Dobry brief kluczem do udanego eventu

Istotną kwestią na etapie planowania eventu jest sprecyzowanie jego założeń. Narzędziem, które może to ułatwić, jest dobrze napisany brief. Co w nim zawrzeć, aby nie było nieporozumień pomiędzy zamawiającym ofertę a przygotowującym ją?

Brief to całościowe streszczenie eventu, jaki planujemy zorganizować. Powinny być w nim zawarte wszystkie elementy, które życzymy sobie, aby firma pomagająca nam w organizacji wyjazdu wzięła pod uwagę. Kluczową kwestią jest to, jak szybko zabierzemy się do planowania wyjazdu. Im wcześniej, tym lepiej.

Podróże zagraniczne najlepiej planować z rocznym wyprzedzeniem. Firmy często wkomponowują wyjazdy w całą akcję marketingową. Może to być np. konkurs dla swoich kluczowych klientów lub pracowników, którego nagrodą jest wycieczka. Jeżeli zapytanie ofertowe trafia do organizatora na trzy miesiące przed terminem wyjazdu, należy liczyć się z ryzykiem braku miejsc w hotelu, na którym nam zależy, lub bardzo wysokimi opłatami za przelot. Na miejscu mogą także wystąpić różne komplikacje, które spowodują niezadowolenie uczestników wyjazdu i tym samym wpłyną negatywnie na reputację firmy zlecającej event.

Po pierwsze cel

Ważnym aspektem jest również określenie celu wyjazdu. Czy jest to wyjazd dla kluczowych klientów, a może wyjazd integracyjny? Inaczej planuje się wyjazdy incentive, inaczej wyjazdy korporacyjne, tj. konferencje, kongresy czy szkolenia. Kiedy ta kwestia jest już sprecyzowana, powinniśmy określić budżet, jaki chcemy przeznaczyć na tego rodzaju event. Profesjonalistom startującym w konkursach na dostawców usług turystycznych zależy na zaproponowaniu jak najatrakcyjniejszych cen, gdyż doskonale wiedzą, że nie oni jedni otrzymali brief, a cena obok jakości jest bardzo ważnym aspektem przy wyłanianiu zwycięzcy przetargu czy konkursu.

Gdzie jedziemy?

Następnie wybieramy destynację, która nas interesuje. Na początku trzeba jasno określić, czy jest to wyjazd krajowy, czy zagraniczny. Jeśli krajowy, to nie należy zapominać o tym, że Polska jest bardzo bogatym krajem pod względem ukształtowania terenu i że jest wiele opcji wyjazdowych. Jeżeli jednak decydujemy się na zagranicę, a nie mamy konkretnego pomysłu, gdzie zabrać uczestników wyjazdu, to zaproponujmy przynajmniej część świata, która nas interesuje, np. Basen Morza Śródziemnego, Ameryka Południowa, stolica europejska, itd. Bardzo ważną informacją jest również to, którego kraju nie chcemy odwiedzić, gdyż np. już tam byliśmy bądź międzynarodowa polityka firmy nie zezwala na wyjazd w dane miejsca, ze względów np. bezpieczeństwa.

Termin

Gdy określimy już kierunek wyjazdu, należy się zastanowić nad terminem oraz czasem pobytu. Jeżeli termin jest z góry narzucony przez np. zarząd firmy to najpierw należy go podać organizatorowi, a następnie myśleć nad destynacją, gdyż istnieją miejsca na świecie, gdzie dany termin, nie sprzyja wyjazdowi, np. ze względu na pogodę. Przykładem może być Meksyk, do którego nie ma najmniejszego sensu jechać we wrześniu i październiku, gdyż w tym okresie napotkalibyśmy na porę deszczową i huragany.

Dla kogo?     Nie wolno zapomnieć o przekazaniu informacji na temat ilości uczestników wyjazdu oraz ich profilu (wiek, płeć, itd.). Określenie standardu zakwaterowania też jest ważną sprawą (w szczególności, jeśli budżet nie został sprecyzowany!) Przy okazji tego aspektu zdefiniujmy, iluosobowe pokoje potrzebujemy (pokoje jednoosobowe czy dwuosobowe; łóżka pojedyncze czy duże podwójne łoża). Należy zwrócić także uwagę na rodzaj wyżywienia (śniadania, obiadokolacje, pełne, all inclusive). Dobrze jest wpleść w brief informacje, na temat tego, jakiej formy wypoczynku oczekujemy, tj. czy ma być to wyjazd polegający na zwiedzaniu, a może wystarczy korzystanie z atrakcji hotelowych (więc warto byłoby szukać hotelu z opcją all inclusive) lub ma być to wyjazd zapadający na długo w pamięci uczestników, szkolenie połączone z teambuildingiem, itd.       Do kiedy oferta?     Pod koniec briefu należy podać deadline, czyli termin przygotowania ofert wyjazdowych. Warto pamiętać, że przygotowanie projektu wyjazdowego zajmuje kilka dni. Można również poprosić o przesłanie takich informacji jak:    

• w przypadku spółki prawa handlowego – wypis z rejestru handlowego, zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON, • w przypadku spółki cywilnej – umowę spółki i zaświadczenie o wpisie do ewidencji prowadzenia działalności gospodarczej, zaświadczenia o nadaniu NIP i REGON, • w przypadku osoby fizycznej – zaświadczenie o wpisie do ewidencji prowadzenia działalności gospodarczej, zaświadczenie o wpisie do ewidencji prowadzenia działalności gospodarczej, zaświadczenia o nadaniu NIP i REGON.

Źródło: www.5stars.com.pl