Hotelarze a rosnące wymagania branży MICE. Organizacja nowoczesnych konferencji i kongresów

Organizacja konferencji i kongresów na przestrzeni ostatnich lat bardzo się zmieniła. Jest to wynikiem m.in. nowych możliwości aranżacji wnętrz i łatwiejszego dostępu do wielu technologii, co z kolei automatycznie zwiększyło wymagania reprezentantów MICE.

Nowoczesne techniki używane przy organizacji spotkań ułatwiają cały proces planowania i przeprowadzania konferencji. Światowy postęp w tych dziedzinach sprzyja poznawaniu nowych, nawet rewolucyjnych rozwiązań i wdrażaniu ich w kompleksowe programy aranżujące szkolenia i eventy. Obowiązkiem hotelarzy jako głównych dostawców miejsc i usług dla branży MICE jest szybka adaptacja do nowych trendów wobec rosnących oczekiwań organizatorów konferencji.

Coraz częściej poszukiwaną cechą przy przeprowadzaniu spotkań jest szybka reakcja, którą jesteśmy w stanie zagwarantować. Dla osób, potrzebujących rozwiązań obejmujących wszystkie elementy organizacji wydarzenia, proponujemy dostęp już z poziomu platformy internetowej. Pozwala to najbardziej wymagającym klientom na zaplanowanie spotkania nawet z biura czy domu. W XXI wieku, kiedy wszyscy jesteśmy w ciągłym pośpiechu, taka oszczędność czasu jest bezcenna. Co więcej, nasze programy zakładają wsparcie organizacji spotkania od samego początku do końca. Wiąże się to zarówno ze zorganizowaniem samego wydarzenia i wszystkich jego elementów, jak i wolnego  czasu uczestników.  

W ramach rozwoju obsługi spotkań biznesowych, oprócz dwóch pożądanych przez organizatora cech jakimi są kompleksowość i oszczędność czasu, istnieją dwa główne obszary, w których możemy ostatnio zaobserwować zmiany. Mam na myśli technologię oraz kreatywną aranżację wnętrz. W czasach, kiedy technologia oraz sposób przekazywania informacji bardzo ewoluowały, metoda prezentacji danych stała się niezwykle istotna. Otoczenie oraz użyty podczas spotkania sprzęt będą więc elementami, istotnymi w przyswojeniu wiedzy i zapamiętaniu informacji z pokazu. Musimy odrzucić stereotypowe podejście i zachęcić odbiorców do wysłuchania prezentacji. Chcemy tego dokonać m.in. poprzez interakcję z uczestnikami wydarzenia. Dlatego wyposażenie w hotelach należących do Grupy Hotelowej Orbis to nie tylko rzutnik i ekran, ale przede wszystkim monitory umieszczone w różnych miejscach w hotelu na bieżąco informujące gości o najważniejszych kwestiach czy dostęp do Wi-Fi, dzięki któremu możemy połączyć prezentację z social media lub głosowaniem na specjalnej stronie. Wyniki, które od razu pojawią się na ekranie, prezenter może na bieżąco komentować i się do nich odnosić.  

Zdajemy sobie również sprawę z tego, jak ważne w odpowiednim przyswajaniu wiedzy jest samopoczucie osób biorących udział w konferencji. Zadbanie o właściwy układ sali, przerwy, a nawet serwowane podczas przerw menu  to wbrew pozorom klucz do efektywnego spotkania. Programy umożliwiające planowanie i organizację spotkań poprzez swoją elastyczność i indywidualne dostosowanie biorą pod uwagę wszystkie z powyższych kwestii.

Kompleksowość, nowoczesność oraz indywidualność i elastyczność, to cztery niezbędne cechy programów aranżacji spotkań w branży MICE nowej ery. Są to kryteria, które będzie brał pod uwagę  organizator chcący odnieść sukces konferencji lub szkolenia. Dodatkowo, hotele powinny postarać się o zbudowanie silnej więzi z klientem biznesowym. Można tego dokonać np. dzięki programom lojalnościowym. W Grupie Hotelowej Orbis jest to program Meeting Planner, który umożliwia wymianę punktów uzyskanych przy skorzystaniu z usług organizacji spotkania na mile lotnicze lub vouchery hotelowe. Musimy pamiętać, że tworzenie długotrwałych relacji z klientem przełoży się na  jakość i profesjonalizm obsługi.  

David Henry

Dyrektor ds. Sprzedaży, Dystrybucji i Marketingu Orbis S.A.