Wyposażenie sali konferencyjnej - jak stworzyć idealne miejsce na spotkania biznesowe?

Chcesz, aby Twoja konferencja przebiegła jak najlepiej? Nawet jeśli przygotujesz ciekawy i merytoryczny program, wydarzenia może okazać się kompletną klapią, i to nie z Twojej winy. Sukces wydarzenia zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest sala konferencyjna, a mówiąc dokładniej, jej wyposażenie. Co powinno się znaleźć w dobrze wyposażonej sali konferencyjnej? Podpowiadamy!

Wyposażenie sal konferencyjnych – jakie elementy powinno zawierać?

Zacznijmy od tego, że w sali konferencyjnej powinny znaleźć się meble zapewniające komfort zaproszonym gościom. Wygodne krzesła to podstawa. Siedzenie na twardych fotelach przez kilka godzin to prawdziwa katorga. W takich warunkach uczestnicy spotkania poświęcają całą energię i uwagę wyłącznie na to, by zająć jak najbardziej dogodną pozycję. Natomiast treść merytoryczna spotkania całkowicie im ucieka. Nie wynoszą z konferencji nic oprócz bólu pleców.
Sale konferencyjne powinny być wyposażone w krzesła z miękkim siedziskiem i oparciem. Meble muszą być ponadto odpowiednio wyprofilowane, tak by zapewniały kręgosłupowi właściwe podparcie. Zwykłe, twarde krzesła nie są dobrym wyborem. Ważny jest także ich design – dobrze, aby kolor foteli współgrał z resztą wyposażenia. Co więcej, meble nie mogą być za bardzo masywne – duża waga utrudni ich przesuwanie i przenoszenie.

Sale konferencyjne a multimedia – jakie urządzenia powinny się w nich znaleźć?

Wygodne meble są bardzo ważne, ale ogromne znaczenie mają również multimedia wysokiej klasy. Powodzenie spotkań biznesowych, szkoleń i prezentacji zależy w dużej mierze od tego, w jakie sprzęty jest wyposażona dana sala. Podstawą jest projektor multimedialny dobrej jakości. Wybrany projektor biznesowy powinien dobrze sprawować się nawet przy średnim zacienieniu sali. Dlatego bardzo ważna jest jego lampa, od której zależą takie parametry, jak kontrast i jasność, które to z kolei wpływają na czytelność obrazu.
Nowoczesna sala konferencyjna powinna mieć projektor z rozdzielczością Full HD, która umożliwia wyświetlanie wysokiej jakości obrazów na dużych obszarach. Jeśli chodzi o multimedia, w dobrze urządzonej sali konferencyjnej trzeba zadbać także o inne udogodnienia, takie jak nagłośnienie. Prelegenci powinni mieć mikrofony, które działają bez zarzutu i dobrze zbierają dźwięk. Salę konferencyjną dobrze wyposażyć w głośniki, a większe przestrzenie w profesjonalne systemy audio, które zapewnią odpowiednią głośność multimediów i samych prelekcji.

Układ sali

Dobrze urządzona sala konferencyjna to nie tylko multimedia i krzesła. Dla komfortu uczestników konferencji niezwykle istotny jest także układ sali, czyli sposób, w jaki są ułożone meble biurowe. Rozstawienie elementów wyposażenia zależy w głównej mierze od wielkości sali oraz od charakteru spotkania. Przy ustawieniu stołów trzeba wziąć pod uwagę to, czy powodem spotkania jest prowadzenie wideokonferencji, prezentacji online czy wykład.
Układ wyposażenia sali konferencyjnej zależy oczywiście również od tego, jaki metraż ma pomieszczenie. W niewielkich salach najczęściej stosuje się układ konferencyjny. Polega on na ułożeniu krzeseł wokół stołu ustawionego na środku sali. Taki układ umożliwia kontakt „twarzą w twarz”. Świetnie sprawdza się podczas dyskusji czy posiedzeń zarządu. Jeśli chodzi o wykłady czy szkolenia, wówczas stosuje się układ teatralny, w którym krzesła ustawione są w rzędach – jeden za drugim. Układ sali konferencyjnej powinien być zorganizowany w taki sposób, aby nie blokować ciągów komunikacyjnych i drzwi. Uczestnicy spotkania muszą mieć możliwość swobodnego poruszania się i wyjścia z sali.

Dodatkowe wyposażenie sali konferencyjnej

Mówiąc o wyposażeniu sal konferencyjnych, nie można zapomnieć również o dodatkowych udogodnieniach, dzięki którym spotkanie przebiega sprawniej i przyjemniej. Mowa tutaj o takich rozwiązaniach jak sprzęty bezprzewodowe. Im mniej kabli, tym zorganizowanie schludnej i funkcjonalnej przestrzeni jest łatwiejsze. Wysokiej klasy ośrodki powinny wyposażyć salę, m.in. w mikroporty z mikrofonami nagłownymi, które ułatwiają wygłaszanie wykładów i zapewniają pełną swobodę ruchów prelegentowi.
Samopoczucie uczestników spotkania zależy od atmosfery panującej w pomieszczeniu. Jeśli w sali będzie zbyt zimno albo zbyt gorąco, ci na pewno nie skupią się na szkoleniu, ale na poszukiwaniu sposobów na ogrzanie się lub ochłodzenie. Dlatego w pomieszczeniu konferencyjnym powinna być zainstalowana klimatyzacja, a zaproszeni goście powinni mieć dostęp do napojów – ciepłych i zimnych.
Co więcej, warto, aby sala oferowała dostęp do wi-fi dla gości oraz dawała dostęp do źródeł prądu. Jeśli uczestnicy spotkania mają korzystać z laptopów, muszą mieć możliwość ich ładowania, a do tego potrzebna jest odpowiednia liczba gniazdek i przedłużaczy.

Dobrze urządzona sala konferencyjna to klucz do udanego spotkania biznesowego

W niniejszym artykule wymieniliśmy najważniejsze elementy każdej sali konferencyjnej. W dobrze urządzonej sali powinny znaleźć się wygodne krzesła, dobre nagłośnienie, a także oświetlenie o pobudzającej barwie światła. Pozostałe elementy zależą od charakteru spotkania. Dlatego, zanim zorganizujesz konferencję, upewnij się, że sala jest właściwie przygotowana – tylko w ten sposób zapewnisz uczestnikom najlepsze warunki. Szeroką gamę nowoczesnych sal konferencyjnych znajdziesz w serwisie konferencje.pl! 

Zdj. pexels.com