Jaka konferencja przyszłości? Raport IACC: Meeting Room of The Future

Nowy raport stowarzyszenia IACC przynosi ciekawe informacje na temat tendencji rozwojowych w przemyśle spotkań. Dowiedzieć się można z niego również, jakie są oczekiwania organizatorów względem obiektów i jak będą wyglądały konferencje w przyszłości.

Na początku bieżącego roku IACC (The International Association of Conference Centers, stowarzyszenie skupiające małe i średnie ośrodki konferencyjne z całego świata) opublikowało raport pt. „Meeting Room of The Future – Predict, Create and Shape”. Dokument jest podsumowaniem wyników ankiety, o udział w której poproszono przedstawicieli branży spotkań z 21 krajów w Europie, Australii i obu Amerykach. Znaleźli się wśród nich organizatorzy eventów, pracownicy touroperatorów, osoby zarządzające obiektami hotelowymi i inni. Celem projektu było stworzenie platformy do dyskusji między meeting plannerami a dostawcami usług oraz odpowiedź na szereg podstawowych pytań. Jak według branżowców powinien wyglądać i jakie cechy powinien posiadać idealny obiekt na zorganizowanie konferencji bądź spotkania? W jaki sposób meeting plannerzy mogą dostosować się do dynamicznie rozrastającego się rynku? Jak sprostać coraz bardziej wysublimowanym oczekiwaniom środowiska biznesowego?

Wzrost znaczenia nowoczesnych technologii dla organizacji konferencji

Wyniki raportu pokazały czynniki najczęściej wskazywane przez uczestników ankiety jako istotne dla atrakcyjnego odbioru spotkania czy konferencji. Jest nim m.in. wykorzystanie przez organizatorów nowoczesnych technologii do zachęcenia gości eventu do aktywnego, a wręcz interaktywnego udziału w nim. 77% respondentów stwierdziło, że dostęp do sieciowych narzędzi wspólnej pracy i wymiany poglądów jest obecnie istotniejszy niż w ostatnich kilku latach. Raport przewiduje, że rola udogodnień takich, jak wygodny dostęp do szerokopasmowego Internetu, dobrej jakości nagłośnienie i oświetlenie, będzie coraz ważniejsza. Nadszedł już czas, w którym szybki i wygodny dostęp do sieci jest elementem istotniejszym niż towarzyszący konferencji serwis gastronomiczny. Uczestnicy ankiet przewidywali wzrost wydatków w budżetach spotkań na udostępnienie technologii takich jak dedykowana danemu eventowi aplikacja, która wykorzystując lokalizację użytkownika, będzie w stanie dostarczyć mu indywidualnych, atrakcyjnych dla niego treści. Wykorzystując coraz popularniejszy standard iBeacon w pomieszczeniach oraz GPS poza nimi, użytkownicy smartfonów będą mogli przekształcić swoje urządzenia w narzędzia do wspólnej pracy w trakcie konferencji czy szkolenia. Telefony mogą nawet okazać się przydatne w trakcie podróży do miejsca, w którym wydarzenie będzie się odbywać. Respondenci przewidują również dalszy wzrost znaczenia obecności konferencji czy eventu w przestrzeni mediów społecznościowych.

Elastyczna aranżacja sal konferencyjnych nadal pożądana

Raport wskazuje i przewiduje dalej rosnącą rolę czynników takich jak możliwość zmiany aranżacji i wystroju sali konferencyjnej w dowolnym, pożądanym przez organizatora i uczestników momencie, udostępnienie wystąpień uczestników w formie live-streamingu, a także włączenie do udziału w wydarzeniu szerszego grona gości, z wykorzystaniem technologii wirtualnej rzeczywistości.

Oto, jak przedstawiały się szczegółowo odpowiedzi respondentów na pytanie, dlaczego w najbliższych 2-5 latach szerokopasmowy dostęp do Internetu będzie coraz ważniejszym narzędziem dla uczestników konferencji i spotkań:

Dostęp do poczty elektronicznej i możliwość korzystania z sieci (83%) Korzystanie ze smartfona (77%) Możliwość wykorzystania dedykowanej aplikacji eventu  (70%) Przekaz video dla prelegenta (67%) Transmisja na żywo z obrad (56%) Możliwość wirtualnego uczestniczenia w konferencji (50%) Szkolenie online (42%) Przekaz video dla uczestników (41%) Lokalizacja uczestników z pomocą iBeacon/GPS (20%) Inne (2%)

Więcej informacji o raporcie można znaleźć na stronie internetowej stowarzyszenia: www.iacconline.org/iacc-meeting-room-of-the-future