Współpraca między działami kreacji i obsługi klienta w agencji eventowej. Czy możliwa jest zamiana stanowisk w tej branży?

Branża eventowa ma w Polsce różne korzenie i nie wywodzi się z jednolitego środowiska. Co za tym idzie każda agencja tworząca eventy może inaczej podchodzić do prowadzonego biznesu, stąd też może wynikać niespójność tej bardzo młodej branży.

Wszystko sprowadza się do jednego – doświadczenia ludzi, którzy tworzą eventy w tym kraju. Część z nich wywodzi się ze środowiska agencji reklamowych, część z branży telewizyjnej, a jeszcze inna część ze środowiska zajmującego się ogólnie pojętymi widowiskami muzycznymi. Dlatego też standardy pracy w agencjach – podział stanowisk, zakres obowiązków i schemat organizacyjny jest bardzo różny.

Chciałabym przedstawić swoje spostrzeżenia – osoby wywodzącej się z agencji reklamowej, która następnie zaczęła pracę w eventach, jako account manager, jednym słowem w dziale obsługi klienta. Obecnie zaś zajmuję się kreacją jako Dyrektor Kreatywny. Dla niektórych może to być zaskakujący mariaż stanowisk. W agencjach reklamowych bardzo rzadko słyszy się o takiej zamianie. Zazwyczaj osoba z produkcji awansuje do działu client service lub na odwrót, ktoś wykazuje zdecydowanie lepsze zdolności w produkcji i tam zostaje skierowany, by dalej się rozwijać.

W agencjach eventowych jest jednak inaczej. Te firmy, które wywodzą się z agencji reklamowych, starają się działy eventowe organizować bardzo podobnie, jak to jest w reklamie. Mamy zatem dział obsługi klienta, kreacji i produkcji. I o ile sprawdza się to świetnie w agencjach reklamowych, to w agencjach eventowych już niekoniecznie. Tutaj zaczęto zauważać dysonans, jaki pojawiał się między obsługą klienta i produkcją. Często szwankuje komunikacja, a eventy to bardzo szybka branża. Niejednokrotnie cały kilkumiesięczny wysiłek kierowany jest na 1 dzień – 12 godzin eventu i koniec wydarzenia. Reklama żyje dłużej, można ją poprawić, pozwolić sobie na dłuższy czas reakcji. W eventach tak nie jest, reakcja musi być natychmiastowa, więc siłą rzeczy im krótszy łańcuch komunikacyjny, tym lepiej. Stąd narodziła się potrzeba stworzenia stanowiska event manager – osób, które jednocześnie wyprodukują event i będą stałym kontaktem dla klienta.

Jednak jak to się przekłada na kreację? Czym różni się ona od kreacji agencji reklamowej i czy naprawdę można zostać „kreatywnym”, będąc wcześniej accountem? Odpowiedź jest złożona, ale pozytywna. Praca po stronie client service uczy innego spojrzenia na problemy i potrzeby klientów. Dzięki temu rozumie się też pracę event managera, który niejednokrotnie pod presją terminów oczekuje bardzo szybkiej reakcji swojej kreacji. Tutaj można zauważyć też zmniejszoną liczbę czasu na przygotowanie oferty eventowej w porównaniu do koncepcji kampanii reklamowej. Klienci oczekują, że event wymyśla się szybciej niż reklamę. Nic bardziej mylnego. Eventu nie bada się wcześniej tzw. fokusami, dlatego tak ważne jest przemyślenie jego koncepcji, poznanie potrzeb grupy docelowej. Tego nabiera się wraz z doświadczeniem.

Patrząc z perspektywy accounta, a teraz kreatywnego, lepiej rozumiem pracę obu działów. Wszystkie konflikty w typowej agencji reklamowej pomiędzy kreacją a obsługą klienta wynikają z niezrozumienia specyfiki swojej pracy. Dla accounta liczy się deadline i budżet, a kreacja zawsze ma za mało czasu. Zamiana miejsc daje dystans, uczy i pozwala na lepszą pracę. Dla mnie było to niewiarygodne wyzwanie zacząć wymyślać coś, co do tej pory realizowałam. Okazało się to jednak tym, co chciałam robić od dawna. Nie oznacza to, że przekreślam to, co robiłam poprzednio. Wręcz przeciwnie, uważam, że kreacja eventowa powinna spotykać się z klientem. Przez to lepiej go rozumie, wie, czego chce, jaką jest firmą, z jaką filozofią i jaki typ rozrywki preferuje. Kreacja eventowa nie powinna sprowadzać się do „obrobienia” trzymanego briefu, a prezentacja, czy dalsze losy eventu już nie są ważne. Istotne jest, by zobaczyć w rzeczywistości to, co się stworzyło, jak ewoluował projekt i jak na danym evencie bawili się goście.

Niezwykle ważna jest także współpraca kreacji z event managerami, osobami, które finalnie będą realizowały wymyślony projekt. To od jakości tej współpracy będzie zależała finalna oferta. Jeśli obsługa klienta i kreacja nie chcą współpracować, zarzucając sobie wzajemnie niezrozumienie i działania na szkodę, nic z takiej oferty nie będzie. Dlatego warto czasem „pochodzić w butach” kolegów z sąsiedniego działu by zobaczyć jak trudno coś wymyślić i jak ciężko wyprodukować event.

Autorka: Magdalena Pniewska

Dyrektor Kreatywny MyPlace Sp. z o.o.

Zdj. kaboompics.com