokiej klasy możemy to zrobić sami bez większego ryzyka. Jednak przy dużych lub nietypowych projektach to już cała produkcja, której elementami są np. przygotowanie scenariusza, scenografii, opracowanie od strony technicznej materiałów konferencyjnych itp. Chociaż hotelarze zazwyczaj zapewniają, że sami potrafią obsłużyć imprezę, to bardzo często nie mają do tego wykwalifikowanych ludzi, a przede wszystkim brak im zrozumienia potrzeb klienta biznesowego. Jeśli nie macie doświadczenia w tych sprawach, powierzając organizację konferencji niezależnym profesjonalistom, macie pewność, że spotkanie okaże się sukcesem i nie będzie żadnych zgrzytów. 

2. Kiedy nie macie w tym zakresie wiedzy i doświadczenia

Meeting management to samodzielna dziedzina wiedzy, która ma swoje media, publikacje, stowarzyszenia i konferencje branżowe. Profesjonalni organizatorzy są na bieżąco z najnowszymi rozwiązaniami i trendami w branży, znają specjalistów, rozwiązania scenograficzne czy odpowiednie sposoby spędzania czasu wolnego dla wszystkich grup demograficznych. Jeśli zaangażujecie PCO, możecie mieć pewność, że uczestnicy spędzą czas na konferencji z przyjemnością i efektywnie, a dodatkowe atrakcje, które dla nich przygotujecie – będą wspominać jeszcze długo po zakończeniu imprezy.

3. Kiedy macie wiedzę i doświadczenie, ale nie macie czasu

Ktoś, kto ma wiedzę i doświadczenie w organizacji spotkań zdaje sobie sprawę, że zatrudnienie profesjonalistów to ogromna oszczędność czasu. Zawodowy organizator konferencji, znając preferencje zleceniodawcy oraz budżet wydarzenia, dopnie wszystko na ostatni guzik, bez angażowania klienta – poza akceptacją strategicznych decyzji, takich jak np. lokalizacja samej konferencji. Czas ma szczególnie duże znaczenie, gdy konferencja ma być zorganizowana w innym mieście lub na drugim końcu Polski. Nawet w dobie Internetu pewnych spraw trzeba dopilnować na miejscu – i tym właśnie zajmuje się w imieniu klienta organizator konferencji lub DMC (destination management company).

4. Kiedy macie wiedzę i czas, ale możecie wykorzystać go w lepszy sposób

Merytoryczne przygotowanie konferencji to ogromne wyzwanie. Po co więc marnować cenny czas na wyszukiwanie i porównywanie ofert wynajmu sal konferencyjnych, miejsc noclegowych, usług firm oferujących nagłośnienie czy tłumaczenia symultaniczne?

Nawet, jeśli macie wiedzę i doświadczenie warto zastanowić się, czy nie lepiej poczuć się jak prawdziwy gospodarz i poświęcić swój czas na kwestie programowe, pozostawiając resztę profesjonalnemu organizatorowi konferencji. Podczas samej konferencji witać gości, zamiast np. wyjaśniać z technikami kwestie nagłośnienia sali czy pilnować dystrybucji dostarczonych w ostatniej chwili materiałów konferencyjnych.

5. Kiedy chcecie uniknąć stresu

Organizacja konferencji wiąże się z dużym stresem nawet dla doświadczonego organizatora. Konferencje odbywają się najczęściej w obcym miejscu i są uzależnione od wielu podwykonawców. Przed spotkaniem nie ma czasu na próby i zgranie zespołu złożonego nawet z kilkuset osób, zatrudnionych w kilkunastu firmach. W pośpiechu i natłoku spraw łatwo można zapomnieć o jakimś kluczowym szczególe i ta świadomość spędzi Wam sen z powiek tuż przed imprezą. Stres w dniu rozpoczęcia eventu może się niebezpiecznie kumulować ze względu na dużą liczbę spraw i wydarzeń, i przełożyć się na relacje z uczestnikami. Zwłaszcza, jeśli np. niektórzy goście okażą się roszczeniowi (w sprawie zakwaterowania, cateringu itp.), dostawca kanapek koktajlowych – spóźni się o kwadrans, a mikrofon prelegenta – zacznie buczeć. Gdy zatrudnimy organizatora konferencji, to on będzie musiał rozwiązać wszystkie te mniejsze lub większe problemy. PCO weźmie na siebie ciężar przyjmowania ewentualnych skarg. Klienci, którzy już skorzystali z takich usług mówią jednym głosem, że pozwoliło im to zredukować do minimum poziom stresu, który zawsze towarzyszy spotkaniom.

6. Kiedy chcecie uniknąć błędów popełnionych przez innych

Profesjonalni organizatorzy konferencji mają wielu klientów z różnych branż. Próbowali już wszystkiego i wielokrotnie się sparzyli. Jeśli są naprawdę dobrzy, możecie przypuszczać, że popełniali w przeszłości wiele błędów, bo przecież na błędach się człowiek najlepiej uczy. Gdy nie macie ochoty testować wszystkiego na sobie i swoich klientach, rozważcie zatrudnienie PCO.

7. Kiedy chcecie skorzystać z kreatywnych pomysłów

Jeśli konferencja ma, oprócz sprawnego przebiegu, wywołać „efekt wow” i  zostawić niezatarte wrażenia, warto skorzystać z pomocy kogoś, kto spojrzy na Waszą firmę czy grupę z dystansu. W branży eventowej pracują młodzi pełni energii i pomysłów ludzie, obeznani w najnowszych trendach. Potrafią zaskoczyć czymś, co nigdy nie przyszłoby Wam do głowy.

8. Kiedy chcecie zaoszczędzić

Choć organizator konferencji za swoją pracę pobiera wynagrodzenie, jego zatrudnienie może przynieść oszczędności. Jak to możliwe? Organizatorzy konferencji są dla hoteli, centrów kongresowych i firm technicznych klientami strategicznymi. Jako stali klienci otrzymują specjalne stawki, lepsze warunki warunki płatności lub anulacji. Wy zorganizujecie w hotelu jedną konferencję rocznie, a PCO już za tydzień przywiezie tam nową grupę. Hotelarze i podwykonawcy o tym wiedzą. To powoduje, że ceny bywają niższe nawet o jedną trzecią. Im budżet konferencji większy, a sama konferencja bardziej znacząca – tym oszczędności będą wyższe. 

Autor: Michał Stradomski

zdj. International Information Program (IIP) / Foter / CC BY-ND