know-how: Udogodnienia dla uczestników konferencji

Konferencja to nie tylko wymiana poglądów, dzielenie się wynikami badań, prezentacje prac naukowych, czy specjalistyczne wykłady. Konferencja to także ludzie. To specjaliści, którzy spotykają się w celu omówienia istotnego zagadnienia. Osoby, z których każdy ma swoje upodobania i oczekiwania. Każdego charakteryzują inne cechy osobowościowe. Ludzie mają różne potrzeby. I mimo, że łączą ich wspólne pasje, pracują w tej samej branży, piastują podobne stanowiska, to każdy z nich ma inne wymagania i przyzwyczajenia. Są wśród nich krótkowidze, dalekowidze, alergicy, niedosłyszący, osoby niesprawne ruchowo, cukrzycy, wegetarianie i wielu, wielu innych, z których każdy wymaga specjalnego traktowania. Wszyscy oni to eksperci w swojej branży, osoby, które znają się na rzeczy, są poważane w społeczeństwie, jednak nie zawsze pragną ujawniać swoje niedoskonałości.

Obowiązkiem każdego organizatora jest przewidzieć, że takie osoby mogą pojawić się na konferencji - tak w roli słuchaczy jak i prelegentów. Należy pamiętać by zapewnić im jak najlepsze warunki do pracy. Nikt nie chce, aby konferencja była nieudana, a uwaga uczestników rozproszona przez niedociągnięcia i niedopatrzenia organizatora. Nie o wszystko można też zapytać w formularzu rejestracyjnym przed konferencją. Najlepszym rozwiązaniem jest przygotować się na każdą ewentualność i nie dać się zaskoczyć.

W menu powinny znaleźć się potrawy bezmięsne, nawet jeżeli wymóg ten nie został zgłoszony wcześniej. Wegetarianie to bardzo liczna grupa ludzi. Z ogólnodostępnych danych wynika, że w Polsce nie je mięsa od 500 tysięcy do 2 milionów osób. Szanse, że ktoś z nich pojawi na konferencji są naprawdę duże.

Osobom z wadami wzroku z pewnością pomoże właściwe oświetlenie. W skrajnych przypadkach zbyt silne światła mogą wywoływać nawet migrenowy ból głowy. Każda sala konferencyjna powinna mieć możliwość regulacji strumienia świetlnego. Najlepiej by aula wyposażona była jednorazowo w  kilka systemów świetlnych tak, by w zależności od potrzeb można było zastosować właściwe oświetlenie. Np. podczas dyskusji światło powinno padać równomiernie na całą salę, natomiast w czasie wykładu jaśniej oświetlony powinien być prowadzący. Oświetlenie ma pomagać a nie przeszkadzać i rozpraszać.

Inaczej ma się sytuacja kiedy konferencja jest transmitowana przez telewizję. Wtedy oświetlenie rządzi się telewizyjnymi prawami. Specjalne lampy ustawiane są przez fachowców i to oni dbają o odpowiednie światło.

Obok oświetlenia ważne jest również nagłośnienie i akustyka sali. Sprzęt nagłaśniający powinien być wysokiej jakości. Oferta firm proponujących specjalistyczny sprzęt konferencyjny jest na tyle bogata, że efekty typu buczenie w głośnikach nie powinny mieć miejsca. 

Istotne są również udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. Winda w budynku, szerokie wejścia, podjazdy, miejsca na przejazd dla wózków inwalidzkich to tylko niektóre z warunków, które powinny zostać spełnione, by osoba na wózku mogła swobodnie się poruszać.

Na chwilę obecną to jedynie ogólny zarys tego o czym zapomnieć nie można. Każda kwestia wymaga osobnego omówienia. Ważne jest by uczestnicy konferencji poczuli się naprawdę dobrze. Wszyscy z pewnością będą zadowoleni z bezpłatnego parkingu, klimatyzacji, czystych toalet czy nielimitowanego dostępu do Internetu. W natłoku obowiązków nie zawsze pamięta się o takich rzeczach. Warto jednak zapamiętać, że kreatywność popłaca – w każdym aspekcie. autor: Paulina Król

Powiązane:

know-how: Konferencje w sieci

know-how: Kiedy w mieście a kiedy bliżej natury

know-how: A co po konferencji?

know-how: Konferencje w niezwykłej oprawie

know-how: Networking łączy

know-how: Wypada nie wypada - czyli konferencyjny Dress Code