Nowe technologie dla organizatorów eventów, spotkań i konferencji

Organizacja spotkania biznesowego, targów czy konferen­cji zawsze jest dużym wyzwaniem. W rozwiązywaniu pro­blemów pomagają komputerowe systemy administrowania imprez, bezprzewodowe systemy głosowań oraz transmisje on-line.

Systemy te nie tylko pomagają „usprawnić” obsłu­gę gości, ale również dostarczają wiedzy potrzebnej or­ganizatorom eventów co do preferencji uczestników spo­tkań, umożliwiają wypowiedzenie własnej opinii gościom oraz rozszerzają krąg uczestników wydarzenia o wszyst­kie osoby, które nie mogły dotrzeć na miejsce spotkania.

Rejestracja skanerem

Gdy mamy do czynienia z większą grupą osób, zdarza się, że sama rejestracja napotyka na szereg problemów tj. przeszukiwanie se­tek, a nawet tysięcy linijek list z zaproszonymi gośćmi i wycze­kiwanie na odnalezienie nazwiska na liście. Poza tym rejestracja dużej liczby gości wymaga zatrudnienia sztabu ludzi, którzy się tylko tym zajmują. Można tego uniknąć, powierzając rejestrację firmie zewnętrznej dysponującej tego typu oprogramowaniem.

System, które obsługuje firma Guest-Control, jest usługą, dzięki któremu organizator imprezy może odpowiednio wcześniej za­planować różne aspekty związane z zaproszeniem i zarządzaniem swoich gości. Przykładem zastosowania oprogramowania Guest Control może być rejestracja uczestników prezentacji Infoscreenów firmy Ströer. Niespełna 300 osób przybyłych na to wydarze­nie chciało jak najszybciej przedostać się przez bramkę wejścio­wą prowadzącą na peron stacji metra. Rejestracja gości trwała kilkanaście minut, ale tylko z powodu strajku poczty i koniecz­ności wydrukowania na miejscu duplikatów kart wejściowych z kodem kreskowym. Ok. 10 sekund zajęło „zeskanowanie” jedne­go gościa na stacji metra, a niecałą minutę wydrukowanie nowej karty dla zapominalskich lub dla tych, którzy z różnych powodów jej nie otrzymali. Na każdej „wejściówce” w kształcie karty kre­dytowej widniał spersonalizowany kod kreskowy rozszyfrowy­wany czytnikiem podobnym do tego, który jest stosowany przy kasach w supermarketach. Ponowna rejestracja gości w mod­nym klubie była tylko formalnością – brakujące karty wydru­kowano na stacji metra. Ponieważ w obydwu miejscach brako­wało dostępu do Internetu Guest-Control pracował w systemie off-line. Serwery ze wszystkimi danymi przygotowane były od­powiednio wcześniej i przetransportowane w obydwa miejsca.

Zaproszenie również sms-em

Przykład ten wskazuje na to, że aby rejestracja przebiegała szybko, ważne jest błyskawiczne wpuszczanie gości dzięki za­stosowaniu na miejscu skanerów czytających indywidualne kody cyfrowe z karty plastikowej. Nie zawsze musi to być kar­ta. Czasem uczestnicy wydarzenia otrzymują sms graficzny lub mms, który pełni podobną rolę. Na tej podstawie uczestnik jest wpuszczany na imprezę lub na poszczególnej jej części. Może to być również szybki check-in poprzez podanie nazwiska.

Aby to jednak było możliwe, w początkowej fazie projektu ad­ministrator systemu musi otrzymać listę uczestników wyda­rzenia. Wówczas tworzy podstronę do rejestracji on-line osób zaproszonych i potencjalnie zainteresowanych np. dzien­nikarzy. Niekiedy organizatorzy imprez chcą, aby uczestni­ków podzielić na kategorie gości: uczestnicy, VIP-y, prasa lub personel. Pozwala to np. VIP-om, dzięki indywidualnym kodom, na dostęp do dodatkowych pomieszczeń, w któ­rych nie pojawią się osoby nieuwzględnione w programie.

Komputerowe Systemy rejestracji rozwijają się wraz z zapo­trzebowaniem klientów i ich nowymi wymaganiami. Obecnie możliwa jest już rejestracja gości czytnikami wielkości telefonu komórkowego, które nie wymagają ani prądu, ani zasięgu Internetu, jedynie danej sieci telefonii komórkowej. Ale nawet gdyby sieci chwilowo czy na danym terenie nie było, to i tak dane są zapisywane i można je później odczytać.

Zarządzanie gośćmi i raporty

Komputerowy system nie tylko rozwiązuje problem rejestracji. Operator programu, na życzenie organizatora, od samego po­czątku przygotuje listy gości, wykreśli zdublowane nazwiska oraz wyśle zaproszenia. Strona w Internecie przygotowana spe­cjalnie na event albo odpowiedni moduł zintegrowany ze stroną internetową organizatora umożliwi także zarezerwowanie miej­sca noclegowego, pociągu lub samolotu, a nawet wskazanie pre­ferencji posiłków.

- Zaczynamy od indywidualnie opracowanego systemu dla przy­jęcia czy konferencji. Dotyczy on komunikowania się z gośćmi or­ganizatora oraz informacji o nich od A do Z: bloki terminowe, za­proszenia, odpowiedzi faksem, programy, karty wstępu, dojazd, zakwaterowanie, przewóz, układ stołów i osób przy stołach, kontro­la przy wejściu – tłumaczy Halina Błażyńska, dyrektor zarządzają­cy Guest Control. – Oczywiście potwierdzenia są w dalszym ciągu możliwe w sposób tradycyjny faksem lub listownie. Te odpowiedzi są automatycznie rejestrowane w systemie Guest-Control, a orga­nizator o każdej porze może online sprawdzić, kto już potwierdził swoje przybycie, kto przyjedzie z partnerką lub też kto przy konfe­rencjach odpłatnych już uregulował swoją należność. Na życzenie klienta firma Guest-Control instaluje linię Hotline, gdzie wszystkie niestandartowe zgłoszenia lub odmowy mogą być rejestrowane – dodaje Halina Błażyńska.

Po zakończeniu wydarzenia operator systemu dostarcza – na ży­czenie – raport z procesu zarządzania gośćmi, który posłuży anali­zie całego spotkania. Taki raport może zawierać dane we wszyst­kich dowolnych konfiguracjach zapisanych w systemie. Np. dokładną listę obecności (z godziną, minutą i sekundami wejścia i wyjścia). Wyliczyć, jaki procent osób z każdej kategorii zaproszo­nych uczestniczył w imprezie, a w przypadku targów: ilościowo lub procentowo – z jakiej branży najwięcej było osób odwiedza­jących oraz obłożenie pierwszego, drugiego czy kolejnego dnia targów. Przed realizacją imprezy organizator może sobie wydru­kować listę już potwierdzonych zaproszeń, listę odmowy, listę chętnych do korzystania z hotelu, listę do odbioru gości z lotni­ska z datami i godzinami przylotów itp. To w znacznym stopniu pomaga mu „ogarnąć” imprezę, zaplanować catering czy hotel.

System Guest-Control obejmuje ponadto rejestrację danych i zarządzanie nimi łącznie z indywidualnymi potrzebami klien­ta. Usługa uwzględnia również planowanie powierzchni oraz zakwaterowanie na długo przed terminem przyjęcia. Oznacza to ciągłą aktualizację i każdorazowo wgląd w aktualny status pro­jektu. Kontrola i raportowanie są prowadzone równocześnie.

W praktyce

Czas potrzebny na instalację systemu zależy od jego złożono­ści i terminowego przygotowania wszystkich założeń, tekstów i layout zaproszeń mailingowych czy też strony rejestracji on-line. Trwa to zwykle minimum tydzień, a wraz z rosnącymi wymaga­niami i tym samym dodatkowymi aplikacjami, np. zarządzanie kontyngentem hotelowym czy zarządzanie płatnościami – termin realizacji może trwać nawet do miesiąca. Ze zrozumiałych wzglę­dów usługa kierowana jest do organizatorów imprez i konferen­cji powyżej 100 osób. Przy czym, czasami złożoność konferencji dla 100 osób (zarządzanie pokojami hotelowymi, dieta, organizacja podróży, inne programy i długość pobytu na konferencji) wymagać może więcej czasu niż prosty event z ilością 300 osób.

Niekiedy system warto wypróbować, nawet kiedy jest niewielka konferencja, ale organizator chce mieć dokładne li­sty obecności uczestników na wykładach przez wszystkie dni.

Możliwości, jakie dają komputerowe systemy rejestrujące, doceniają organizatorzy targów oraz właściciele hal wystawienniczych np. Warszawskie Centrum Expo XXI. Wystawcy zdają sobie sprawę, że podstawą do zorganizowania udanych targów oraz imprez promocyjnych jest posiadanie dobrej i dopasowanej do danej branży bazy danych dla działu sprzedaży, jak też bazy zwiedzających, potencjalnych klientów, którzy stanowią dla wystawców główny powód uczestnictwa w targach. Targi są więc doskonalą okazją do zbudowania, za pomocą rejestracji zwiedzających, takiej bazy potencjalnych klientów. Ułatwia to organizację kolejnych edycji danego wydarzenia. Rejestracja zwiedzających to także dobra okazja na poznanie trendów na rynku w danej branży.

Autor: Jacek Prokopiuk