Meetings Week Poland 2018 – podsumowanie

Już po raz szósty przedstawiciele branży spotkań uczestniczyli w Meetings Week Poland. Była to doskonała okazja do wysłuchania interesujących prelekcji i debat, poruszenia ważnych tematów, a przede wszystkim wymiany doświadczeń i nawiązania kontaktów.

Wystąpienia znawców i praktyków branży, najważniejsze organizacje, panele dyskusyjne i networking, to wszystko jest niezmiennym elementem Meetings Week Poland. Jej kolejna edycja przyciąga osoby zaangażowane w tworzenie i kierowanie eventami, przedstawicieli hoteli i agencji eventowych, instytucje i stowarzyszenia odpowiedzialne za planowanie wydarzeń, podróży i spotkań służbowych. W tym roku wszyscy zainteresowani spotkali się w dniach 19-23 marca w Szkole Głównej Turystyki i Rekreacji w Warszawie. Serwis Konferencje.pl objął wydarzenie patronatem medialnym.

► 19 marca 2018 r.

Konferencja Poland - Meetings Destination

Wydarzenie rozpoczęła konferencja prasowa, w której uczestniczyli wszyscy organizatorzy poszczególnych dni konferencji (Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce SKKP, Stowarzyszenie Branży Eventowej SBE, Poland Convention Bureau POT, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel SOIT, SITE Poland, Międzynarodowe Stowarzyszenie Organizatorów Spotkań MPI Poland Club, wraz z redakcjami The Warsaw Voice oraz portalu MeetingPlanner.pl i Szkołą Główną Turystyki i Rekreacji).

Zwrócono uwagę na znaczący wkład przemysłu spotkań (1% PKB) w gospodarkę kraju oraz jego wpływ społeczny oraz kulturowy. Podjęto także temat trendów w branży MICE, wzrastającą liczbę eventów organizowanych w obiektach niezależnych oraz kluczowych spraw dla przyszłości przemysłu spotkań: dobrych praktyk we współpracy różnych produktów dla pozyskiwania dużych wydarzeń oraz stosowaniu odpowiednich narzędzi. Gości konferencji przywitał Juliusz Kłosowski z The Warsaw Voice, a wystąpienia otwierające przedstawili: Agnieszka Jędrzejczyk-Wojciechowska (wiceprezes Polskiej Organizacji Turystycznej), Ireneusz Węgłowski (wiceprezes Orbis S.A.) oraz Pier Paolo Mariotti (wiceprezes European Cities Marketing). W zastępstwie Podsekretarza Stanu MSiT Dariusza Rogowskiego wystąpiła Dyrektor Departamentu Turystyki Ewa Pawlak-Lewandowska. W tej części konferencji mówiono m.in. o wyzwaniach, które stają przed branżą MICE, konieczności stałej promocji Polski, dalszej rozbudowy infrastruktury branży spotkań, wykorzystaniu najnowszych technologii, tworzeniu grup wspólnych zainteresowań. Kolejne panele: Przemysł spotkań, czyli katalizator rozwoju, Kongres z 30 000 uczestników w Warszawie, czyli bez współpracy ani rusz oraz jak sfinalizować rozwój krajowego i lokalnego produktu turystycznego, dotyczyły zagadnień jak:

♦ jak ważne jest budowanie dobrych partnerstw w pozyskiwaniu dużych wydarzeń dla Polski?

♦ o znaczeniu programu rekomendacji Convention Bureau of Poland (więcej informacji);

♦ o tym, jak szukać, znaleźć i zorganizować międzynarodowe kongresy i wydarzenia? (swoimi doświadczeniami podzielili się Roman Muška 

– dyrektor Prague Convention Bureau, prof. Krzysztof Makowski – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza i Rafał Piechota - zastępca dyrektora w Biurze Ministra Sportu i Turystyki)

♦ jakie zmiany są niezbędne do wprowadzenia w przepisach dotyczących opłaty miejscowej?

► 20 marca 2018 r.

Zalety i metody wizualizacji eventów

Drugi dzień cyklu spotkań branży MICE, którego głównym organizatorem było Stowarzyszenie Branży Eventowej, za główny temat wystąpień obrało przygotowanie wizualnej strony eventów. Martyna Wijas (Mobil LED) przedstawiła zasady "dress codu" - właściwego doboru stroju w zależności od charakteru spotkania, omówiła reguły porozumienia między klientem, agencją eventową a podwykonawcą. Słowem-kluczem tego drugiego dnia MWP był "mapping myślowy", rozumiany jako próba wyobrażenia sobie organizacji wydarzenia z perspektywy klienta, uczestnika eventu oraz organizatora. Na blok tematyczny złożyły się debaty: "Siła wizualizacji w eventach" prowadzona przez Magdalenę Kondas (Meeting Planner) i "Po co nam wizualizacja?" prowadzona przez Jakuba Zdrzalika (Perfectto Events) oraz prelekcje "Od wizualizacji do realizacji" Magdy Kozickiej, Andrzeja Nykowskiego (oboje z Mea Group) oraz Michała Czerniaka (Brill AV Media). O czym rozmawiano?

♦ Jak dobierać właściwe środki, by wydarzenie zostało zrealizowane perfekcyjnie pod względem wizualnym;

♦ Jak dostosować meble do przestrzeni eventowej?

♦ Skuteczne realizowanie swoich idei – jak to osiągnąć?

♦ Znaczenie komunikacji. Czy nasze wyobrażenie eventu jest zgodne z wyobrażeniem klienta?

♦ Wizualizacja jako ważny element przedstawienia koncepcji. Ludzie obawiają się rzeczy, których nie mogą zobaczyć. Nawet prosta wizualizacja daje szansę klientowi na wyobrażenie sobie realizacji.

♦ Spersonalizowanie oferty, wytworzenie u klienta poczucia znalezienia się w elitarnym gronie jako skuteczna metoda zwiększenia sprzedaży.

Oczyszczającą moc śmiechu i jego wpływ na kontakty międzyludzkie uczestnicy drugiego dnia MWP mieli okazję poznać podczas terapii śmiechu, którą wypróbował na obecnych Piotr Sady. Piotr Maczuga z Digital Knowledge Village przedstawił proces live streamingu jako atrakcyjny element eventu. W tym roku Gościem Specjalnym wydarzenia był Czesław Mozil, który wprowadził zebranych w świat muzyki i show biznesu, nie unikając podczas występu wątków autobiograficznych. W wywiadzie przeprowadzonym przez Martę Dunin-Michałowską (prezes SBE) oraz Dagmarę Chmielewską (dyrektor zarządzająca SBE) Czesław Mozil mówił o wzajemnym szacunku, jaki powinni mieć wobec siebie artyści i agencje eventowe, o konieczności, by dążyć do zwiększenia profesjonalizmu w branży rozrywkowej, dobrej organizacji.

                                          Piotr Sady                                                             Czesław Mozil

► 21 marca 2018 r.

Best Practice Day

Trzeci dzień Meetings Week Poland 2018, współorganizowany przez SOIT i SITE, to prelekcje i panele, które skierowane były przede wszystkim do organizatorów i klientów imprez turystycznych. O korzyściach i doświadczeniach płynących z przynależności do stowarzyszenia SITE opowiedziała Eda Ozden (Meptur DMC, Stambuł). Wraz z Krzysztofem Celuchem (Celuch Consulting) zachęcała polskich organizatorów wyjazdów incentive do wzięcia udziału w międzynarodowym konkursie SITE Crystal Awards. Pierwszą część dnia wypełniły prezentacje eksperckie Grażyny Grot-Duziak (Weco Travel) oraz Magdaleny Spisak (SKM SAR) i Krzysztofa Pobożniaka (Haxel Events Incentives) oraz panele dyskusyjne: "Obowiązki organizatorów imprez turystycznych" i "Dialog branżowy -  Dobry Przetarg. Jak efektywnie współpracować na linii agencja – działy zakupów? Rekomendowany model przetargowy w kategorii incentive travel". Podczas debat podjęto m.in. następujące wątki:

♦ Jak definiować imprezę turystyczną? W jakich sytuacjach podejmujemy obowiązek organizatora imprezy turystycznej? Kto podlega rygorom Ustawy? (agencje organizujące co najmniej dwie różne usługi turystyczne).

♦ Jakie sankcje grożą w przypadku organizacji usług turystycznych bez wpisu do rejestru? Jakich formalności należy dopełnić? (zobacz)

♦ Jakie będą konsekwencje wprowadzenia 1 lipca 2018 r. nowej ustawy o turystyce?

♦ Czym jest "Biała Księga branży komunikacji marketingowej" dobrych przetargów opracowana przez organizatorów incentive travel razem z klientami działów zakupów?

♦ Jak przedstawiają się rekomendowane modele przetargów? Dlaczego powinno stawiać się na briefing indywidualny zamiast grupowego?

♦ Dlaczego potrzebne jest unormalizowanie rynku w Polsce?

W dalszej części dnia z prezentacjami eksperckimi wystąpili Łukasz Szozda (Outlander) i Radosław Szafranowicz-Małozięć (Kadry Turystyki), poruszając kwestię zagrożeń, z jakimi mogą mieć do czynienia uczestnicy wyjazdów zagranicznych oraz imprez turystycznych oraz w jaki sposób organizatorzy turystyki powinni przygotować plan działania kryzysowego dla swoich organizacji.

         Panel "Obowiązki organizatorów imprez turystycznych"                     Magdalena Spisak

► 22 marca 2018 r.

Nowe regulacje w organizacji spotkań

Na czwarty dzień MWP 2018, którego organizatorem było SKKP, złożyły się prezentacje eksperckie oraz debaty poświęcone zmianom prawnym i finansowym, z jakimi zapoznani powinni być organizatorzy spotkań. Cykl ten rozpoczęło wystąpienie Pawła Niewiadomskiego, prezesa Polskiej Izby Turystyki, poświęcone ustawie o imprezach turystycznych. Prelegent przedstawił warunki wyłączenia z ustawy, które dotyczą wyjazdów służbowych oraz jednodniowych wycieczek towarzyszących konferencjom. Odpowiadał również na pytania obecnych, np. czy hotel, który organizuje dla klienta konferencję i zapewni jej uczestnikom transfer, podlega ustawie o usługach turystycznych? Niewiadomski zwrócił uwagę na istotny fakt, rozstrzygający wątpliwość, czy usługa dodatkowa oferowana przez obiekt, następuje po rozpoczęciu usługi głównej. Jeśli nie, nie podlegają oni ustawie. Wyłączone są też wycieczki, trwające krócej niż 24 h i nieobejmujące noclegu. Jeśli zaś organizowane wydarzenie staje się imprezą turystyczną, powstaje konieczność opłacenia funduszu. O nowej rzeczywistości po wdrożeniu RODO opowiedział radca prawny Tomasz Palak (Profit Plus Sp. z o.o.). Podczas prezentacji przedstawił cele RODO, konieczność wprowadzenia zmian z uwagi na fakt, iż ustawa z 1997 r. nie jest w stanie odnieść się do zmian, choćby technologicznych, które zaszły w ciągu dwóch dekad. Podkreślił znaczenie sporządzenia w firmie Rejestru Czynności Przetwarzania i opisał, jak w czterech krokach wdrożyć RODO u siebie. Pierwszy tego dnia panel dyskusyjny z udziałem ekspertów, prowadzony przez Annę Jędrochę (prezes SKKP), pt. "Czy jesteś gotowy na RODO", spotkał się z dużym zainteresowaniem obecnych. Poruszone zostały zagadnienia, takie jak:

♦ Dlaczego wprowadzenie RODO jest dobre dla branży? (wdrażanie nowych regulacji skłania do uporządkowania systemu działania firmy, krytycznego spojrzenia na słabe strony wewnętrznej komunikacji i przepływu danych)

♦ Konieczność utrwalenia dobrych praktyk wśród organizatorów.

♦ Jakie są konsekwencje naruszenia przepisów RODO? (10 mln euro lub do 2% wartości rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa)

♦ Jak postępować zgodnie z RODO w przypadku, gdy klient przesyła nam w korespondencji swoje dane wrażliwe?

Druga część dnia dotyczyła aktualnych trendów obowiązujących organizatorów spotkań naukowo-medycznych, zarówno w Polsce, jak i na świecie. Małgorzata Dziomdziora (ZPIFF INFARMA) zaprezentowała narzędzie certyfikacyjne INFARMA oraz obowiązki organizatorów konferencji dla osób związanych z branżą medyczną. O aktualnych trendach rozmawiano podczas panelu prowadzonego przez Katarzynę Cioch (CEO w Polskim Towarzystwie Chirurgii Naczyniowej). Po przerwie Monika Trojan (Polish Prestige Hotels) opowiedziała, jak hotele niezależne mogą wyróżnić się na tle konkurencji, a Dagmara Plata-Alf (Hotel Media Group) podczas prezentacji poruszyła temat zmian w polityce Facebooka, udzieliła wskazówek, jak budować zasięg organiczny, jak istotne obecnie dla osób prowadzących profile firmowe na Facebooku będą informacje lokalne czy transmisje live. W ramach spotkań z ekspertami wystąpił doradca podatkowy dr Mariusz Cieśla z prezentacją "Split payment – czy zasada dobrowolności stanie się powszechna?".

              Paweł Makowski, Tomasz Nowak, Paweł Korycki                                Dagmara Plata-Alf

► 23 marca 2018 r.

Forum Obiektów. Jeden dzień – wiele punktów widzenia

Forum Obiektów, organizowane przez Z-Factor i MPI Poland Chapter, zgromadziło wszystkich, którzy chcą wiedzieć, co w branży hotelowej piszczy. Oparte na formule one-man-shows oraz time-out sessions Forum Obiektów rozpoczął temat "Rozwój portalu Airbnb w hotelarstwie, czy hotelarze zaakceptują nowatorskiego OTA?", który zaprezentował Adam Latek (Latek Hotels). Do kogo skierowana jest oferta portalu i czy jest on zagrożeniem dla tradycyjnego hotelarstwa? W którym kierunku rozwija się branża? O tym, co znaczy luksus w branży hotelarskiej opowiadali praktycy: Magdalena Rybicka (Zdrojowa Hotels), Piotr Madej (Hotel Bristol) i Grzegorz Włodarczyk (Raffles Europejski Warsaw). O Polakach odnoszących sukces za granicą opowiadali uczestnicy panelu, moderowanego przez Agnieszkę Sapę (Regional Director of Hotel Solutions Eastern and South Europe, Middle East): Mateusz Zieliński (Profitroom), Adam Konieczny (MRICS) i Katarzyna Fabiańska (Travelport). Jak zatem kształtować swoją karierę na międzynarodowej arenie?

♦ Cechy pożądane w branży to, poza umiejętnościami twardymi, komunikatywność, optymizm, umiejętność budowania sieci kontaktów, bogate doświadczenie.

♦ Polacy na tle międzynarodowej kadry wypadają dobrze: są rzetelni, nie mają trudności z utrzymaniem work-life balance, brak im jednak wiary w siebie, przez co nie potrafią sprzedać swoich umiejętności.

♦ Ważnym czynnikiem jest zachowanie stałej ciekawości świata i ludzi, wykorzystywanie każdej okazji do pozyskania wiedzy i doświadczenia, otwartość na inność, elastyczność, zdolność adaptacji w nowych warunkach.

O wspomnianym wyżej work-life balance uczestnicy 5. dnia MWP mogli więcej usłyszeć podczas panelu prowadzonego przez Dorotę Hechner (Hays). Zaproszeni goście zastanawiali się, czy możliwe jest skuteczne oddzielenie życia zawodowego od prywatnego, jak sprawić, by praca była pasją, a nie koniecznością. W drugiej części dnia Weronika Wirtel (ICE Kraków Centrum Kongresowe), laureatka wyróżnienia Odkrycie Roku MPI Poland 2016, opowiedziała o tym, jak rozwinąć skrzydła w branży MICE, jak mądrze młodzi ludzie mogą zainwestować w swoją edukację i rozwój. Filip Skrzeszewski, partner Z-Factor, poprowadził dyskusję z ubiegłorocznymi zwycięzcami MP Power Awards, podczas której zaprezentowano wyniki audytu MP Power Venue 2017. O krótko- i długofalowych prognozach dla rynku spotkań w Polsce dyskutowali: Marta Hancock, (Accor Hotels), Żaneta Berus (PTAK Warsaw Expo), Agnieszka Najbarek (Hilton Warsaw and Convention Centre), Paula Fanderowska (ICE Kraków Centrum Kongresowe) i Przemysław Trawa (Międzynarodowe Targi Poznańskie). Moderator, Krzysztof Celuch, zaprezentował raport Demand Outlook Poland CEE. Najważniejsze zagadnienia:

♦ Jak sprawić, by klienci chcieli wracać do obiektu? (ważna jest szybka reakcja na zapytania, budowanie i podtrzymywanie relacji, elastyczność, zawieranie w obietnicach i ofertach tylko obietnic możliwych do spełnienia).

♦ Kładziony jest i będzie nacisk na rozwój narzędzi konferencyjnych: przyszłością jest szybkie organizowanie spotkań "dwoma kliknięciami".

♦ Jak będzie wyglądał rynek obiektów konferencyjnych, gdy zakończy się dofinansowywanie kongresów i konferencji? (Właściwą strategią jest budowanie marki, tworzenie długofalowych relacji z klientami, budowa synergii marek i wychodzenie z własnymi markami.

♦ Istotne znaczenie ma przewidywanie przyszłych trendów przemysłowych, długofalowa wizja sprzedaży.

♦ Polska postrzegana jest jako kraj z atrakcyjnymi cenami, rośnie liczba osób przybywających do kraju, jak również liczba linii lotniczych. Należy pracować nad poprawianiem wizerunku swoich miast i kraju, wspierać silne marki i gospodarkę lokalną.

Ostatni panel MWP 2018 pt. "Blogerzy, social media influencerzy, eksperci branżowi: jak rozróżnić, z kim współpracować, a z kim nie?" to świeże spojrzenie na promocję marek dzięki umiejętnemu wykorzystaniu potencjału mediów społecznościowych i ich gwiazd. W spotkaniu prowadzonym przez Miłosza Stanisławowskiego (Sound Garden Hotel) wzięli udział zarówno ludzie tworzący takie kampanie, jak i ich realizatorzy: Szymon Opolski ((Lifetube), Piotr Chojnacki (SATORIA Group SA), blogerka Ania Kęska i Marta Jędrzejewska (Accor Hotels/Orbis S.A.). Zebrani dowiedzieli się, w jaki sposób przeprowadzić skuteczną, wiarygodną i nienachalną kampanię firmy/wydarzenia w mediach, jak dobierać osoby, które mają w niej uczestniczyć i wpływać na pozytywny odbiór marki, jakie korzyści z udziale w promocji mogą mieć blogerzy i influencerzy.

Równocześnie z Forum Obiektów w ramach MWP odbył się także Future Leaders Forum – konferencja organizowana przez studentów, których gośćmi są najlepsi przedstawiciele branży eventowej.

Tego samego dnia, 23 marca, podczas Gali MP Power Night wręczone zostały nagrody MP Power Awards dla przedstawicieli, miejsc i projektów eventowych ze szczególnym potencjałem. (więcej).

Meetings Week Poland to jedno z najważniejszych wydarzeń branżowych, które pozwala na spotkanie ekspertów, praktyków, pogłębienie wiedzy, zadanie frapujących pytań, a przede wszystkim – networking. Wszak, jak się można było dowiedzieć z licznych dyskusji, poszerzanie sieci znajomych i dbanie o długofalowe relacje między partnerami, ma niebagatelny wpływ na rozwój osobisty oraz firmy. Kolejne spotkanie już za rok!  

Zdj. red. (ja)