Wybierasz aplikację lub platformę eventową? Uniknij najczęstszych błędów

Wybór odpowiedniej aplikacji lub platformy nie powinien znaleźć się na końcu listy spraw organizatora eventów. Ilona Leoniewska, CRO w software house Escola S.A., wskazuje, na jakie trudności przy podejmowaniu decyzji o odpowiednim narzędziu mogą natrafiać event managerowie. A co najważniejsze - jak ich uniknąć.

Pandemia wymusiła na event managerach, plannerach, organizatorach różnych wydarzeń zmianę, przenosząc je w świat online. Temat wyboru odpowiedniego narzędzia stał się bardzo ważny. Wiadomo, że nie myli się ten, kto nic nie robi, ale dzięki temu artykułowi liczę, że będziesz mylił się rzadziej! :) Bez zbędnej zwłoki - zaczynajmy przegląd najczęściej popełnianych błędów.

Do wydarzenia został tydzień, czas wybrać aplikację!

To zdecydowanie nie czas! Jednym z najważniejszych błędów, jakie popełniają organizatorzy eventów, jest zbyt później zajęcie się tematem wyboru aplikacji czy platformy eventowej. Na podstawie dotychczasowego doświadczenia współpracy z organizatorami (od 2015 roku) zauważyłam, że problem ten dotyka w większości agencji eventowych, zajmujących się organizacją np. wydarzeń dla swoich klientów.

Dlaczego ważne jest, aby wybór narzędzia nie był ostatnim punktem checklisty event managera? Oto kilka powodów:

1. Dostawca narzędzia najpewniej zdąży z uruchomieniem aplikacji/platformy, ale Ty jako organizator nie będziesz miał czasu na skuteczne zaplanowanie jej wykorzystania. Efekt będzie taki, że zamiast pomocy, aplikacja stanie się kulą u nogi i dodatkowym obowiązkiem.

2. Zamykasz sobie szansę na skuteczne wykorzystanie narzędzia. Uczestnicy nie zostaną o niej poinformowani, nie będą mogli zaplanować sobie wcześniej wizyty, nie będą wiedzieli, po co właściwie otrzymują do niej dostęp. Innymi słowy - zapanuje chaos informacyjny w miejsce porządku, jaki miała aplikacja wprowadzić.

3. Nie zdążysz zbudować społeczności w aplikacji. Uczestnicy, mając kilka dni (a nawet godzin) na rejestrację i zapoznanie się z narzędziem, najpewniej zrezygnują z tego lub wykorzystają raptem kilka procent jej możliwości.

To tylko czubek góry lodowej, bo decydując się na wybór narzędzia zbyt późno, dokładasz sobie bardzo dużą ilość stresu: czy wykonawca zdąży, czy wszyscy dostaną e-maila z powiadomieniem aplikacji, czy wszystkie dane zostały wprowadzone? Brzmi znajomo?

Rozwiązanie?

Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z aplikacji czy platformy eventowej na swojej konferencji lub innym wydarzeniu, zacznij co najmniej 3-5 tygodni przed startem. Dzięki temu:

• zaplanujesz dokładnie komunikację z użytkownikami (w tym mailingi, powiadomienia push)
• pozwolisz uczestnikom na zaplanowanie własnej wizyty w czasie wydarzenia (ulubione punkty programu, ulubieni prelegenci, aktywności czy stoiska do odwiedzenia)
• oszczędzisz czas, koszt i stres związany z materiałami drukowanymi, które mogą być zastąpione aplikacją
• uzyskasz lepszą wiedzę na temat uczestników Twojego wydarzenia: które prelekcje były najpopularniejsze, co było najchętniej odwiedzane itd.

Łączenie papieru i online

Paradoksalnie ten punkt łączy się z poprzednim. Założę się, że każdy dostawca usług takich jak aplikacja czy platforma eventowa dostał kiedyś zapytanie w stylu: “Potrzebujemy pilnie aplikacji, bo za 2 dni materiały idą do druku i musimy wpisać tam link/nazwę aplikacji/jak pobrać itd.”. W tym przypadku jako organizatorzy ryzykujemy podwójnie:

• drukujemy materiały, które mogą zawierać błąd (link przecież może się zmienić, App Store wymusi zmianę nazwy aplikacji, bo będzie zawierała niedozwolony znak lub będzie za długa itp.);
• uzależniamy przygotowanie aplikacji od materiału drukowanego (papieru już nie da się zaktualizować, jeżeli zajdzie jakaś zmiana, a o taką przecież nietrudno w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu eventowym). W takiej sytuacji, pod presją czasu możemy wybrać dostawcę, który nie odpowiada na nasze potrzeby i na dalszym etapie mogą pojawić się problemy w innym miejscu.

W sytuacji gdy zdecydujemy się wykorzystać aplikację lub platformę online do naszego wydarzenia, starajmy się drukować i wysyłać fizycznie jak najmniej. Z jednej strony pozytywnie wpłynie to na środowisko, a z drugiej nam, organizatorom wydarzeń, spadnie jeden problem z głowy.

Wybieramy aplikację eventową…

… ale jeszcze nie wiemy, co chcemy osiągnąć

Wielu organizatorów wydarzeń przy wyborze aplikacji najpierw decyduje się na dostawcę (biorąc jako kryterium np. cenę), a potem tworzy plan (najczęściej już bez konsultacji z dostawcą, czy dane funkcjonalności są możliwe do zaimplementowania). Branża eventowa działa najczęściej w dość napiętym harmonogramie, stąd taka kwestia jak dobór i praca nad funkcjonalnościami może się okazać potencjalnym problemem.
    
W takiej sytuacji najłatwiej zastosować pewien bardzo prosty schemat działania, który zminimalizuje ryzyko wystąpienia problemu później:

a) wersja A schematu: jeżeli musimy szybko wybrać aplikację, ale chcielibyśmy na wydarzeniu osiągnąć efekt wow z różnymi formami aktywności uczestników w aplikacji, to nie decydujmy się na rozwiązanie tanie, bez najmniejszej możliwości personalizacji i podstawowymi funkcjami takimi jak agenda, prelegenci czy ankieta.

b) wersja B schematu: jeżeli wiemy, że wydarzenie będzie ograniczało się do podstawowych aktywności, to nie strzelajmy do przysłowiowego wróbla z armaty i szukajmy bardziej ekonomicznych rozwiązań, których zadaniem będzie wyświetlenie określonego typu danych.

… i wiemy, co chcemy osiągnąć

Organizatorzy wydarzeń, którzy stworzyli drobiazgowy plan wydarzenia z zaplanowanymi aktywnościami, mają w głowie także to, jakich elementów aplikacji lub platformy potrzebują. To jest bardzo dobry punkt wyjścia, gdyż w takiej sytuacji rozmowa z dostawcą narzędzia odbywa się, opierając się na konkretach. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że proces jest jak najbardziej w porządku, natomiast nie zapominajmy, że podobne rozwiązania są tzw. produktami pudełkowymi.

Większość oczywiście ma znamiona narzędzia dedykowanego, w którym można edytować wygląd aplikacji czy wybrać indywidualny zestaw funkcjonalności. Dochodząc jednak do pewnego punktu, odbijemy się od ściany i usłyszymy: „tak, to jest możliwe, ale musielibyśmy to dorobić, co będzie wiązało się z dodatkowym kosztem i zajmie więcej czasu”.

I tak docieramy do istoty tego błędu: jeśli organizator ma już wszystko potwierdzone, wyryte w kamieniu i niezmienialne, to znalezienie dostawcy, który spełni 100% stosunkowo wysokich i bardzo sprecyzowanych wymagań może okazać się trudne (i naturalnie kosztowne).

Podsumowanie

Wielu błędów w procesie wyboru aplikacji można uniknąć, odpowiednio wcześnie zabierając się za poszukiwania. W części przypadków można posiłkować się takimi narzędziami jak np. appsumo.com, gdzie wpisując frazę “events” możemy znaleźć szereg aplikacji, z których możemy wybrać tę, która najbardziej nam odpowiada.

Ważne jest, aby event manager pamiętał, że dostępne rozwiązania na rynku oferują szereg narzędzi, ale nie są w 100% rozwiązaniami dedykowanymi. Dlatego zanim przystąpimy do potwierdzania zestawu funkcjonalności i aktywności z naszymi klientami - skonsultujmy się także z dostawcami aplikacji i platform eventowych, bo to często źródło ciekawych pomysłów.

Zdj. pixabay.com

Zachęcamy również do wysłuchania podcastów Ilony Leoniewskiej "Meetinga Technologie i eventy" na Spotify.