Rodzaje konferencji: jaki format dobrać do swojego wydarzenia?

Organizacja konferencji to proces wymagający przemyślenia wielu ważnych aspektów – jednym z najistotniejszych kroków jest wybór właściwego formatu wydarzenia. Spore znaczenie pod tym względem ma charakter wydarzenia. Wyróżniamy m.in. konferencje branżowe, biznesowe czy naukowe – w tym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje na temat każdego rodzaju. Czym różnią się poszczególne typy i na jaką konferencję postawić?

Konferencje branżowe – budowanie społeczności i wymiana wiedzy

Wyróżniając różnorodne rodzaje konferencji, warto zacząć od tej kategorii. To właśnie branżowe eventy należą do najczęściej organizowanych wydarzeń tego typu – szczególnie w sektorach takich jak technologia, marketing, medycyna czy przemysł. W każdym przypadku ich cel jest podobny: to przede wszystkim umożliwienie specjalistom z danej branży wymiany wiedzy i doświadczeń, a także budowania sieci kontaktów.

Konferencja branżowa to wydarzenie, w ramach którego często organizuje się odrębne sesje tematyczne, panele dyskusyjne, szkolenia i warsztaty. Dzięki takiemu formatowi uczestnicy mogą zdobyć nowe informacje, rozwiać wątpliwości, zapoznać się z aktualnymi i nadchodzącymi trendami, jak również nawiązać ważne relacje zawodowe.

Kiedy wybrać ten rodzaj konferencji?

Tego typu spotkania są idealnym wyborem, gdy celem konferencji jest zbudowanie społeczności wokół określonej tematyki lub podniesienie poziomu wiedzy uczestników. Z uwagi na swój format, który przeważnie obejmuje przedstawienie wielu różnych zagadnień związanych z konkretnym sektorem, branżowe konferencje są odpowiednie zwłaszcza w przypadku dużej liczby uczestników. Przestrzeń tego typu sprzyja wymianie informacji, a ponadto pozwala na bezproblemowe połączenie eventu z innymi formatami, takimi jak szkolenia czy eventy firmowe.

Konferencje naukowe – format nastawiony na badania i innowacje

Definicja konferencji naukowych (określanych także jako sympozja) sprawia, że wyróżniają się one przede wszystkim pod względem charakterystyki uczestników. Grupą docelową są w tym przypadku specjaliści z uczelni, instytutów badawczych i innowacyjnych firm, natomiast celem spotkania jest głównie dzielenie się wiedzą, wynikami badań czy nowymi odkryciami.

Kolejnym istotnym wyróżnikiem jest przeważnie dość formalny przebieg, organizowany w oparciu o harmonogram prezentacji poszczególnych referatów, warsztatów czy paneli dyskusyjnych. Do tego konferencja może obejmować specjalistyczne szkolenia prowadzone przez doświadczonych praktyków.

Jakie cele i wymagania są odpowiednie przy konferencjach naukowych?

Konferencje naukowe i sympozja są zalecane zwłaszcza tam, gdzie celem organizatorów jest stworzenie przestrzeni do wymiany najnowszych informacji z wybranego sektora i omówienia współczesnych wyzwań naukowych. Warto zaznaczyć, że obydwa omawiane dotychczas rodzaje konferencji – branżowe i naukowe – skupiają specjalistów o sporej wiedzy i doświadczeniu, ale tutaj grupa docelowa jest zupełnie inna, obejmując głównie środowisko akademickie i badawczo-rozwojowe.

Seminaria i warsztaty, czyli praktyczne zdobywanie umiejętności

Konferencje biznesowe tego rodzaju koncentrują się na praktycznym podejściu do prezentowanych zagadnień. Definicja konferencji w formie warsztatu lub seminarium obejmuje przede wszystkim interaktywny charakter. Oznacza to, że osoby biorące udział w wydarzeniu mogą nie tylko biernie słuchać prelegentów, lecz także uczestniczyć w ćwiczeniach, dyskusjach, analizach przypadków czy pracy w grupach. Eventy w postaci seminariów i warsztatów są szczególnie popularne w obszarach związanych z rozwojem osobistym, technologią i edukacją.

W jakich sytuacjach wybrać seminarium lub warsztat?

Ten format spotkania sprawdzi się zwłaszcza wtedy, gdy celem jest przekazanie uczestnikom praktycznych umiejętności lub narzędzi. Warto jednak mieć na uwadze, że organizacja seminarium lub warsztatu wiąże się z pewnymi wyzwaniami. W szczególności należy podkreślić, że eventy tego rodzaju będą najbardziej skuteczne przy stosunkowo niewielkiej liczbie uczestników – utrzymanie efektywności wymaga zachowania bezpośredniego kontaktu i interakcji zarówno z prowadzącymi, jak i z innymi osobami biorącymi udział w wydarzeniu. Szkolenia i seminaria mogą również wzbogacać konferencję innego typu.

Kongresy – wieloaspektowe konferencje biznesowe i nie tylko

Kongresy to rozbudowane spotkania, które mogą stanowić duże konferencje polityczne czy biznesowe. Czym różni się taka konferencja od innych typów? Zwykle kongres trwa kilka dni i składa się z wielu różnych sesji; ponadto równolegle do kongresu mogą być organizowane różnego rodzaju wydarzenia towarzyszące. Konferencje o takiej skali wymagają dostępu do sporej przestrzeni, umożliwiającej wygodny udział licznych prelegentów i przygotowanie paneli dyskusyjnych czy stoisk wystawienniczych. Co więcej, kongresy często łączą różne branże czy konkretne obszary w ramach danego sektora, budując wieloaspektowy charakter konferencji.

Kongres a konferencja. Różnice

Te dwa rodzaje spotkań biznesowych mają wiele podobieństw, ale występują między nimi także pewne różnice. Czym wyróżnia się konferencja? Definicja konferencji zakłada zwykle jednorazowy charakter eventu, podczas gdy kongresy to szczególne rodzaje spotkań służbowych, które z reguły mają znacznie większą skalę, trwają najczęściej kilka dni i często powtarzają się np. co rok, a na ich miejsce wybierane są przede wszystkim duże centra kongresowe.

Kiedy wybrać kongres?

Taka konferencja jest zalecana dla organizatorów chcących stworzyć duże, różnorodne wydarzenie o zasięgu krajowym lub międzynarodowym. Konferencja w postaci kongresu doskonale sprawdzi się w branżach takich jak medycyna, technologia czy biznes, gdzie uczestnicy mogą zapoznać się z wieloma różnymi tematami. Warto zadbać, by każdy temat miał osobną przestrzeń, dzięki czemu uczestnicy będą mogli poznać wszystkie ważne informacje związane z poszczególnymi zagadnieniami.

Konferencja online: dostępność bez ograniczeń

W ostatnich latach nieustannie rośnie również popularność spotkań takich jak konferencja online, które w czasach pandemii w wielu przypadkach zdołały nawet całkowicie zastąpić dotychczasowe formy organizacji eventów. To popularny i wygodny format głównie ze względu na większą dostępność – uczestnicy mogą zapoznać się z prezentowanymi informacjami bez względu na miejsce zamieszkania.

Czym się różni konferencja tego typu od tradycyjnego spotkania i na czym polega telekonferencja? Organizacja konferencji online wymaga przede wszystkim zupełnie innego podejścia – zamiast wyboru sali konferencyjnej, przygotowania nagłośnienia czy opracowania układu miejsc siedzących liczą się kwestie takie jak transmisje na żywo, dostęp do nagrań, interaktywne panele czy czaty z prelegentami.

Potencjalnym minusem jest brak bezpośredniego kontaktu na żywo, ale sporą zaletą konferencji online jest oszczędność czasu i kosztów zarówno dla organizatorów, jak i dla przedstawicieli firm czy innych osób biorących udział w wydarzeniu. To również idealne miejsce do szkoleń cyfrowych, szkoleń czy pracy nad różnego rodzaju warsztatami internetowymi z uczestnikami.

W jakich przypadkach sprawdzą się konferencje online?

To odpowiednia opcja zwłaszcza wtedy, gdy organizatorzy chcą dotrzeć do szerokiej grupy odbiorców, którzy mogą doświadczać ograniczeń lub utrudnień związanych z podróżą lub budżetem. Taki format jest również dobrze dostosowany do sektorów, w których codzienna praca opiera się na wykorzystaniu narzędzi online, takich jak branża IT. W ramach konferencji online można przygotować m.in. prezentacje, panele dyskusyjne, szkolenia czy warsztaty prowadzone z wykorzystaniem interaktywnych rozwiązań cyfrowych. Zarówno telekonferencje, jak i stacjonarne eventy to typy spotkań służbowych, które mają swoją rolę – przed wyborem warto zdobyć wiedzę na temat obydwóch rodzajów.

Zdj. pexels

Format to nie wszystko! Sprawdź, o czym jeszcze warto pamiętać przy organizowaniu wydarzenia

Dobór właściwego formatu konferencji zależy od kilku istotnych kwestii, wśród których główną rolę odgrywają cele i wymagania dotyczące danego spotkania. Nie są to jednak jedyne aspekty, jakie należy wziąć pod uwagę przy pracy nad konferencjami. Oprócz tego liczy się także charakterystyka grupy docelowej czy specyfika prezentowanych treści. Co więcej, niezależnie od wybranego rodzaju zawsze należy zadbać o właściwe przygotowanie logistyczne i techniczne. To podstawowe zadanie, dzięki któremu będzie można cieszyć się konferencją, która będzie angażująca i wartościowa dla wszystkich stron.