Od zera do event managera cz. 1

Kim jest i jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem?

W niniejszym cyklu artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfikę pracy agencji i osób w niej pracujących. Na co zwracać uwagę? Jak się przygotować do niełatwej czasem pracy event managera?

Na dzień dzisiejszy nie ma wielu pozycji książkowych czy też poradników dotyczących branży eventowej. Nie ma również specjalistycznych kursów, pt. „Zostań idealnym event managerem w 3 tygodnie”. Podobno „event managerem trzeba się urodzić”, jednak ja uważam, że wszystko jest do wypracowania i można nauczyć się i tego fachu. Oczywiście, ważne są cechy charakteru i ogólne nastawienie do przyszłej pracy, jednak twierdzę, że można nauczyć się produkcji eventów.

Tytuł niniejszego cyklu artykułów jest nie bez znaczenia. Życzyłabym sobie, aby stał się on pewnego rodzaju podpowiedzią dla młodych osób myślących o podjęciu podobnej pracy w przyszłości. Co zrobić, aby pracować w agencji eventowej? Co należy wiedzieć i umieć? Czy się nadaję i czy dam radę? W poszczególnych artykułach postaram się krok po kroku przedstawić drogę do bycia idealnym event managerem, zbierając doświadczenia wielu managerów z branży eventowej.

Jakie predyspozycje powinien mieć event manager?

Zacznijmy jednak od cech charakteru, predyspozycji niezbędnych przyszłemu event managerowi. Przeglądając ogłoszenia dotyczące pracy dla event managerów, można natknąć się na powtarzalne: szybkość w działaniu, umiejętność pracy pod presją czasu, komunikatywność, dyspozycyjność. Generalnie wszystkie powyższe oczekiwania pasują do niemal każdej wykonywanej pracy, uważam jednak, że na pierwszym miejscu powinna znaleźć się odpowiedzialność. Popełnienie nawet najmniejszego błędu podczas produkcji czy realizacji eventu może przynieść katastrofalne skutki zarówno dla agencji, jak i samego event managera. Jako odpowiedzialność rozumiem dokładne i sumienne wykonywanie powierzonych przez szefa/zwierzchnika zadań, sprawdzanie wyniku wykonanego zadania, ponowne sprawdzanie i... sprawdzanie. Należy pamiętać, że jakikolwiek problem agencji jest również problemem event managera, co bezpośrednio wiąże się z zaangażowaniem we wspólną pracę. Im większe zaangażowanie w pracę, tym lepszy i zgrany zespół, co moim zdaniem jest kluczem do sukcesu. Pomoc kolegom z pracy w wykonywaniu zadań, dzielenie się informacjami, radami, kontaktami i ogólnie zwanym „know how” (doświadczenie), to niezbędne elementy wspólnej pracy agencyjnej. Kolejną cechą, jaką bezpośrednio można połączyć z dwoma powyższymi, jest dyspozycyjność, czy też jakże częste sformułowanie „zadaniowy tryb pracy”. Oznacza to nic innego, jak „skończysz pracę, gdy skończysz wykonywać powierzone ci zadanie”. Oczywiście nie chodzi tu o pracę 24h/dobę przez 4 dni non stop, ale zakończenie dnia pracy o sensownej porze, po uprzednim wykonaniu i zakończeniu zadania. Praca event managera rzadko da się zamknąć w 40 godzinach tygodniowo. Należy zapomnieć również o pracy od 09:00 do 17:00. Podejmując pracę event managera należy być odpowiedzialnym za powierzone zadania i czuć się zaangażowanym we wspólne osiągnięcie celu (wynik: świetny event). Przykład: masz do wykonania zadanie (np. sprawdzenie cen zatrudnienia hostess na event, np. w Rudzie Śląskiej, informacje musisz mieć  na jutro, do godz. 10:00), na zegarku jest 16:45 (myślisz sobie: „zaraz do domu!”). Wiesz, że jeśli zaczniesz to sprawdzać teraz, wykonywać telefony, wysyłać zapytania, nie zdążysz przed 17:00, a co za tym idzie, nie wyjdziesz punktualnie o 17:00 do domu. Zrobisz to jutro. OK – możesz.... Ale konsekwencją będzie to, że do 10:00 rano nie będziesz mieć wszystkich niezbędnych informacji. Może uda ci się dowiedzieć czegoś przez telefon, może nie, nie wiadomo. Wynik: zadanie wykonane w 50% albo nawet i wcale. Czy nie lepiej wyjść 30 minut później, przyjść o 09:00 rano do pracy i w skrzynce odbiorczej mieć wszystkie niezbędne informacje? To jest właśnie ta dyspozycyjność połączona z odpowiedzialnością i zaangażowaniem. Tu wkrada się również „praca pod presją czasu”. Musisz coś zrobić szybko, zaraz, „na teraz”. Opanowanie, dobre zaplanowanie pracy, współdziałanie i wzajemna pomoc – kluczem do sukcesu.

Komunikatywność z kolei połączyłabym z zaangażowaniem w pracę całego zespołu. Im bardziej zgrany zespół, tym lepsza komunikatywność, tym szybciej będziesz w stanie otworzyć się na innych, na nowości.

Pokora i asertywność to dla mnie dwa kolejne ważne punkty. Musisz pamiętać, że są (i pewne zawsze będą) ludzie, którzy wiedzą od ciebie więcej, wiedzą lepiej, mają większe doświadczenie. Im szybciej to zrozumiesz, tym szybciej będziesz w stanie uczyć się od nich, wykorzystywać ich umiejętności i wiedzę, bo przecież należy uczyć się od najlepszych. Asertywność to nic innego jak posiadanie i wyrażanie własnego zdania (w sposób nieraniący innych!), umiejętność przyjmowania krytyki, ale też i pochwał, umiejętność odmawiania (w „grzeczny” sposób). Spokojnie... asertywności można się nauczyć, a zaznajomienie się z nią czasem zabiera całe życie ;)

Pamiętaj, że każde dodatkowe umiejętności są mile widziane. Znajomość języków obcych, prawo jazdy, wykształcenie (dyplom wyższej uczelni, skończone kursy itd.), niecodzienne zainteresowania –  to plusy, które tylko mogą ci pomóc w podjęciu pracy, nie tylko na stanowisku event managera. Osobiście znam event managerów, którzy nie mają prawa jazdy czy nie znają języków obcych, i mimo że czasem to utrudnia im życie, są świetnie zorganizowani i są świetni w tym, co robią. 

Podsumowanie cech, umiejętności event managera:

odpowiedzialność zaangażowanie we wspólne osiągnięcie celu, współdziałanie dyspozycyjność, umiejętność pracy pod presją czasu komunikatywność pokora (!) asertywność dodatkowe plusy: znajomość języków obcych, wykształcenie (uczelnia, kursy), prawo jazdy, niecodzienne zainteresowania

A teraz na spokojnie zastanów się, czy posiadasz chociaż kilka z powyżej opisanych cech. Jeśli tak – świetnie! Jeśli z kolei brakuje ci sporo do „bycia ideałem”, zastanów się, czy jesteś w stanie się „nagiąć”, trochę się dostosować, popracować nad sobą. To ważne i bądź uczciwy w tej ocenie. 

W kolejnym artykule postaram się podpowiedzieć „jak zacząć”, jak sprawdzić, czy to praca dla ciebie.