Czy organizując event w Polsce, stajemy się organizatorem turystyki?

Organizator turystyki t zgodnie z ustawą o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 r. przedsiębiorca organizujący imprezę turystyczną.

Impreza turystyczna to, co najmniej dwie usługi turystyczne, tworzące jednolity program i objęte wspólną ceną, jeżeli usługi te obejmują nocleg lub trwają ponad 24 godziny. Usługi turystyczne to usługi hotelarskie, usługi przewodnickie, gastronomiczne i transportowe.

Nie jest istotne, czy impreza turystyczna jest organizowana w kraju, czy za granicą. Wystarczy więc organizować krótkie wyjazdy krajowe, obejmujące dwie usługi np. pobyt w hotelu z transportem lub pobyt w hotelu z usługą przewodnika, aby być organizatorem turystyki.

Jakie obowiązki ma organizator turystyki?

Przede wszystkim działalność gospodarcza w zakresie organizowania imprez turystycznych jest działalnością regulowaną i wymaga uzyskania wpisu w rejestrze organizatorów i pośredników turystycznych.

Wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych dokonuje marszałek województwa właściwy ze względu na siedzibę przedsiębiorcy, w przypadku przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – marszałek województwa właściwy ze względu na siedzibę oddziału. Marszałek dokonuje wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych na wniosek przedsiębiorcy, do którego należy dołączyć:

1) oryginał umowy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej albo umowy ubezpieczenia na rzecz klientów lub oświadczenie o przyjmowaniu wpłat na rachunek powierniczy (dotyczy przedsiębiorców zamierzających wykonywać usługi turystyczne wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a wszelkie wpłaty klientów tytułem wynagrodzenia za wykonane usługi przyjmować na rachunek powierniczy) lub zabezpieczenie finansowe, o którym mowa w art. 5 ust.1a ustawy o usługach turystycznych,

2) oświadczenie o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej organizatora i pośrednika turystycznego,

3) dowód wniesienia opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia.

Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz pośredniczenia na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczeniu usług turystycznych jest zobowiązany spełniać następujące warunki:

1) zapewnić klientom, na wypadek swojej niewypłacalności:

– pokrycie kosztów powrotu klientów z imprezy turystycznej do miejsca wyjazdu lub planowanego powrotu z imprezy turystycznej w wypadku, gdy organizator turystyki lub pośrednik turystyczny wbrew obowiązkowi nie zapewnia tego powrotu,

– zwrot wpłat wniesionych tytułem zapłaty za imprezę turystyczną w wypadku, gdy z przyczyn dotyczących organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego oraz osób, które działają w ich imieniu, impreza turystyczna nie zostanie zrealizowana,

– zwrot części wpłat wniesionych tytułem zapłaty za imprezę turystyczną, odpowiadającą części imprezy turystycznej, która nie zostanie zrealizowana z przyczyn dotyczących organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego oraz osób, które działają w ich imieniu, przez:

a) zawarcie umowy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, lub b) zawarcie umowy ubezpieczenia na rzecz klientów, lub c) przyjmowanie wpłat klientów wyłącznie na rachunek powierniczy, jeżeli wykonuje usługi turystyczne wyłącznie na terenie kraju i złoży marszałkowi województwa oświadczenie o przyjmowaniu wpłat na rachunek powierniczy;

2) składać marszałkowi województwa oryginały lub potwierdzone przez podmioty, które je podpisały, odpisy kolejnych umów gwarancji lub ubezpieczenia nie później niż 14 dni przed upływem terminu obowiązywania umowy poprzedniej

Na jaką sumę powinna być wystawiona gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa?

Tę kwestię regulują Rozporządzenia Ministra Finansów:

1) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2010 r. w sprawie minimalnej wysokości sumy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej wymaganej w związku z działalnością wykonywaną przez organizatorów turystyki i pośredników turystycznych, 2) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia na rzecz klientów w związku z działalnością wykonywaną przez organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.  

Do określenia minimalnej wysokości sumy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej dokonuje się następującego rozróżnienia wykonywanej działalności:  

Grupa 1) organizowanie imprez turystycznych i pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych na terytorium państw pozaeuropejskich, niezależnie od środka transportu oraz na terytorium państw europejskich z wykorzystaniem transportu lotniczego w ramach przewozu czarterowego, z wyłączeniem pkt 3;

Grupa 2) organizowanie imprez turystycznych i pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych na terytorium państw europejskich z wykorzystaniem innego środka transportu niż transport lotniczy w ramach przewozu czarterowego, z wyłączeniem pkt 3;

Grupa 3) organizowanie imprez turystycznych i pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych na terytorium krajów mających lądową granicę z Rzecząpospolitą Polską, a w przypadku Federacji Rosyjskiej w obrębie obszaru obwodu kaliningradzkiego, a także organizowanie krajowych imprez turystycznych i pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie krajowych usług turystycznych, w tym imprez zagranicznej turystyki przyjazdowej.

Minimalna wysokość sumy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, a także minimalna suma gwarancji w przypadku obowiązkowego ubezpieczenia na rzecz klientów zależne są od tego, do jakiej kategorii ryzyka zalicza się przedsiębiorca oraz w jakim terminie i w jakiej wysokości przyjmuje przedpłaty od klientów na poczet usługi turystycznej. Oba rozporządzenia tworzą siatkę stawek ubezpieczeniowych uwzględniających trzy poprzednio wymienione czynniki. Granice minimalnych sum gwarancji kształtują się w zależności od grupy ryzyka w następujący sposób:

Grupa 1: od 12% do 20% rocznych przychodów Grupa 2: od 7% do 12% rocznych przychodów Grupa 3: od 3% do 5% rocznych przychodów

Przez roczny przychód uzyskany z tytułu działalności wykonywanej przez organizatora turystyki – rozumie się przychód wyłącznie z tytułu organizowania imprez turystycznych na rzecz klientów w zamkniętym roku obrotowym poprzedzającym rok przedłożenia wniosku o zawarcie kolejnych umów gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej.

Ostateczna wysokość minimalnej sumy gwarancji w każdej grupie wzrasta im wyższa jest wysokość pobieranych zaliczek na poczet umowy oraz im dłuższy jest okres pomiędzy jej wpłatą a rozpoczęciem imprezy turystycznej. 

Jaki jest koszt gwarancji ubezpieczeniowej?

Koszt gwarancji (składka za ubezpieczenie) jest zależny od wysokości sumy gwarancyjnej.

Ubezpieczyciel każdorazowo bada kondycje finansową organizatora turystyki. Często w celu udzielenia gwarancji potrzebne są dodatkowe zabezpieczenia w postaci weksla lub zabezpieczenia na rachunku bankowym.

Jakie inne obowiązki spoczywają na organizatorze imprez turystycznych?

Ustawa o usługach turystycznych nakłada na organizatorów imprez turystycznych za granicą obowiązek zawarcia na rzecz uczestników tych imprez umów ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.

My ze swojej strony polecamy ubezpieczanie również imprez krajowych w zakresie następstw nieszczęśliwych wypadków oraz każdorazowo dostosowanie zakresu ubezpieczenia do rodzaju organizowanej imprezy (np. ubezpieczenie kosztów leczenia za granicą, ubezpieczenie amatorskiego uprawiania sportów).

Autor: Grażyna Panek Mentor Business Travel Insurance