Aplikacja mobilna na event. Jak przygotować się krok po kroku

Aplikacja na konferencje i eventy nie ma być kolejnym gadżetem towarzyszącym wydarzeniu, lecz praktycznym wsparciem zarówno dla organizatora spotkania, jak i jego uczestników. O tym, jak umiejętnie wykorzystać to narzędzie przy organizacji eventu, pisze dla konferencje.pl dr Krzysztof Wojewodzic, prezes Escola S.A. i właściciel Visentevents.com.

Aplikacje na konferencjach czy targach stały się w ostatnim czasie standardem, jednak nie zawsze z wykorzystanym maksymalnie potencjałem. Czego zwykle brakuje? Poświęconego czasu, planu marketingowego, pomysłów na zwiększenie popularności oraz wykorzystanie? Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik podzielony na etapy, czym i kiedy powinno się zająć, aby z powodzeniem wykorzystać to narzędzie na organizowanym wydarzeniu.

Krok 1. Działania przygotowawcze
2-3 miesiące przed eventem

Co najmniej 3 miesiące przed eventem należy rozpocząć poszukiwania i wybór dostawcy aplikacji. Sam wybór jest oczywiście kwestią indywidualną, zależy bowiem od szeregu aspektów, na jakie zwraca się uwagę. Do najbardziej istotnych należą:

• cena
• możliwości indywidualnego brandingu (logo, kolorystyka, nazwa, miejsce w App Store czy Google Plan)
• zakres funkcjonalności oraz jakość aplikacji (stabilność, design)
• kwestia, czy jest to miejsce w aplikacji głównej, tzw. containter app, czy też umieszczona w sklepach osobno.

Z punktu widzenia organizatora warto też dopiąć od razu wszelkie formalności tj. umowę bądź zamówienie, tak aby w przypadku potrzeby publikacji aplikacji w sklepach nie czekać z tym do ostatniej chwili, gdyż w App Store sam proces review też może potrwać kilka dni więcej, czasem nawet do tygodnia.

Kiedy już uzyskasz dostęp do panelu administratora Twojej aplikacji (a powinno stać się to najpóźniej kilka dni po tym, gdy zamkniesz kwestie formalne), warto rozpocząć uzupełnianie aplikacji danymi. Na najpóźniej 1,5-2 miesiące przed wydarzeniem w aplikacji powinny pojawić się najbardziej podstawowe elementy, takie jak:

• agenda i prelegenci/wystawcy (a przynajmniej ich część)
• dane na temat miejsca, dojazdu oraz pozostałe podstawowe informacje.

Chodzi o to, żeby zapewnić sobie spokojną możliwość opublikowania aplikacji, która po pobraniu nie będzie świeciła pustkami.

Okres około 2 miesięcy przed wydarzeniem to także dobry czas na stworzenie planu wykorzystania aplikacji. Plan powinien zawierać:

• harmonogram publikacji informacji o aplikacji (na stronie, w mailingu, w mediach społecznościowych)
• plan powiadomień push (kiedy i jakie komunikaty będziemy wysyłać) np. w odniesieniu do artykułów, które chcemy publikować co jakiś czas przed wydarzeniem w aplikacji czy powiadomień promocyjnych np. zapraszających do stoiska danego wystawcy
• plan wykorzystania sprzedażowego (miejsce promocyjne w aplikacji dla partnerów, sponsorów bądź wystawców)
• kiedy i jakie ankiety będą opublikowane, jak prelegenci będą mogli wykorzystywać poszczególne jej moduły (np. głosowanie na żywo)
• moment uruchomienia networkingu dla uczestników w aplikacji (kiedy rozesłane zostaną kody do logowania do networkingu, treść mailingu).

Jak widać gros prac związanych z aplikacją eventową jest realizowana na długo przed początkiem eventu. Gdyby zastosować sportowe porównanie - więcej potu wylanego na treningu to mniej problemów i wysiłku na meczu.

Krok 2. Publikacja aplikacji i puszczenie informacji w świat
2-4 tygodnie do eventu

Kiedy masz już plan wykorzystania aplikacji, przygotowany kod QR, linki oraz prostą grafikę promocyjną ze screenem, można przejść w tryb live. Upewnij się, że kod i linki działają, aplikacja się pobiera i uruchamia prawidłowo na urządzeniach z Androidem i iOS. Jeśli wszystko działa, jak trzeba, opublikuj informację o aplikacji (wykorzystując przygotowaną grafikę ze screenem i kodem QR oraz linki bezpośrednie) w swoich kanałach informacyjnych: strona wydarzenia, profil Facebook/Instagram, mailing, stopki mailowe Twoje i Twoich współpracowników.
Od tego momentu mogą pojawiać się również pytania ze strony użytkowników dotyczące aplikacji, dlatego warto pomyśleć, gdzie takie zapytania kierować - czy we własnym zakresie, czy zdecydować się na obsługę ze strony dostawcy (najpewniej będzie to dodatkowo płatna opcja). Bez względu na obraną ścieżkę - pytania uczestników czy to telefoniczne, mailowe czy także za pośrednictwem aplikacji nie mogą pozostać bez odpowiedzi (sprawna komunikacja przede wszystkim!).
Aby zachęcić uczestników do pobrania aplikacji:

• wskaż w mailingu konkretne korzyści z pobrania aplikacji (najbardziej aktualne informacje, ułatwiony networking z pozostałymi uczestnikami, kupony promocyjne, rabaty, udział w konkursach etc.)
• publikuj raz na tydzień artykuł dostępny w całości tylko w aplikacji, a dotyczący tematu wydarzenia, który może być istotny dla uczestników (dodając w pozostałych mediach informację oraz linki do pobrania) - treści unikatowe
• ustaw aplikację jako jeden z podstawowych kanałów komunikacji
• ponów mailing na 4-5 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.

Pamiętaj, aby aktualizować treści aplikacji, jeżeli pojawią się nowe pozycje agendy, prelegenci, wystawcy czy też inne ważne informacje i ogłoszenia. Od momentu publikacji informacji i pierwszych pobrań można także publikować powiadomienia push (co zaplanowane zostało w poprzednim etapie).

Godzina ZERO
(w trakcie wydarzenia)

W samym miejscu (hotel, hala targowa itd.) powinna pojawić się informacja o aplikacji najlepiej w takiej samej formie graficznej, jaka była wykorzystywana wcześniej do promocji. Warto wykorzystać tutaj infrastrukturę miejsca np. ekrany telewizorów w hotelu bądź udostępnić własne ekrany lub zwyczajnie wydrukować roll-up dedykowany aplikacji (wielokrotnego użytku).
W trakcie wystąpienia otwierającego poświęć 2 slajdy aplikacji i opowiedz w kilku zdaniach uczestnikom o korzyściach z jej pobrania i wykorzystania. Telefon to najbardziej osobista rzecz, jaka towarzyszy nam codziennym życiu i z którą prawie nigdy się nie rozstajemy, dlatego podkreśl, że aplikacja będzie głównym źródłem aktualnych informacji, dystrybucji kuponów promocyjnych i dodatkowym miejscem możliwości networkingowych. Na samej prezentacji uwzględnij ponownie kod QR oraz screen i nazwę aplikacji, pod jaką znajduje się w sklepach.
Aplikacja powinna żyć i dawać okazję do jej wykorzystania przez uczestników do:

• oceniania prelekcji i prelegentów, a także miejsca i generalnie wydarzenia jako całości (świetna okazja do pozyskania feedbacku)
• interakcji z prelegentami (zadawanie pytań na żywo, głosowania)
• interakcji z innymi uczestnikami.

Podsumowanie

Cykl życia aplikacji eventowej nie musi wcale kończyć się wraz z zakończeniem wydarzenia. Wielu organizatorów wykorzystuje aplikację do komunikacji i promocji przez cały rok. Wszystko oczywiście zależy od potrzeb i przyjętej strategii, niemniej warto rozważać takie kwestie jeszcze przed podjęciem pracy z dostawcą, gdyż wpływa to nie tylko na formę rozliczenia, ale także na cały plan strategii wykorzystania aplikacji eventowej.