Zaproszenie na wigilię firmową – jak je napisać?

Zaproszenie na wigilię firmową to wstęp do mile spędzonego wieczoru w gronie współpracowników, z którymi na co dzień czas spędzamy w służbowych okolicznościach. Warto wiedzieć, jak napisać zaproszenie oraz jak je przekazać pracownikom, aby przyniosło oczekiwany efekt i abyśmy rozpoczęli wigilię wraz ze współpracownikami.

Zaproszenie na wigilię firmową – forma przekazania 

Biorąc pod uwagę, że obecnie bardzo wiele osób pracuje zdalnie, a jeszcze więcej – korzystając z elektronicznych środków komunikacji, rozsądnym rozwiązaniem będzie zaproszenie wysłane e-mailem. Można wybrać ozdabiającą wiadomość e-kartkę czy bożonarodzeniową grafikę. Zaproszenie na wigilię można też wręczyć pracownikom osobiście. Piękne kartki pozostawione na biurkach będą miłą niespodzianką. Wybierając tę opcję, należy pamiętać o pracownikach nieobecnych, pracujących zdalnie.

Zaproszenie na wigilię firmową – tekst

Co powinno się znaleźć w zaproszeniu? W wiadomości powinien zostać zamieszczony tekst zaproszenia, data, godzina i miejsce spotkania. Dobrze jest spotkanie wigilijne zorganizować z odpowiednim wyprzedzeniem, aby współpracownicy mogli sobie zarezerwować na nie czas i wpisać je w kalendarze. Wraz z zaproszeniem wysłana może zostać prośba o potwierdzenie przybycia. Pozwoli ona organizatorom lepiej zaplanować menu i spędzony wspólnie czas, szczególnie, że spotkanie opłatkowe może też obejmować inne niż kolacja aktywności: podczas takiej okazji współpracownicy mogą wziąć udział w ciekawych warsztatach czy wspólnie otwierać prezenty świąteczne. 

Zaproszenie na wigilię – formalne czy nieoficjalne?

Wysyłając zaproszenie na wigilię firmową, warto zastanowić się nad tym, czy powinno być ono oficjalne, czy mniej formalne. Wszystko zależy od relacji panujących w danej firmie oraz od samego charakteru uroczystości. W wielu firmach spotkanie opłatkowe ma formę tzw. Christmas party – na początku składane są oficjalne życzenia, ale gdy zabłyśnie pierwsza gwiazdka, zamiast siadać do stołu, pracownicy biorą udział w imprezie. Serwowane są przekąski w formie bufetu, a kolędowanie może mieć formę karaoke. Trudno, aby na takie przyjęcie wysyłać bardzo formalne zaproszenia dla gości.
Jeśli z kolei impreza firmowa planowana jest na przykład w restauracji i przewidywany jest oficjalny dress code – wówczas zaproszenie na wigilię pracowniczą tego rodzaju powinno pasować formą do charakteru spotkania. 

Jak sformułować zaproszenie na spotkanie wigilijne? Czy zamieszczać prośbę o potwierdzenie swojej obecności?

Jak napisać zaproszenie na wigilię firmową? Powinno być ono konkretne i raczej zwięzłe. Życzenia złożymy sobie już podczas uroczystości, nie trzeba więc ich zamieszczać w wiadomości. Dodać można GIF, grafikę lub nawet skorzystać z szablonu dostępnego w programach graficznych.
Jaki może być przykładowy tekst zaproszenia?

"Zbliżają się święta Bożego Narodzenia. Serdecznie zapraszam wszystkich pracowników na wigilię firmową, która odbędzie się w (tu miejsce spotkania), dnia (data). Spotkanie rozpoczniemy o godzinie (zazwyczaj takie wigilie odbywają się wieczorem). Gorąco liczę na Państwa/ Twoje przybycie/ Waszą obecność. Proszę o potwierdzenie swojej obecności najpóźniej do dnia (tu data)."

W zależności od charakteru i agendy spotkania, dopisać można też inne elementy, na przykład informacje o planowanych aktywnościach w miejscu, gdzie odbędzie się przyjęcie, dress codzie lub menu. 

Treść zaproszenia nie powinna pozostawiać żadnych wątpliwości co do charakteru wydarzenia. Można zamieścić plan:

"Serdecznie zapraszam na bożonarodzeniowe przysmaki/ świąteczną kawę. Później będziemy kolędować w naszym gronie. Aby tradycji stało się zadość, w tę szczególną noc zapraszam do wzięcia udziału w  naszej corocznej akcji "Secret Santa".

Jeśli relacje w firmie na to pozwalają, można również dodać wstawkę w nieformalnym tonie, taką jak "elfy Św. Mikołaja wyczekują Waszej obecności, szykując pierniczki i inne bożonarodzeniowe specjały."

Zaproszenia, niezależnie od tego, czy są formalne, czy bardziej luźne, powinny przybrać serdeczny ton. Sformułowania takie jak "chcielibyśmy spędzić ten szczególny dzień", "miło będzie się spotkać w naszym gronie/ takim gronie", "zapraszam serdecznie na wigilię", sprawiają, że treść zaproszeń naprawdę miło się czyta. 

Zaproszenie na wigilię – czego unikać?

Warto też wiedzieć, czego się wystrzegać. Przede wszystkim, treść zaproszenia nie powinna sprawiać wrażenia, że wigilia dla pracowników jest obowiązkiem, że pracownicy są niejako zobligowani do pojawienia się. Nie jest najlepszym pomysłem organizowanie takich spotkań w ten szczególny czas, jakim jest Wigilia, gdy wszyscy chcą już spędzać czas w gronie najbliższych. Wybierając menu obfitujące w bożonarodzeniowe przysmaki, dobrze jest zorientować się w ewentualnych ograniczeniach pracowników, wynikających z diet czy alergii. Zaproszenie na wigilię powinno też zostać wysłane w tym samym momencie do wszystkich pracowników.

Zdj. pixabay