Konferencja - czym jest, a czym nie jest?

Czy wiesz, jaka jest definicja konferencji? Czym się różni od kongresu czy szkolenia? Czy konferencję można nazywać zawsze eventem? Wyjaśniamy wątpliwości, czym jest, a czym nie jest konferencja.

Niemal w każdej branży organizowane są konferencje, spotkania biznesowe, szkolenia i można znaleźć wiele informacji dotyczących tego, jak je zorganizować i jak powinny przebiegać. Czy wiesz jednak, jaka jest definicja konferencji i czym ona jest w istocie? I czym różni się konferencja od eventu, kongresu lub workshopu?

Jaka jest definicja konferencji?

Słownik języka polskiego definiuje ją jako spotkanie przedstawicieli jakichś instytucji lub organizacji w celu omówienia określonych zagadnień. Oznacza to, mówiąc najprościej, że chodzi o wyznaczenie miejsca i czasu, w którym określona grupa osób będzie mogła spotkać się i wymienić uwagi/poglądy/przemyślenia na interesujący ją, najczęściej zawodowo, temat.

W tej ogólnej definicji nie ma mowy o liczbie uczestników konferencji czy miejsca warunkującego jej organizację. Nie ma również mowy o tym, czy status wszystkich jej uczestników jest jednakowy i jaka jest rola prelegentów. Nie oznacza to jednak, że każde spotkanie jest konferencją. Więc co nią nie jest?

Czym się różni konferencja od kongresu?

Spoglądając na branżę konferencyjną za oceanem, sprawa nie jest już tak oczywista. A niezwykle istotna, bowiem bardzo często koncepcja organizowanych tam eventów, jak i terminologia z nimi związana, mają ogromny wpływ na branżę spotkań we wszystkich zakątkach świata.

W języku angielskim oprócz słowa "Conference" (utożsamianego z polskim znaczeniem konferencji) pojawia się również termin "Congress". Czym się różnią? Cechą charakterystyczną kongresu, zgodnie z definicją zaprezentowaną przez IAPCO Meeting Industry, jest regularność spotkań. Uczestnicy kongresu spotykają się najczęściej raz w roku (choć istnieją częstsze sesje) na trwających od kilku do kilkunastu dni sesjach, podczas których wymieniają się poglądami i uwagami na interesujący ich temat. Zazwyczaj są to spotkania o charakterze naukowym, politycznym, religijnym lub też społecznym organizacji krajowych bądź międzynarodowych. Uczestnictwo w kongresie jest dostępne dla wszystkich kwalifikujących się organizacji i osób. Ta forma spotkania jest niezależna i działa tylko w okresie czasu przewidzianym programem, a jego wyniki zazwyczaj są szeroko popularyzowane.

Z kolei konferencja to wedle tej samej definicji, spotkanie organizowane w celu dyskutowania, rozwiązywania problemów i konsultowania. Jest mniejsza niż wspomniany wcześniej kongres (choć nie jest uwarunkowana konkretną liczbą uczestników) i bardziej konkretna. Jej uczestnicy skupiają się raczej na wymianie informacji, a ich spotkaniu towarzyszy najczęściej określony cel. Nie ma też cykliczności, o której była mowa wcześniej.

We wszystkich tych definicjach przewija się słowo spotkanie - „Meeting”. Przyjęło się, że spotkanie to planowane, zorganizowane zebranie dwóch lub więcej osób z założeniem osiągnięcia określonego celu: wymiany opinii, uzgodnienie założeń, ustalenie postępowania. Górna liczba uczestników nie jest wskazana w żadnej definicji. Ich liczba ma jedynie znaczenie dla formy spotkania. Ważne jest jednak, aby wyznaczony był cel: bez określonego zadania nie może być uważane za spotkanie zbiorowe.

Wydaje się więc, że pojęcie spotkania jest szersze niż omówione wcześniej i zawiera w sobie zaprezentowane definicje kongresu czy konferencji. Spotkaniem będą też targi, na których spotykają się przedstawiciele konkretnej branży w celu wymiany informacji lub zawarcia określonych umów handlowych, czy festiwale, których celem jest rozrywka i zazwyczaj nie istnieje wymóg wcześniejszych zapisów.

Event a konferencja

Bardzo często (choć niesłusznie) ze względu na brak wyraźnych granic, terminy te używane są wymiennie. Pojęcie to zadomowiło się w języku polskim i zdobywa coraz większą popularność. Jest powszechnie używane w branży marketingowej i coraz częściej przenika do języka potocznego. Problem w tym, że dotychczas nikt w Polsce nie podjął się precyzyjnej definicji tego słowa i każde działanie zarówno firmy, jak i osób indywidualnych, zaczyna być eventem.

I o ile rzeczywiście każda konferencja jest eventem, o tyle nie każdy event jest konferencją. Event jest bowiem słowem o bardzo szerokim zakresie i niejasnych granicach znaczeniowych. Eventy organizuje się we wszystkich grupach społecznych i wszystkich rodzajach organizacji. Jeśli przyjmiemy, że event jest wydarzeniem wyjątkowym, mającym zaspokajać określone potrzeby organizatora/zamawiającego, musimy pamiętać o tym, że to, co dla jednej grupy jest czymś specjalnym (special event), inna grupa widzi jako coś pospolitego i normalnego. Dlatego w drodze doprecyzowania i odróżniania niektórych eventów od konferencji należy wskazać również inne formy spotkań grupowych.

Czym różnią się konferencje od warsztatów i szkoleń?

Na polskiej scenie konferencyjnej wyróżnić możemy sympozja, czyli zebrania specjalistów i profesjonalistów w określonej dziedzinie, które poświęcone są omawianiu określonych zagadnień, analizowaniu konkretnych tematów, wyciąganiu wniosków i stawianiu tez. Bardzo często sympozja mają charakter naukowy, bywają ściśle związane ze środowiskiem akademickim. Podobnie opisywany jest w literaturze naukowej zjazd. To zgromadzenie osób, bardzo często przedstawicieli określonej organizacji, których celem podczas wspólnych obrad jest omówienie jakiegoś problemu, wymiana poglądów i doświadczeń, podjęcie wniosków i ustalenie toku dalszego działania. Choć przez wielu autorów (np. Witolda Kieżuna) zjazdy utożsamiane są z konferencjami, różnić się mogą przynależnością uczestników do określonego środowiska. O ile uczestnicy konferencji są przedstawicielami różnych, zbliżonych do siebie branż, o tyle osoby uczestniczące w zjeździe pochodzą z jednego środowiska (konferencja medyczna vs zjazd partyjny).

Równie ważnymi eventami odbiegającymi w swej konwencji od konferencji są szkolenia. Przeznaczone dla określonej grupy osób spotkania tego typu mają na celu uzupełnienie wykształcenia lub wiedzy czy wiadomości z określonej dziedziny. To najczęściej wykłady połączone z częścią ćwiczeniową, w której czynny udział biorą udział uczestnicy eventu. Tym różnią się od seminariów, które mają charakter bardziej kameralny. Ich założenie jest bowiem tożsame, jednak te drugie odbywają się zazwyczaj w węższym gronie i mniej w nich zadań do wykonania, a więcej wymiany myśli i uwag. Bardzo często, acz niesłusznie, utożsamiane są z warsztatami, zwanymi też z angielska workshopami. Te bowiem mają na celu nie tylko poszerzenie wiedzy uczestników, ale bardzo często ich umiejętności potwierdzonych odpowiednio wydanym certyfikatem.

Istnieje jeszcze grupa eventów mająca charakter zebraniowy. Zebranie sensu stricto to zgromadzenie pewnej liczby osób poświęcone omówieniu jakichś spraw ważnych dla danej grupy. Bardzo często synonimem zebrania jest posiedzenie. Wymienić należy również obrady, których celem jest wypowiedzenie się, naradzenie lub podjęcie uchwał czy decyzji w sprawach interesujących uczestników eventu. Najczęściej dotyczących ich życia gospodarczego, politycznego i naukowego. Tożsame z naradami. Zebrania i obrady bywają też częścią kongresów, zjazdów i konferencji.

Rodzaje konferencji

Konferencje można najogólniej podzielić ze względu na ich przedmiot – omawiane zagadnienia warunkują bowiem to, kto będzie w danym spotkaniu uczestniczył.

1. Konferencje naukowe – odbywają się w gronie naukowców, praktyków i osób zainteresowanych danym obszarem nauki. Podczas takich spotkań prezentowane są bardzo często wyniki badań naukowych, których wnioski mogą być publikowane.

2. Konferencje biznesowe – to spotkania poświęcone omawianiu zagadnień związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, zarządzaniem nim i nowym rozwiązaniom w danej branży. Najczęściej organizowane w obiektach oferujących usługi hotelowe, konferencyjne i zaplecze rekreacyjne.

3. Konferencje handlowe - mają szerszy zakres od biznesowych, bo obejmują nie tylko jedno przedsiębiorstwo czy grupę przedsiębiorstw, ale mogą gromadzić uczestników z wielu firm i branży.

4. Konferencje prasowe – to wydarzenie medialne, związane najczęściej z jakimś ważnym społecznie wydarzeniem, gromadzą z jednej strony grupy osób, które mają do zakomunikowania ważne informacje, a z drugiej – przedstawicieli mediów.

5. Konferencje polityczne – związane z życiem politycznym.

Niezależnie od tego, czy organizujesz duże kongresy medyczne, kameralne konferencje humanistyczne, firmowe szkolenia, czy eventy połączone z workshopami – potrzebujesz odpowiedniego miejsca. Znajdziesz je dzięki naszej szczegółowej wyszukiwarce. A jeśli termin zbliża się nieubłaganie, a Ty nie masz czasu – powierz to zadanie nam. Usługa venue finding oferowana jest za darmo. Nasi pracownicy znajdą dla Ciebie najbardziej odpowiedni obiekt na konferencję i pomogą w jego rezerwacji.