Jak nagłośnić konferencję i event? Praktyczne wskazówki

Skuteczna organizacja konferencji czy dużego wydarzenia wymaga zadbania o wiele ważnych czynników. Jednym z nich jest nagłośnienie – wszyscy uczestnicy spotkania powinni mieć komfortowy dostęp do treści przedstawianych podczas prezentacji czy prelekcji. Oto kilka kluczowych wskazówek, które pomogą w przygotowaniu odpowiedniego nagłośnienia na konferencję lub event.

Nagłośnienie sali konferencyjnej – podstawowe wymagania

Pierwszym krokiem w planowaniu nagłośnienia jest zrozumienie specyfiki zarówno samego wydarzenia, jak i miejsca, w którym odbywa się dany event. Wymagania dotyczące kwestii takich jak system nagłośnienia czy sprzęt nagłaśniający mogą wyglądać zupełnie inaczej w różnych salach konferencyjnych, jednak to jeszcze nie wszystko. Oprócz tego liczy się również m.in. liczba uczestników i rodzaj wystąpień, czy są to szkolenia, czy może kameralne spotkanie biznesowe. Przykładowo mała sala konferencyjna pozwala na wykorzystanie podstawowego zestawu nagłośnienia, natomiast w większych salach konferencyjnych lub na zewnątrz potrzebne już będą zaawansowane systemy audio, które zapewnią równomierne rozproszenie dźwięku.

Uwzględnienie unikatowych potrzeb związanych z lokalizacją i charakterem wydarzenia to zatem pierwszy krok do odpowiedniego zaplanowania nagłośnienia – bez tego trudno będzie osiągnąć wymaganą jakość dźwięku.

Dobór sprzętu do sal konferencyjnych

W zależności od skali wydarzenia, lokalizacji i wymagań związanych z konkretnym eventem potrzebny może być różny sprzęt. Zazwyczaj jednak w sali konferencyjnej niezbędne będą następujące urządzenia, wspólnie tworzące kompletny system nagłośnienia spotkania:

• Mikrofony – w tym zakresie należy zwrócić uwagę przede wszystkim na typ mikrofonu. Podstawowy wybór dotyczy mikrofonów przewodowych lub bezprzewodowych, ale jeśli wydarzenie zakłada prezentowanie sporej ilości treści, dla większej wygody warto zdecydować się np. na urządzenia typu lavalier (przypinane do ubrania) lub nagłowne. Nie bez znaczenia jest też jakość sprzętu – podejmując decyzję w kwestii mikrofonu, trzeba sprawdzić kwestie takie jak czułość, poziom szumu własnego czy zakres pasma przenoszenia.
• Głośniki – wybór głośników powinien zależeć w głównej mierze od powierzchni i układu sali konferencyjnej. W większych przestrzeniach dobrym wyborem będzie większa ilość głośników lub zastosowanie głośników liniowych, które równomiernie rozprowadzają dźwięk. Dla mniejszych sal konferencyjnych sprawdzą się za to standardowe rozwiązania. Przy wyborze należy uwzględnić także akustykę pomieszczenia, co pozwoli dobrać odpowiednie sprzęty tak, by zapewnić na miejscu odpowiednie warunki dla każdego uczestnika.
• Mikser dźwięku – urządzenie tego typu to centralny punkt zarządzania nagłośnieniem wydarzenia w czasie rzeczywistym. Z jego użyciem możliwe jest kontrolowanie nie tylko głośności, lecz także innych parametrów, jak również odtwarzanie efektów dźwiękowych. W przypadku wykorzystania większej liczby głośników i innych urządzeń warto postawić na mikser umożliwiający precyzyjną regulację każdego źródła osobno.
• Wzmacniacze – zalecane przede wszystkim w dużych przestrzeniach. Ich zadaniem jest wzmacnianie sygnału dźwiękowego, co z kolei pozwala zapewnić odpowiednią moc w głośnikach. To rozwiązanie spełni oczekiwania organizatorów wydarzeń.

Testy dźwięku i prezentacje multimedialne

Sam wybór sprzętu to dopiero pierwszy krok do zapewnienia odpowiedniego nagłośnienia. Przygotowanie w tym zakresie nie może odbyć się bez przeprowadzenia dokładnych testów. Warto przeprowadzić je w kilku etapach – np. przed podjęciem ostatecznej decyzji w kwestii wyboru urządzeń i tuż przed wydarzeniem. W pierwszym przypadku testy będą mogły posłużyć jako wartościowe źródło informacji wspomagających wybór konkretnego sprzętu, natomiast w drugim pozwolą na wychwycenie potencjalnych problemów technicznych.

Dobrym pomysłem podczas wykonywania testów mogą być kompletne prezentacje, które zapewnią kompletny obraz jakości nagłośnienia. Dzięki testom można pozbyć się sytuacji takich jak sprzężenia, pogłos i szumy, jak również zadbać, by każdy element był dobrze dostrojony do danej przestrzeni i potrzeb spotkania.

Jak odpowiednio rozmieścić głośniki i inne urządzenia?

Aby nagłośnienie konferencyjne mogło przynieść oczekiwane efekty, niezbędne jest także zadbanie o poprawne rozmieszczenie sprzętu w salach. Najważniejszą rolę pod tym względem odgrywa układ głośników – powinny one być ustawione tak, aby dźwięk równomiernie docierał do wszystkich osób biorących udział w konferencji. Jednocześnie należy unikać tworzenia miejsc o zbyt dużym natężeniu dźwięku.

Co ważne, większa sala nie zawsze oznacza większe głośniki: jeśli np. mamy do czynienia z długim pomieszczeniem, bardziej istotne będzie zadbanie o rozmieszczenie poszczególnych sprzętów we właściwych odstępach. To kwestia o dużym znaczeniu również dla ustawienia innych sprzętów (takich jak mikrofon), które muszą być ułożone tak, aby zminimalizować ryzyko sprzężeń i zakłóceń.

Sale konferencyjne a zakłócenia – jak uniknąć sprzężeń i szumów?

Jedną z największych przeszkód podczas przygotowywania nagłośnienia sali konferencyjnej jest ryzyko obecności zakłóceń, które mają wpływ na przebieg eventu. Mogą one wynikać z wielu czynników – od złego ustawienia sprzętu w pomieszczeniach po problemy techniczne z kablami. Jak ich uniknąć? Warto trzymać się kilku wskazówek, które pozwolą wyeliminować zakłócenia:

1. Ustaw źródła dźwięku z dala od sprzętów zbierających głos.
2. Sprawdź kable i złącza po podłączeniu urządzeń – uszkodzone kable należą do najczęstszych przyczyn szumów.
3. Korzystaj z tłumików i filtrów, które mogą być np. wbudowane w mikser dźwięku.
4. Podczas planowania nagłośnienia uwzględnij akustykę sali i układ pomieszczenia.

Pamiętaj, aby dostosować nagłośnienie sali konferencyjnej do potrzeb uczestników

O czym jeszcze należy pamiętać podczas planowania nagłośnienia konferencji? Duże znaczenie w tym zakresie ma dostosowanie wyboru i rozmieszczenia sprzętu do unikalnych potrzeb danego wydarzenia, a także uczestników. Nawet najlepsze głośniki i inne urządzenia nie wystarczą, gdy nie będą pasować do sali konferencyjnej. Oprócz tego trzeba mieć na uwadze, że różne grupy uczestników mogą mieć inne potrzeby związane z dźwiękiem. Ma to szczególne znaczenie w kwestii osób z problemami słuchowymi – aby zapewnić im odpowiednie wrażenia, sala konferencyjna powinna być wyposażona w dodatkowe wsparcie, które może obejmować m.in. pętle indukcyjne.

Warto ponadto dostosować głośność zarówno do charakterystyki sali konferencyjnej, jak i samego wydarzenia: podczas gdy np. prezentacje wymagają raczej spokojnego tonu, eventy o bardziej dynamicznym charakterze będą odpowiednim miejscem do zastosowania mocniejszego nagłośnienia. Właściwy dobór skali dźwięku to podstawa.

Akustyka sali konferencyjnej a nagłośnienie

Pod względem jakości dźwięku, głośności i efektywności całego nagłośnienia niezwykle istotną rolę odgrywa również akustyka przestrzeni. Należy mieć na uwadze, że w każdym pomieszczeniu dźwięk może rozchodzić się inaczej. Jeśli np. mamy do czynienia z dużym pogłosem, pomieszczenie powinno być wyposażone w dodatkowe elementy tłumiące – takie jak panele akustyczne. Gdy z kolei w grę wchodzi nagłośnienie wydarzenia na świeżym powietrzu, trzeba uwzględnić potencjalny wpływ czynników atmosferycznych, np. wiatru, które mogą wpływać na odbiór dźwięku.

W zakresie samego pomieszczenia należy natomiast zwrócić uwagę przede wszystkim na jego układ, wysokość sufitu i rozmieszczenie miejsc dla uczestników, by móc zapewnić każdemu z nich odpowiednią jakość i klarowność przekazu.

Postaw na profesjonalne wsparcie w przygotowaniu nagłośnienia eventu

Przygotowanie skutecznego nagłośnienia dla konferencji lub eventu to dość skomplikowane zagadnienie, które wymaga uwzględnienia wielu złożonych kwestii. To sprawia, że samodzielne zajmowanie się tym zadaniem potrafi być trudne. Zamiast tego znacznie lepszym wyborem będzie współpraca z profesjonalistami zajmującymi się nagłośnieniem, którzy wiedzą, jak duży wpływ ma zastosowanie odpowiedniego sprzętu w różnych pomieszczeniach, aby spełnić wysokie wymagania osób biorących udział w konferencji. 

Zdj. pixabay