Jak przygotować idealny przetarg na event? Rozpoczął się cykl debat SAR

Jak najlepsze praktyki i standardy na linii klient-agencja to priorytet według Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR. Dlatego powstał cykl debat, który rozpoczął się w ramach konferencji MP Power Day oraz PROCON/POLZAK 2015.

Celem spotkań jest wypracowanie długofalowego dialogu klientów z agencjami, wzajemne odkrycie swoich potrzeb oraz harmonizacja procesów przetargowych i konkursów ofert. Pierwsza debata odbyła się 14 października br. w ramach spotkania inaugurującego kolejną edycję konkursu MP Power Awards. Tematem były najlepsze praktyki przetargowe w branży event marketingu. W dyskusji udział wzięli: Rafał Mielczarek (Sales Service Manager, Carlsberg Polska), Tomasz Przybylski (Dyrektor Biura Zarządzania Zakupami i Dostawami PLL LOT), Mariusz Pleban (CEO Multi Communications) oraz Szymon Walkiewicz (Partner w WALK). Punktem wyjścia dyskusji były wyniki badania przeprowadzonego wewnętrznie wśród członków Klubu Agencji Eventowych, który był współorganizatorem panelu. Poruszono problem definiowania zakresu prac i planowanego budżetu, zastanawiano się co powinien zawierać dobry brief, a także jaki powinien być czas na zrealizowanie zadania przetargowego, czy warto prezentować swoją ofertę na spotkaniu oraz jak istotny jest feedback.

Wnioski z tej dyskusji zostały ujęte w pięciu punktach:

Budżet wydarzenia powinien być podawany już na etapie briefu – wyrównuje to szanse agencjom, a klientowi ułatwia ocenę ofert zgodnie z oczekiwaniami. Brief dobrej jakości powinien zawierać cele biznesowe i komunikacyjne klienta – pozwoli to na lepsze zrozumienie wzajemnych potrzeb, a co za tym idzie – złożenie precyzyjnych ofert w ramach procedury przetargowej. Odpowiedni czas na przygotowanie oferty to wyższej jakości eventy i lepsze ceny – projekty, które powstają w pośpiechu, są na ogół niedopracowane, mają źle dopasowane budżety, przez co mało realne szanse na powodzenie. Prezentacje ofert na spotkaniach to dodatkowa możliwość zapoznania się z potencjalnym partnerem biznesowym – daje to szansę na dogłębne zrozumienie autorów projektów, zweryfikowanie swoich poglądów i obaw, a okazja do zadania dodatkowych pytań, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Feedback jest wartościowy, kiedy jest odpowiedzią całej organizacji klienta i marketingu – pełna odpowiedź dla firmy jest wskazówką do tworzenia kolejnej, lepszej i pełniejszej strategii, z pominięciem niechcianych elementów w przyszłości.

Druga debata zainicjowana przez Stowarzyszenie odbyła się podczas konferencji PROCON/POLZAK. Tym razem Działy Procurementu z sektora firm prywatnych i publicznych starły się z przedstawicielami branży kreatywnej poruszając tematy, takie jak:  ocenianie jakości, doświadczenia i walorów twórczych na przykładzie zamawiania usług marketingowych. Podczas wydarzenia odbył się również panel dyskusyjny koordynowany i prowadzony przez Shortlist Consulting. Pytano o rolę działu zakupów w procesie przetargowym, największe trudności w relacji klient-agencja, przeszkody w procesie zakupowym oraz o charakterystykę zakupów marketingowych w zamówieniach publicznych. Konferencję zorganizowało Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki.