Jak wykorzystać potencjał nowoczesnych technologii podczas eventu?

Ostatnio bywam na wielu konferencjach. Coraz częściej słyszę od uczestników, że wieje nudą, prelekcje są robione na siłę i że udział w zbyt wielu eventach to strata czasu. Czasem wystarczy spojrzeć na salę, gdzie połowa obecnych pisze coś na swoich laptopach lub smartphonach.

Domyślam się, że zostali wysłani tu przez swoją firmę lub prezentowane treści bądź prezenterzy są po prostu nieciekawi, więc wolą zająć się czymś bardziej dla nich wartościowym. Obserwując zachowania ludzi mam też wrażenie, że brakuje im bodźców, czegoś, co zwróci ich uwagę. Większość konferencji jest taka sama: rejestracja, prelekcje, między prelekcjami obiad i kawa, after party, widzimy się za rok. Zastanawia mnie, dlaczego tak niewiele firm wkłada wysiłek w tworzenie efektu WOW na swoich eventach, zorganizowanie ludziom rozrywki, która zaskoczy ich i sprawi, że nie tylko opowiedzą o evencie znajomym, ale także wrócą tu za rok.Po co ludzie przychodzą na ten event? Nie pamiętam, żeby jakikolwiek organizator zadał mi to pytanie. Mają adres mojej poczty elektronicznej, zasypują mnie ofertami, a nikt nie raczy zapytać, czego tak naprawdę potrzebuję. Gdyby ktoś się pokwapił oraz stworzył event zgodnie z oczekiwaniami uczestnika, to sukces ma praktycznie zagwarantowany. Po co zatem przychodzę na eventy? Pozwólcie, że przedstawię kilka punktów: chcę nowej wiedzy i ciekawych prelegentów - zorganizuj mi proszę kogoś z osobowością. Nie kogoś, kto mówi do siebie i zanudza publikę topornymi slajdami. Ten ktoś nie musi być Billem Gatesem, ważne, żeby umiał opowiadać i zaciekawić tematem. Zaproś takich, którzy potrafią zaangażować ludzi - przykładowo, ostatnio byłem na spotkaniu, gdzie prelegent rzucił torbę czekoladek w tłum i poprosił o wymianę, wizytówka za czekoladkę. chcę poznać ludzi - z reguły networking wygląda przeciętnie i trudno mi znaleźć na trzystu osobowej konferencji takich ludzi, którzy są dla mnie interesujący i vice versa. Aby temu zaradzić, użyj dedykowanego oprogramowania, np. Conventica. Na WebSummit w Dublinie dostępna była rewelacyjna aplikacja, która pozwalała znaleźć ludzi po konkretnych słowach kluczowych i umówić się na spotkanie jeszcze przed eventem. Ogromna wartość dodana! Poznajesz fantastycznych ludzi, co nierzadko tworzy cenne relacje biznesowe. chcę się dobrze bawić - postaraj się, aby nie zabrakło atrakcji, gier wciągających do interakcji z prelegentami, organizatorami oraz samymi uczestnikami eventu. Byłem kiedyś na Targach E-Handlu, gdzie kilka firm się skrzyknęło i wspólnie stworzyło "poszukiwanie skarbu". Zadaniem uczestnika zabawy było podejście do ich stoisk, rozmowa oraz zebranie naklejki - za zebranie wszystkich dostawało się T-shirt oraz możliwość wygrania tableta Nexus. Świetna sprawa i pomysłowy sposób na interakcję z ludźmi. Z kolei podczas konferencji Mediarun ciekawostką była możliwość przetestowania Oculus Rifta - niesamowite przeżycie! chcę wiedzieć, co się dzieje - w programach często zachodzą zmiany. Jeśli masz wydrukowaną agendę to wiele rzeczy najzwyczajniej w świecie nie da się zaktualizować na ostatnią chwilę. chcę decydować - pozwól mi oceniać prelekcje w ich trakcie, mieć wpływ na kolejną edycję konferencji. Nie wysyłaj mi ankiety, której i tak nie wypełnię. Po evencie wracam do swojego świata i nie będę miał ani czasu ani pamięci, kto mnie zaciekawił, a kto znużył... Umów się ze mną i trzydziestką innymi uczestników konferencji na telefon i tak zbieraj feedback lub daj mi tę opcję w aplikacji mobilnej podczas samego eventu - moja opinia zebrana "na gorąco" będzie warta dla Ciebie dużo więcej. Organizatorzy i ich wyzwania Dobra, organizujesz więc konferencję lub targi. Mam kilku znajomych, którzy pracują w tej  branży. Wiem, że to ciężki kawałek chleba. Dogadać się z partnerami, sponsorami, prelegentami, zebrać uczestników, zadowolić wystawców i wiele, wiele innych mniejszych lub większych czynników. Z reguły impreza jest komercyjna, więc zależy Ci na sensownym ROI, zatem ważne jest aby zadowolić: odwiedzających (płacą to wymagają, całość ma im się podobać i mają tu wrócić - w akapicie powyżej krótki instruktarz, co może pomóc) zaproszonych gości i prelegentów (ich czas jest często bardzo cenny, więc oczekują że ich wystąpienie przyniesie efekty w postaci nowych kontaktów, promocji ich firmy czy samej osoby) wystawców (przychodzą po leady i dobrze byłoby, gdybyś był w stanie zapewnić ruch przy ich stoisku oraz pokazał ile osób dane stoisko odwiedziło - świetnie zrobiono to na Meet Magento Poland z użyciem beaconów) partnerów (dla nich konferencja to marketing, więc im wiecej osób dowie się o ich marce oraz wejdzie w interakcję tym lepiej dla nich i przy okazji dla Ciebie) siebie (wkładasz w organizację dużo serca i pracy, wszystko ma wyjść jak najlepiej, no i chcesz na tym zarobić - w końcu to Twoja praca)

Efekt WOW i trendy Wiemy już, czego chcą uczestnicy. Wiemy jakie wyzwania stoją przed organizatorem eventów. Co dalej? Poniżej trzy przykłady, jak można za pomocą technologii uatrakcyjnić swoją konferencję:Beacony – hardware, który pozwala zbierać informacje o użytkowniku oraz wysyłać mu dedykowane powiadomienia w zależności od lokalizacji i kontekstu (np. spędzasz 3 minuty u wystawcy i otrzymujesz zniżkę na jego produkt).  Przykład wykorzystania podczas konferencji firmy Knoll (beacony pochodziły od polskiej firmy Estimote).

Aplikacje eventowe – podczas eventu użytkownik chce być na bieżąco z informacją oraz chce poznawać ludzi. Aplikacja staje się jego przewodnikiem po konferencji, która nie tylko dostarcza istotnych informacji, pozwala poznać się z innymi ludźmi, ale również na podstawie wybranych zachowań, angażuje uczestnika w dany event. Przykład aplikacji (nasza polska Conventica)Atrakcje typu Oculus Rift czy tunele powietrzne – im większe wzbudzisz w ludziach emocje, tym lepiej. Zarówno Oculus jak i tunele, dostarczają niezapomnianych wrażeń i uczestnik zapamięta zarówno przekaz jak i samo wydarzenie.  Przykład: Oculus – jak wygląda wirtualna rzeczywistość? Przykład: Tunele powietrzne – pokonaj grawitację!I co ja niby mam z tym zrobić?  To tylko niektóre z wybranych rozwiązań. Efekt WOW można kreować tworząc ścieżki zachowań użytkowników oraz dostarczenie odpowiednich wrażeń. Tylko dobrze przemyślane zastosowanie technologii oraz przetestowanie jej w praktyce przyniesie nam zadowalający efekt. Przykład scenariusza zachowania: Uczestnik ściąga przed eventem aplikację eventową. Pozwala mu ona być na bieżąco z informacjami oraz pokazuje, kto będzie na evencie. Odwiedzający jest w stanie umówić się z wybraną osobą odpowiednio wcześniej, co stwarza ogromne możliwości biznesowe. Po przekroczeniu drzwi obiektu, w którym odbywa się konferencja, beacon wysyła informacje do użytkownika, jakie stoisko powinien odwiedzić. Oprogramowanie, w komunikacji z beaconem, zaprasza odwiedzającego do testowania różnych atrakcji, porozmawiania z wybranymi wystawcami. Nagrodą mogą być punkty w aplikacji lub realne korzyści, takie jak zniżki na usługi danej firmy.  Po wykonaniu odpowiedniej liczby zadań na evencie, odwiedzający bierze udział w losowaniu nagrody głównej. Dzięki takiemu "prowadzeniu go za rękę", użytkownik aplikacji dostaje to, co zaproponował mu organizator oraz - przy okazji - świetnie się bawi. A co jeśli nie jestem gotów na technologię? No cóż, less is more - czasem najprostsze rzeczy są najlepsze. Krówki czy długopisy na ladzie zawsze przyciągną odwiedzających :) Powodzenia w organizowaniu kolejnych eventów!